Pour vous débarrasser des corvées de plannings, des maux de tête et des prises de bec qui vont souvent de pair, optez enfin pour une solution simple et pragmatique pour améliorer votre gestion des plannings. Découvrez tous nos conseils pour élaborer des plannings efficaces en misant sur la performance d’un logiciel fiable et facile à utiliser.
Qu’est-ce qu’un planning du personnel ?
Le planning du personnel est la base de votre organisation de travail et un instrument de management indispensable pour assurer un suivi global des disponibilités de tous vos salariés. C’est un outil crucial pour simplifier la gestion des horaires de votre équipe. Il doit permettre à vos employés de respecter le nombre d’heures prévues dans leur contrat de travail, tout en veillant à respecter la législation en vigueur et les conventions collectives.
Ce planning doit inclure à la fois :
- Les horaires effectifs de vos salariés en fonction des périodes concernées et leurs temps de repos ;
- Un suivi détaillé des plannings de chacun ;
- Un espace d’échange pour informer vos employés de toutes les modifications en leur donnant un accès facile à ce planning.
Pour rendre vos plannings accessibles, plusieurs solutions s’offrent à vous : les afficher sur leurs lieux de travail ou les rendre accessibles grâce à une solution numérique partagée ou l’envoi de courriels.
Côté Combo, nous avons imaginé un outil intelligent qui relègue le modèle Excel au placard. Conformes à vos conventions collectives, notre objectif est d’envoyer vos plannings par courriel, SMS ou via l’application Combo. Au quotidien, nos clients gagnent en efficacité, en tranquillité et améliorent leur communication avec leurs équipes. Vous voulez tester par vous-même ?
Les 3 critères à analyser avant d’élaborer votre planning du personnel
Chaque planning est unique. Hebdomadaire ou quotidien, son modèle dépend de votre organisation, de la réglementation à laquelle vous êtes soumis et des disponibilités de vos salariés. Aucun planning n’est idéal, mais le but est justement de concilier tous ces paramètres pour réaliser le planning le plus adapté à vos objectifs et vos contraintes.
Le fonctionnement de votre entreprise
Avant de commencer à établir un planning, prenez le temps d’analyser et de dresser la liste des périodes clés dans l’année et les pics d’activité. Cela vous permettra de prévoir à l’avance toutes les évolutions de votre activité et toutes les difficultés de planification de charge à anticiper dans votre agenda.
Par exemple, les fêtes de fin d’année sont des périodes intenses pour les commerces de détail et certaines activités touristiques, tandis que d’autres doivent se préparer à une charge de travail conséquente pendant la période estivale. Les restaurants doivent également faire preuve d’une véritable vigilance dans la gestion du planning pour disposer du personnel adéquat pour servir leur clientèle à certains moments de la journée.
Les contraintes légales et réglementaires
Le Code du Travail et les conventions collectives doivent être impérativement respectés lors de la planification des périodes d’activités et de repos de vos employés. Pour vous en assurer, référez-vous aux textes en vigueur et paramétrez votre logiciel en fonction de toutes vos obligations légales. Vous serez ainsi averti dès qu’une anomalie est détectée.
Les souhaits de vos salariés
Vos salariés ont besoin de pouvoir concilier au mieux leur vie personnelle et professionnelle pour être dans les meilleures conditions pour bien travailler. Tenez compte de leurs aspirations pour établir un planning adapté à leurs besoins individuels. En respectant un modèle d’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, vous gagnerez leur confiance et leur estime, et vous obtiendrez en retour plus d’engagement et d’efficacité dans les missions que vous leur confierez. Des études le prouvent : la considération individuelle des collaborateurs est un facteur clé du bonheur en entreprise. Rien d’étonnant donc à ce qu’une gestion efficace et bienveillante de vos plannings de travail puisse renforcer l’engagement de vos salariés. Voici comment procéder.
Concilier bien-être au travail et productivité de l’entreprise
La gestion des plannings de l’entreprise exige un minimum de pragmatisme. Les jours de RTT, les arrêts maladie ou les planifications d’absence sont de vrais défis pour faire tourner une entreprise sans perdre en rentabilité. Le secret d’un climat de travail harmonieux ? Que ni l’employeur ni le salarié ne soient lésés.
- Quels sont les pics d’activité prévisibles ?
- Quelles compétences nécessite tel ou tel projet ?
- Quels employés seront absents ? Quand seront-ils de retour ?
- En dernier recours, quels événements peuvent être décalés ?
Avez-vous pensé à impliquer votre personnel dans l’organisation des plannings ?
Le plus simple pour satisfaire tout le monde reste encore de solliciter directement les principaux intéressés. Vos collaborateurs ont forcément des préférences personnelles. Pourquoi ne pas en tenir compte pour réaliser le planning de vos salariés ? Dans la mesure du possible, bien sûr.
Vous pouvez même aller encore plus loin !
- Donnez la possibilité à vos employés de permuter leurs tâches.
- Assignez les plages horaires libres aux volontaires.
Mettez en place un planning du personnel en rotation
La flexibilité est devenue un atout majeur dans les départements RH des entreprises. Toutefois, il est indéniable que les secteurs de la restauration, du commerce de détail ou de la boulangerie ne s’y prêtent pas toujours. La solution est simple : le modèle du planning de travail en rotation.
Quel est l’intérêt d’un planning rotatif ?
Avec un planning en rotation, vous répartissez l’activité de vos salariés sur des tranches horaires variables d’une semaine ou d’une période à l’autre. Il s’agit des fameux quarts de travail. Si vous travaillez dans l’hôtellerie ou la restauration, ce système ne vous est probablement pas inconnu.
Le principal avantage de ce planning horaire est de prévenir le désengagement de vos équipes. En variant leurs tâches, vous leur offrez davantage d’opportunités d’apprentissage. De plus, vous pouvez attribuer de manière équitable les créneaux les plus demandés. Ainsi, pas de jaloux.
Concrètement, comment planifier ce roulement dans votre entreprise ?
La mise en place d’horaires de travail rotatifs implique d’avoir une vue d’ensemble du fonctionnement de votre entreprise. Selon vos contraintes opérationnelles, la répartition des quarts peut être très simple… ou beaucoup plus complexe, semaine après semaine. C’est pourquoi il est judicieux de s’appuyer sur une application ou un programme dédié.
Prévoyez l’emplacement des pauses dans le planning de vos collaborateurs
Un collaborateur heureux (et performant) est un collaborateur qui prend des pauses. Il serait malvenu, voire illégal, de faire l’impasse sur ce rituel lors de la création du planning de vos salariés. Pensez donc à les insérer à l’avance dans votre calendrier quotidien ou hebdomadaire.
Pauses journalières
Le Code du travail prévoit 20 minutes de pause consécutives toutes les 6 heures. Vérifiez toutefois les spécificités de votre convention collective. Il est possible que la durée applicable dans votre établissement soit supérieure à 20 minutes.
Quoi qu’il en soit, veillez à éviter les chevauchements de pauses, surtout lors des périodes de forte fréquentation de votre établissement. De cette façon, vous vous assurez d’avoir toujours un nombre suffisant de salariés opérationnels sur le terrain.
Le bon plan : passez aux pauses automatiques pour éviter les cafouillages.
Congés et jours fériés
Les congés payés sont obligatoires pour tous les salariés. Cependant, la gestion manuelle des congés peut rapidement devenir aussi chaotique que chronophage. Notre conseil : utilisez une application pour centraliser les congés de vos équipes. Vous gagnerez ainsi un temps précieux dans la création et la communication de vos plannings.
La question des jours fériés est plus délicate. On distingue en effet trois types de jours fériés : les jours fériés ordinaires, les jours fériés chômés et les jours fériés garantis. Le 1er mai est le seul à être chômé. Pour les autres jours fériés, vous pouvez être amené à demander à vos salariés de travailler. Il vous revient donc d’adapter votre planning en conséquence, en tenant compte des éventuelles indemnisations ou compensations.
Évitez autant que possible les plages horaires coupées
Les plages horaires coupées sont courantes dans le secteur de la restauration. Les employés peuvent par exemple commencer à travailler à 10 heures, faire une pause à 15 heures, puis reprendre à 18 heures. Bien qu’elles puissent sembler inévitables, ces horaires de travail discontinus ne sont pas sans conséquence sur la qualité de vie au travail.
Privilégiez les journées pleines
Bien sûr, l’idéal est de remplir le planning de vos salariés avec des journées pleines. L’objectif est de leur permettre de consacrer plus de temps à leurs loisirs et à leur famille en fin de journée. Ainsi, vous favorisez leur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.
Concrètement, comment faire ? Vous pouvez par exemple insérer quelques tâches secondaires dans le modèle de planning quotidien ou hebdomadaire. Ainsi, vous évitez à votre collaborateur de rentrer chez lui pour seulement deux ou trois heures.
Bon à savoir : l’amplitude horaire maximale est de 13 heures.
Insérez les heures supplémentaires de vos salariés dans votre calendrier
Il n’est pas rare que les périodes de pointe entraînent des heures supplémentaires. Il est crucial de prévenir vos collaborateurs en temps opportun (pas à la dernière minute). Sinon, l’atmosphère de votre lieu de travail risque d’en pâtir.
3 bonnes raisons de digitaliser la gestion des heures supplémentaires de vos équipes
- Vous évitez les problèmes réglementaires : votre application vous rappelle les règles en cas de besoin.
- Vous pouvez anticiper plus facilement les heures supplémentaires de chaque employé.
- Vous facilitez les échanges d’informations en interne ou avec vos collaborateurs externes (comme votre comptable).
Les contraintes de la gestion de plannings sur Excel
Excel est encore largement utilisé par les entreprises, notamment pour la gestion de la paie. Avec ses tableaux et ses feuilles interconnectées, ce logiciel permet d’organiser les plannings en intégrant toutes les données importantes de chaque salarié, telles que leurs horaires, leurs absences ou leurs congés.
Cependant, travailler avec un outil aussi complet et complexe peut être problématique. Voici une liste des points positifs et négatifs :
Points négatifs :
- La gestion d’un planning sur Excel est souvent fastidieuse et très chronophage.
- Excel peut vous faire perdre beaucoup de temps à détecter les erreurs de saisie et à vérifier la conformité de vos formules pour rendre vos fichiers fonctionnels.
- Excel n’est pas adapté au travail collaboratif et ne propose aucune solution d’interface personnalisée pour définir des niveaux d’accès et de modification différents pour chaque utilisateur.
- Vous ne pouvez pas stocker de ressources externes dans Excel, vous obligeant à jongler entre différents fichiers ou à uniformiser toutes vos données pour les intégrer dans votre feuille de calcul.
Les avantages des outils de gestion de planning du personnel
Un logiciel de gestion de planning doit être à la fois flexible et fiable : la gestion des données est automatique et centralisée, et les options de paramétrage sont suffisamment nombreuses pour vous aider à assurer un planning opérationnel et efficace.
Gain de temps
Votre temps est précieux ? Gagnez-en grâce à un outil simple et rapide à utiliser ! En gérant plus efficacement les horaires de travail de vos salariés, vous gagnerez du temps et améliorerez l’efficacité de votre équipe. Un bon outil de productivité permet également d’améliorer la qualité des relations humaines au sein de votre entreprise. Maintenir une bonne ambiance de travail est essentiel pour booster la productivité de vos salariés.
Centralisation des données
La création d’un planning implique de prendre en compte de nombreuses données individuelles et réglementaires. Multipliées par le nombre de salariés, ces contraintes peuvent rapidement devenir un casse-tête. Heureusement, des solutions numériques performantes permettent de centraliser toutes les informations et de révolutionner la planification des horaires de travail au sein de vos services.
Moins d’erreurs
L’intégration manuelle de toutes les ressources dans un outil tel qu’Excel peut entraîner des erreurs de saisie ou des problèmes de compréhension lors de la transmission de vos plannings. Les conséquences peuvent être importantes et conduire à la désorganisation de l’ensemble de vos salariés, réduisant ainsi la performance de votre entreprise.
Meilleur suivi
À mesure que votre équipe grandit, il devient de plus en plus difficile de suivre individuellement les horaires de chacun de vos salariés. Un outil de gestion de planning facilite le suivi de chaque salarié en compilant toutes les données essentielles le concernant (horaires de travail et congés). Vous pouvez ainsi mieux gérer les imprévus, comme les absences de dernière minute, en trouvant facilement des remplaçants disponibles.
Comment choisir le bon logiciel de gestion de planning du personnel ?
Vos besoins
Pour créer vos plannings, un outil simple d’utilisation, avec une interface intuitive pour des opérations fluides, est indispensable. Il est également essentiel que votre logiciel soit collaboratif, afin de permettre à d’autres collaborateurs de contribuer aisément.
Fonctionnalités
Un logiciel de planification peut vous permettre d’utiliser des codes couleur en fonction des tâches ou des postes occupés. Il doit également vous permettre de créer des interfaces personnalisées en fonction des profils des utilisateurs et de simplifier le partage en ligne et par courriel des plannings. Idéalement, choisissez un outil capable de dupliquer facilement les plannings d’une semaine à l’autre pour éviter de repartir de zéro à chaque fois.
Simplicité d’utilisation
Un bon logiciel de planification doit être intuitif et accessible à tous, quel que soit le niveau en informatique. Toutes les fonctionnalités doivent être simples à comprendre et à utiliser, afin que chacun puisse accéder et contribuer librement et sans perte de temps à la mise à jour des plannings et des informations associées.
Accessibilité
L’accès à tous les documents en ligne (plannings, rapports détaillés) doit être facile et rapide. Les notifications doivent être visibles immédiatement pour vous informer en temps voulu de toutes les nouveautés importantes pour votre organisation et le travail de vos équipes.
Personnalisation
La personnalisation de votre logiciel de gestion de planning doit être suffisamment poussée pour adapter l’interface à tous vos projets et besoins.
Collaboration
Un logiciel de gestion de planning doit faciliter la communication entre tous les collaborateurs et services de votre organisation. La visualisation des plages horaires de chaque personne doit être claire et lisible. L’idéal est que votre logiciel propose également une application dédiée à la discussion entre les membres de votre équipe, afin d’améliorer la communication et d’offrir un espace d’échange pour fluidifier la coopération.
Budget
Certains logiciels proposent des versions d’essai gratuites et des offres sans engagement, ce qui est idéal pour faire le bon choix et opter pour la solution qui vous convient. Prévoir un budget pour l’acquisition d’un outil de planification est un investissement rentable pour améliorer votre efficacité au travail et la productivité des managers de votre entreprise. Prenez conscience que le temps que vous économisez en gestion de planning peut être consacré à des tâches à plus forte valeur ajoutée pour la performance de votre entreprise.
Si vous souhaitez discuter de votre projet de planning avec l’un de nos experts, n’hésitez pas à nous contacter.
