Depuis des décennies, l’extrait de KBIS, qui est la carte d’identité de votre entreprise, était payant (3,96 € par voie postale et 3,70 € en ligne). Cependant, depuis octobre 2019, il est désormais possible d’obtenir gratuitement un KBIS de moins de trois mois pour une entreprise dont vous êtes le représentant légal. Dans cet article, nous vous expliquerons les étapes à suivre pour obtenir votre KBIS en ligne, ainsi que les documents nécessaires.
Qu’est-ce qu’un extrait KBIS ?
Un extrait KBIS est un document officiel qui atteste de la légalité de votre entreprise commerciale (personne morale). Il est remis lors de l’immatriculation obligatoire de votre entreprise au Registre des Commerces et des Sociétés.
L’extrait KBIS est véritablement la carte d’identité de votre entreprise. Il comporte différentes informations, telles que :
- Le nom du greffe d’immatriculation ;
- Les informations relatives à votre société mentionnées lors de la rédaction des statuts : forme juridique, capital social, raison sociale, dirigeants, domiciliation, dénomination sociale, durée de vie de la société, etc. ;
- Le numéro SIREN ou le numéro d’identification unique de votre entreprise ;
- Le/les numéro(s) SIRET des établissements constituant votre entreprise ;
- Le code APE correspondant au secteur d’activité.
Cet extrait KBIS vous sera demandé, par exemple, lors de l’ouverture d’un compte professionnel à la banque, par votre comptable ou encore lors de l’achat de matériel professionnel auprès de distributeurs. Sa durée de validité est de trois mois, il est donc nécessaire de le renouveler régulièrement.
Comment obtenir un extrait KBIS gratuit en ligne ?
Pour obtenir un extrait KBIS gratuit en ligne, il est nécessaire d’immatriculer votre société au RCS (Registre des Commerces et des Sociétés) auprès du greffe de tribunal de commerce correspondant à votre domicile.
Auparavant, l’obtention d’un extrait KBIS était payante et les démarches devaient obligatoirement être réalisées auprès du greffe du tribunal de commerce compétent, soit en se rendant physiquement au guichet, par voie postale, soit en ligne sur le site infogreffe.
Depuis 2019, les greffiers des tribunaux de commerce ont mis en place un portail sécurisé 100% en ligne appelé MonIdenum, qui vise à simplifier les démarches des entrepreneurs auprès du tribunal de commerce et à soutenir l’activité économique.
En fonction de votre situation, deux options sont possibles :
- Si vous n’êtes pas le mandataire social de l’entreprise concernée, vous pouvez télécharger un extrait d’immatriculation gratuitement sur Pappers, une solution gratuite et illimitée.
- Si vous êtes mandataire social, le service MonIdenum vous permet de télécharger un extrait KBIS numérique de manière illimitée, 100% gratuite et directement en ligne.
Qui peut demander un extrait KBIS gratuit ?
Les personnes morales ou physiques inscrites au RCS, au RSAC (Registre du Commerce et des Sociétés des Agents Commerciaux) ou au RSEIRL (Registre Spécial des Entreprises Individuelles à Responsabilité Limitée) peuvent obtenir gratuitement leur KBIS sur le site MonIdenum.
MonIdenum : le site pour obtenir gratuitement son KBIS
MonIdenum est un site en ligne entièrement gratuit et sécurisé qui permet l’accès aux tribunaux de commerce pour tous les mandataires sociaux.
À quoi sert MonIdenum ?
Ce service gratuit en ligne a été mis en place par les greffiers des 134 tribunaux de commerce français afin de simplifier l’accès aux démarches réalisées auprès des greffes pour les 5,5 millions d’entreprises enregistrées au Registre des Commerces et des Sociétés. Son objectif est de faciliter le recours à la justice pour ces entreprises qui souvent renoncent à faire valoir leurs droits faute de temps et de moyens.
Grâce à MonIdenum, les mandataires sociaux peuvent notamment :
- Agir au nom de leurs entreprises et télécharger gratuitement et de manière illimitée leur KBIS en ligne ;
- Gérer leurs mandats ;
- Accéder à tous les services du tribunal de commerce en ligne, tels que saisir le tribunal compétent, engager une procédure judiciaire pour leur entreprise, consulter leurs dossiers et procédures en cours.
Pour utiliser ce service rapide et sécurisé, il est nécessaire de s’enregistrer afin de recevoir une clé d’authentification unique.
Les démarches pour activer son identité numérique
Pour activer votre identité numérique et bénéficier de l’ensemble des services mentionnés ci-dessus, vous devez vous rendre sur le site de MonIdenum et cliquer sur “ACTIVER MONIDENUM”. Vous devrez ensuite fournir les éléments suivants :
- Votre adresse e-mail ;
- Votre carte d’identité (recto – verso) ;
- Votre numéro de téléphone ;
- Les informations relatives à vos entreprises.
Votre identité sera alors rapprochée de celles des personnes figurant sur les registres légaux (RCS, RSAC, RSEIRL). Ce rattachement se produit lors du processus d’activation de votre identité numérique, ainsi qu’à chaque nouvelle mise à jour impactante concernant vos entreprises sur les registres légaux.
La validation de votre compte est immédiate si vous avez fourni tous les éléments nécessaires. Vous pourrez alors vous connecter au service MonIdenum à l’aide de votre clé d’identification unique.
Comment télécharger gratuitement son KBIS ?
Une fois connecté à votre espace dédié sur MonIdenum, il vous suffit de cliquer sur l’onglet “KBIS & Performances” pour télécharger et imprimer gratuitement votre KBIS au format PDF en cliquant sur le bouton de téléchargement.
Il est important de noter que seul le représentant légal de l’entreprise ayant effectué l’authentification sur MonIdenum peut récupérer son extrait officiel de KBIS.
Autres services de MonIdenum
En plus du service de KBIS gratuit, MonIdenum vise à proposer aux mandataires sociaux un panel de formalités et de démarches de plus en plus large réalisables en ligne. Actuellement, en plus du KBIS gratuit, MonIdenum propose essentiellement un accès à la plateforme Tribunal Digital. En renseignant leur clé unique d’authentification MonIdenum sur le site du tribunal digital, les mandataires sociaux peuvent effectuer plusieurs procédures, telles que l’assignation à comparaître, l’injonction de payer, l’opposition à une injonction de payer, une requête au président, l’ouverture d’une procédure collective ou encore une requête au juge commissaire.
Comment modifier son KBIS gratuitement ?
Il n’est pas encore possible de modifier gratuitement son KBIS sur MonIdenum. Cependant, si une modification survient dans votre entreprise, votre KBIS doit attester de ces changements et donc être modifié également. Cela concerne notamment les changements de dénomination sociale, de logo, de forme juridique, de siège social, d’augmentation de capital, de date de clôture de l’exercice annuel, de dirigeant, ou encore de l’objet social et du métier.
Pour effectuer une modification de votre KBIS, vous devez vous rendre sur le site infogreffe et vous connecter à votre compte. Ensuite, il vous suffit de suivre les étapes suivantes :
- Renseigner le numéro SIRET ;
- Indiquer la formalité souhaitée ;
- Remplir le formulaire adéquat envoyé par infogreffe et télécharger les justificatifs ;
- Signer électroniquement et effectuer le paiement.
Voici les tarifs pour les modifications d’entreprise sur le site infogreffe en 2023.
Demander un extrait K gratuit pour un auto-entrepreneur
Les auto-entrepreneurs sont tenus, depuis 2015, de s’immatriculer au Registre du Commerce et des Sociétés et de se voir attribuer un extrait K attestant de la légalité de leur entreprise. Bien que leur document légal ne soit pas le KBIS, mais l’extrait K, ils peuvent également télécharger gratuitement et de manière illimitée leur extrait Kbis en se rendant sur le site MonIdenum et en renseignant leur clé unique d’authentification.
Avis de situation SIRENE : comment l’obtenir ?
Il existe un autre document qui peut être accepté comme carte d’identité de votre entreprise, il s’agit de l’avis de situation au répertoire SIRENE. Vous pouvez l’obtenir en vous rendant sur Pappers et en recherchant votre entreprise, soit avec son nom, soit avec le numéro de SIREN / SIRET. Alternativement, vous pouvez le trouver sur le site de l’INSEE.
