Cet article propose un guide complet pour obtenir facilement un certificat électronique nécessaire pour répondre à un appel d’offres public. Vous découvrirez étape par étape comment obtenir votre certificat électronique et les différentes utilisations ainsi que les avantages de la signature électronique.
Qu’est-ce qu’une signature électronique ?
Avant de vous lancer dans la procédure, il est important de comprendre que la signature électronique ne se limite pas à un simple scan de votre signature manuscrite. Elle possède la même valeur juridique qu’une signature manuscrite, mais avec un avantage supplémentaire : elle garantit l’intégrité du document signé.
Quand peut-on utiliser une signature électronique ?
La signature électronique peut être utilisée dans de nombreuses situations dès lors que le document à signer est dématérialisé. Que ce soit pour un contrat, un devis, un abonnement, un paiement ou même un dossier de réponse à un appel d’offres, la signature électronique est la solution idéale.
Comment fonctionne une signature électronique ?
Il est essentiel de comprendre le fonctionnement d’une signature électronique. Votre certificat électronique joue ici un rôle crucial. Il représente votre identité numérique et est composé de trois éléments indissociables :
- L’identité du titulaire et de sa société.
- La clé privée.
- La clé publique.
Avec votre certificat électronique en main, vous pouvez apposer une signature électronique sur les documents de votre offre en ligne. Cette signature, constituée d’une suite de chiffres et de lettres, garantit votre identité en tant que signataire ainsi que l’intégrité du document signé. Votre certificat électronique est généralement stocké sur une clé USB cryptographique ou une carte à puce.
Qui délivre le certificat électronique ?
De nombreux prestataires proposent aujourd’hui des certificats électroniques avec l’autorité de certification (AC). Il est recommandé d’opter pour un certificat conforme aux normes RGS** pour répondre aux appels d’offres publics. Les architectes peuvent se tourner vers l’organisme Certeurope, tandis que les artisans peuvent obtenir des tarifs préférentiels auprès de la Chambre des Métiers et de l’Artisanat. Certains établissements bancaires proposent également des certificats électroniques. N’hésitez pas à consulter votre conseiller pour connaître les tarifs et les délais.
Combien coûte et combien de temps faut-il pour obtenir un certificat électronique ?
Le coût moyen d’un certificat RGS** est d’environ 250 € HT et sa durée de validité varie de 2 à 3 ans. Une fois cette période écoulée, vous devrez renouveler votre certificat. Il est recommandé de se renseigner auprès de votre ordre professionnel, de votre Centre de Formalités des Entreprises (CFE) ou de votre syndicat pour connaître les tarifs préférentiels négociés. En général, le délai pour obtenir votre certificat est de 3 à 15 jours ouvrables.
Comment obtenir un certificat électronique ?
La procédure d’obtention d’un certificat électronique se déroule en deux étapes :
- Contactez l’organisme de certification de votre choix pour connaître les démarches à suivre et commandez votre certificat en ligne. Certains organismes vous permettent de commander en ligne et de régler immédiatement par carte bancaire. Vous indiquerez également l’organisme où vous souhaitez récupérer votre certificat électronique.
- Une fois votre commande effectuée, envoyez les pièces justificatives demandées par l’organisme de certification par voie postale accompagnées de l’accusé de réception de votre commande. Vous devrez ensuite contacter l’organisme pour récupérer votre certificat dans un délai de 3 à 15 jours ouvrables.
Lors de la récupération de votre certificat, présentez-vous à l’organisme avec une pièce d’identité en main. Il est recommandé de prendre rendez-vous au préalable.
Comment installer un certificat électronique sur votre ordinateur ?
Une fois en possession de votre clé USB contenant votre certificat électronique, vous devrez l’installer sur votre ordinateur afin de signer vos documents en ligne. Les autorités de certification ont anticipé cette étape en fournissant un formulaire d’installation joint à votre clé USB. Ce processus d’installation peut prendre entre 40 et 50 minutes, car plusieurs applications doivent être installées. Suivez attentivement les instructions fournies et autorisez l’installation des applications dans les paramètres de sécurité de votre système si nécessaire.
N’oubliez pas d’attribuer un code PIN à votre certificat électronique, qui vous sera demandé à chaque signature de document. Assurez-vous de mémoriser ce code soigneusement.
Points à retenir concernant votre certificat électronique
Il est très important de noter quelques points essentiels concernant votre certificat électronique :
- Lors de la signature des documents de votre offre, vous devrez brancher la clé USB contenant votre certificat électronique. Assurez-vous de l’avoir à disposition pour procéder à la signature.
- Une fois signé, un document avec une signature électronique ne peut pas être répudié. Veillez donc à ranger votre clé USB en lieu sûr.
- Si vous avez besoin d’assistance pour ces démarches, n’hésitez pas à me contacter via le formulaire de contact.
Félicitations ! Vous avez maintenant obtenu votre certificat électronique. Il est temps de vous concentrer sur la rédaction de votre mémoire technique et de votre offre. Dans un prochain article, je vous donnerai des conseils pour créer une offre qui se démarque et augmenter vos chances de succès.
