Cet article a pour but de vous guider dans la procédure pour obtenir un certificat électronique afin de répondre à un appel d’offres public.
Qu’est-ce qu’une signature électronique ?
Il est essentiel de comprendre que la signature électronique ne consiste pas en une numérisation de votre signature manuscrite. Elle possède une valeur juridique équivalente à celle d’une signature manuscrite, mais garantit également l’intégrité de l’ensemble du document signé.
Quand peut-on utiliser la signature électronique ?
La signature électronique peut être utilisée dans toutes les situations où le document à signer est dématérialisé : un contrat, un devis, un abonnement, un paiement, un dossier de réponse à un appel d’offres, etc.
Comment fonctionne la signature électronique ?
Certificat électronique – signature électronique – signature numérique : comprendre le fonctionnement.
Votre certificat électronique
Votre certificat électronique est votre identité numérique. Il est personnel et appartient à un membre de votre société qui est habilité à engager l’entreprise. Il est composé de 3 éléments indissociables :
- L’identité du titulaire (prénom, nom, fonction/service, adresse e-mail, date de naissance) et de sa société (forme juridique, numéro Siret, etc.) ;
- Les dates de début et de fin de validité du certificat ;
- L’identité du fournisseur du certificat électronique ainsi que les fonctions autorisées par ce certificat.
La signature électronique
On parle de signature électronique lorsqu’à l’aide du certificat électronique (un peu comme votre passeport) et d’une application logicielle (votre « stylo »), vous pouvez apposer une signature sur les documents de votre offre que vous déposez en ligne. La signature électronique n’est pas visuelle, il s’agit d’une suite de chiffres et de lettres. C’est le résultat obtenu grâce à la démarche décrite précédemment, que l’on appelle signature numérique. Celle-ci garantit l’identité du signataire et l’intégrité du document signé. Le certificat électronique est indispensable pour répondre électroniquement aux appels d’offres. Le support contenant votre certificat est une clé USB cryptographique ou une carte à puce. Il est conseillé d’opter pour la clé USB.
Qui délivre le certificat électronique ?
Plusieurs prestataires délivrent aujourd’hui les certificats et ont donc l’autorité de certification (AC). Voici une liste présentant tous ces organismes. Pour répondre aux marchés publics, il est nécessaire d’acheter une signature électronique reposant au minimum sur un certificat qualifié, conforme au règlement eIDAS. Il est recommandé d’acquérir un certificat de RGS** (suffisant pour répondre aux marchés publics).
Mes conseils :
- Si vous êtes architecte, sachez que l’ordre des architectes a négocié des tarifs et des délais avec l’organisme Certeurope.
- Si vous êtes artisan, rapprochez-vous de la Chambre des Métiers et de l’Artisanat, qui a également négocié des tarifs avec un organisme, et pensez également au syndicat de votre branche d’activité.
- Certaines banques proposent aujourd’hui des certificats électroniques RGS**. Vous pouvez donc consulter votre conseiller pour connaître les tarifs et les délais pour l’obtenir.
Quel coût, quel délai pour obtenir un certificat électronique ?
Le coût d’un certificat RGS** est d’environ 250 € HT et sa durée de validité est de 2 à 3 ans (selon les certificats). Passé ce délai, vous devrez renouveler votre certificat. N’hésitez pas à vous renseigner auprès de votre ordre, CFE (Centre de Formalités des Entreprises) ou syndicat pour connaître les tarifs négociés. Le délai pour l’obtenir est généralement de 3 à 15 jours ouvrables.
Comment obtenir un certificat électronique ?
La délivrance d’un certificat se déroule en 2 étapes :
Le contrôle des documents du demandeur (pièce d’identité, etc.) par l’AC (l’autorité de certification) ;
La remise du certificat à l’utilisateur final, après vérification de son identité déclarée.
Contactez tout d’abord l’organisme AC que vous avez choisi pour connaître la démarche à suivre, puis commandez votre certificat en ligne. Pour certains d’entre eux, il suffit de passer commande en ligne et de procéder au règlement immédiat (par carte bancaire). Vous devrez également indiquer l’organisme où vous souhaitez récupérer votre certificat électronique (plusieurs options vous seront proposées, choisissez celui qui est géographiquement le plus proche de votre entreprise).
Envoi des pièces justificatives : Une fois cette première étape franchie, imprimez l’accusé de réception de commande et suivez la procédure indiquée. Vous devrez envoyer par voie postale une copie de votre pièce d’identité et éventuellement d’autres justificatifs demandés par l’AC, accompagnés de votre accusé de réception de commande. Dans un délai de 3 à 15 jours ouvrables, contactez l’organisme que vous avez choisi pour récupérer votre certificat. Attention, certains organismes ne vous contacteront pas pour vous prévenir que votre clé USB (ou carte à puce) est arrivée, faute de temps ou de personnel. N’hésitez pas à les rappeler jusqu’à ce qu’ils vous confirment l’arrivée de votre certificat.
Il ne vous restera plus qu’à vous rendre à l’organisme qui a réceptionné votre certificat (vérifiez s’il est nécessaire de prendre rendez-vous au préalable) muni de votre pièce d’identité.
Comment installer un certificat électronique sur son ordinateur ?
Vous avez maintenant en votre possession votre clé USB contenant votre certificat électronique. (Félicitations !) Il vous faudra maintenant l’installer sur le ou les ordinateurs à partir desquels vous déposerez les offres. Pas de panique, les AC ont anticipé cela et dans l’enveloppe contenant votre clé USB, un formulaire est joint expliquant toute la procédure à suivre (ou parfois la procédure est incluse sur la clé USB elle-même). Prévoyez environ 40 à 50 minutes pour cette installation, car plusieurs applications doivent être installées. Si vous suivez attentivement les indications et ne faites pas de lecture en diagonale, tout devrait bien se passer. Si votre système bloque l’installation de certaines applications à installer, pensez à autoriser l’installation dans le menu des paramètres de sécurité.
Enfin, vous devrez également attribuer un code PIN à votre certificat électronique, qui vous sera demandé à chaque signature de documents. Il est donc essentiel de mémoriser votre code aussi soigneusement que vous le faites avec le code PIN de votre téléphone portable ou celui de votre carte bancaire !
TRES IMPORTANT
- Sachez que même une fois votre certificat électronique installé sur l’ordinateur concerné, vous devrez brancher la clé USB au moment de la signature des documents de l’offre. La clé USB doit donc être accessible à la personne chargée de déposer l’offre en ligne. Sans clé USB, aucune signature n’est possible.
- Une signature électronique ne peut pas être répudiée. Elle atteste que le signataire approuve le contenu du document (AE, mémoire technique, tableau de répartition, etc.). Le signataire ne pourra donc pas renier sa signature. Votre clé USB doit donc être conservée dans un endroit sûr.
Si vous souhaitez être accompagné(e) dans cette démarche, vous pouvez me contacter via le formulaire de contact.
Vous avez maintenant obtenu votre certificat électronique ? Il est temps de vous consacrer à la rédaction de votre mémoire technique et de votre offre. Prochainement, je prévois de rédiger un article qui vous aidera à créer une offre hors du commun pour augmenter vos chances de succès.
