Cela fait des décennies que l’extrait de Kbis, autrement dit la carte d’identité de votre entreprise, est payant (3,96 € par voie postale et 3,70 € en ligne). Bonne nouvelle, depuis octobre 2019, vous pouvez obtenir gratuitement un Kbis de moins de trois mois d’une entreprise dont vous êtes le représentant légal. Voici les étapes pour télécharger en ligne son KBIS gratuitement et les pièces à fournir.
Qu’est-ce qu’un extrait Kbis ?
Un extrait Kbis est un acte authentique attestant de la légalité de votre entreprise commerciale (personne morale). Il vous est remis lors de de l’immatriculation obligatoire de votre entreprise au Registre des Commerces et des Sociétés.
L’extrait Kbis est la véritable carte d’identité de votre entreprise. Il comporte notamment :
- le nom du greffe d’immatriculation ;
- les informations relatives à votre société mentionnées lors de la rédaction des statuts : forme juridique, capital social et devise, raison sociale, dirigeants, domiciliation, dénomination sociale, durée de vie de la société, etc.
- le numéro SIREN ou le numéro d’identification unique de votre entreprise ;
- le/les numéro(s) SIRET des établissements constituant votre entreprise ;
- le code APE correspondant au secteur d’activité.
Il vous est demandé, par exemple, lors de l’ouverture de votre compte professionnel à la banque, par votre comptable ou bien lors de l’achat de matériel pour votre profession auprès de distributeurs.
La durée de validité d’un extrait Kbis est de trois mois. Il doit donc être renouvelé régulièrement.
Comment obtenir un extrait Kbis gratuit ?
Pour obtenir un extrait Kbis, il faut donc immatriculer sa société au RCS, auprès du greffe de tribunal de commerce dont elle ressort en fonction de sa domiciliation.
Auparavant, se procurer un extrait Kbis était payant et les démarches devaient obligatoirement être réalisées auprès du greffe du tribunal de commerce compétent au guichet, par voie postale, ou bien en ligne sur le site infogreffe.
Depuis 2019, les greffiers des tribunaux de commerce ont mis en place un portail sécurisé 100% en ligne MonIdenum pour soutenir l’activité économique en simplifiant les démarches des entrepreneurs auprès du tribunal de commerce.
En fonction de votre situation, deux options sont possibles :
- Si vous n’êtes pas le mandataire social de la société concernée : vous pouvez télécharger un extrait d’immatriculation sur Pappers. La solution est gratuite et illimitée.
- Si vous êtes mandataire social : le service MonIdenum vous permet de télécharger un extrait Kbis numérique de manière illimitée et 100% gratuite et directement en ligne.
Si vous souhaitez vous faire assister dans vos démarches juridiques par une Legaltech, le code promo Legalstart COOVER15 vous permettra de diminuer votre facture.
Qui peut demander un extrait Kbis gratuit ?
Les personnes morales ou physiques inscrites au RCS, au RSAC ou au RSEIRL peuvent obtenir leur Kbis gratuitement et de manière illimitée sur le site MonIdenum.
MonIdenum : le site pour avoir son Kbis gratuitement
Le site MonIdenum, 100% gratuit et 100% en ligne, est un portail d’accès sécurisé au tribunal de commerce pour tous les mandataires sociaux.
MonIdenum, à quoi ça sert ?
Ce service gratuit en ligne, à l’initiative des greffiers des 134 tribunaux de commerce français, est né du constat que plusieurs dizaines de milliards d’euros sont chaque année perdus par les entreprises (notamment les TPE et PME) refusant de faire valoir leurs droits, faute de temps et de moyens.
MonIdenum a donc pour ambition de simplifier l’accès à toutes les démarches réalisées auprès des greffes pour les 5,5 millions d’entreprises enregistrées au Registre des Commerces et des Sociétés et de leur permettre ainsi d’avoir recours plus facilement à la justice.
Ce nouveau site infogreffe permet notamment aux personnes identifiées comme étant représentant légal d’entreprises françaises physiques ou morales (les mandataires sociaux) :
- d’agir au nom de leurs entreprises et de télécharger gratuitement et de manière illimitée leur Kbis en ligne ;
- de gérer leurs mandats ;
- d’avoir accès à tous les services du tribunal de commerce en ligne : saisir le tribunal de commerce compétent, engager judiciairement son entreprise, consulter ses dossiers et procédures en cours.
Pour utiliser le service rapide et sécurisé MonIdenum, il faut tout d’abord s’enregistrer afin de recevoir sa clé d’authentification unique.
Les démarches pour activer son identité numérique
Pour activer votre identité numérique et avoir accès à l’ensemble des services cités ci-dessus, il faut d’abord vous rendre sur le site de MonIdenum puis cliquer sur ACTIVER MONIDENUM. Vous aurez ensuite besoin de donner ces éléments :
- Votre email ;
- Votre carte d’identité (recto – verso) ;
- Votre téléphone ;
- Vos entreprises.
Votre identité sera alors rapprochée de celles des personnes figurant sur les registres légaux (RCS, RSAC, RSEIRL). Ce rattachement se produit durant le processus d’activation de votre identité numérique mais également à chaque nouvelle mise à jour impactante concernant vos entreprises sur les registres légaux.
La validation du compte est immédiate si vous avez fourni tous les éléments.
Vous pouvez alors vous connecter au service MonIdenum avec votre clé d’identification unique.
Comment télécharger son Kbis gratuit ?
Il vous suffit ensuite de cliquer, dans votre espace dédié, sur l’onglet Kbis & Performances et vous pourrez ainsi télécharger et imprimer votre Kbis au format PDF en cliquant sur le bouton télécharger.
Seul le représentant légal de l’entreprise s’étant authentifié sur MonIdenum peut récupérer son extrait officiel Kbis.
Les autres services MonIdenum
Le service ModIdenum a pour ambition de proposer aux mandataires sociaux un panel de plus en plus large de formalités et démarches réalisables en ligne.
A l’heure actuelle, outre le service de Kbis gratuit, MonIdenum propose essentiellement un rapprochement avec la plateforme Tribunal Digital. Le mandataire social peut, en renseignant sa clé unique d’authentification MonIdenum sur le site du tribunal digital, réaliser plusieurs procédures :
- assignation à comparaître ;
- injonction de payer ;
- opposition à injonction de payer ;
- requête au président ;
- ouverture de procédure collective ;
- requête au juge commissaire.
Comment modifier son Kbis gratuitement ?
Il n’est pas encore possible de modifier son Kbis gratuitement sur MonIdenum.
Et pourtant, si une modification survient dans votre entreprise, le Kbis doit attester de ces changements et donc être modifié également. C’est le cas notamment lors :
- d’un changement de dénomination sociale, de logo ;
- d’une modification de forme juridique (SAS, SARL, EURL, etc.) ;
- d’un transfert de siège social ;
- d’une augmentation de capital ;
- d’un changement de date de clôture de l’exercice annuel ;
- d’un changement de dirigeant ;
- d’une modification de l’objet social et donc de métier.
Pour modifier votre Kbis, il vous faudra vous rendre sur le site infogreffe et vous connecter à votre compte. Puis il suffira de suivre les étapes :
- Remplir le numéro SIRET ;
- Mentionner la formalité ;
- Remplir le formulaire adéquat envoyé par infogreffe et télécharger les justificatifs ;
- Signer électroniquement et payer.
Voici les tarifs 2023 du site infogreffe notamment pour les modifications d’entreprise.
Demander un extrait K gratuit pour un auto-entrepreneur
Le document légal de l’auto-entrepreneur n’est pas le Kbis, mais l’extrait K.
Depuis 2015, les auto-entrepreneurs sont tenus, comme toute société commerciale et artisanale, de s’immatriculer au Registre du Commerce et des Sociétés et de se voir attribuer un extrait K attestant de la légalité de leur entreprise.
Au même titre que les chefs d’entreprise de sociétés SAS, SASU, SARL, etc., les auto-entrepreneurs peuvent télécharger leur extrait Kbis de manière illimitée et 100% gratuite en se rendant sur le site MonIdenum et en renseignant leur clé unique d’authentification.
Avis de situation SIRENE : comment l’obtenir ?
Il existe un autre document qui peut être accepté comme carte d’identité de votre entreprise, il s’agit de l’avis de situation au répertoire Sirene.
Vous pouvez l’obtenir en vous rendant sur Pappers et en recherchant votre entreprise, soit avec son nom soit avec le numéro de SIREN / SIRET.
Alternativement, vous pouvez le trouver sur le site de l’INSEE.
