En tant que gérant d’une entreprise, secrétaire ou employé des ressources humaines, il est essentiel de bien gérer les absences du personnel. Que ce soit pour des congés, des arrêts maladie, des récupérations ou des RTT, les absences peuvent être variées et avoir un impact sur notre planning d’interventions.
Comment gérer les absences du personnel ?
Les services RH peuvent être confrontés à différents types d’absences :
- Les congés payés
- Les congés anticipés
- Les congés sans soldes
- Les absences injustifiées
- Les maladies
- Les RTT et temps de récupération
- Les formations
Pour assurer le bon déroulement de l’organisation de votre entreprise, il est primordial de suivre chaque absence et de tenir à jour vos plannings.
La gestion des absences du personnel doit être suivie scrupuleusement, surtout si vous êtes une entreprise de services ayant des interventions. En effet, les absences de votre personnel peuvent impacter la relation et la satisfaction client, tout comme les retards !
Pour gérer au mieux l’absentéisme au travail, établissez une liste exhaustive de votre personnel et un planning de leurs absences et présences. Ceci doit être mis en corrélation avec votre planning d’interventions chez vos clients.
Comment organiser les absences et s’y retrouver ?
Pour gérer au mieux les congés et les absences des collaborateurs, il est important d’anticiper les absences prévisibles. Pour cela, vous devez mettre en place un processus de demandes.
Que ce soit pour des demandes d’absences ou de congés, ce processus vous permettra d’organiser vos plannings en temps réel, tant pour le personnel que pour les clients.
La gestion des congés peut se faire simplement en fixant une date limite pour les demandes. Ainsi, vous pourrez anticiper facilement le planning des prochaines semaines et des prochains mois, en particulier en période estivale.
En ce qui concerne les absences imprévues, des outils de gestion peuvent vous venir en aide et vous faire gagner un temps précieux !
Recourir à un logiciel de gestion des absences est une excellente solution pour faciliter la gestion des équipes, que ce soit au bureau ou sur le terrain.
Faire appel à un logiciel de gestion des absences
Les logiciels de gestion des absences vous aident à identifier en un coup d’œil les salariés présents et absents. Ils sont également utiles pour émettre des demandes de congés en ligne et les valider. Les collaborateurs peuvent également consulter leur solde de congés.
Un logiciel de gestion des absences prend en compte toutes les absences, y compris le congé maternité. Mis à jour en temps réel, votre planning des congés vous offre une information confortable et fiable. Vous ne risquez plus de vous tromper ! Avec ce type de logiciel, la satisfaction client est également optimisée !
Comment éviter l’absentéisme au travail ?
Consultez notre article dédié : 6 moyens de fidéliser les salariés et collaborateurs.
Si vous avez l’habitude de gérer les absences du personnel sous Excel, oubliez les tableurs et passez à l’automatisation et à la fiabilité des informations internes à votre entreprise en utilisant des logiciels dédiés !
Comment Organilog vous aide à gérer les absences du personnel ?
Organilog est avant tout un logiciel de gestion des interventions. Cependant, comment gérer les interventions de manière performante sans inclure un module de gestion des absences pour votre service RH ?
C’est pourquoi nous avons mis en place cette fonctionnalité !
Sur Organilog, deux rubriques distinctes sont dédiées à ce module RH :
- Une rubrique permettant de voir les absences en cours et à venir.
- Une rubrique permettant de faire des demandes, de notifier le service RH et de les valider ou de les rejeter.
Seuls les administrateurs ont accès à la première rubrique via un tableau de bord. Ils peuvent y créer une absence pour un employé. Les principaux types d’absences sont déjà paramétrés dans Organilog, mais vous pouvez également en créer d’autres pour des formations ou des séminaires.
Lorsque vous modifiez l’état d’une demande d’absence (en attente, acceptée ou refusée), l’employé est automatiquement averti par e-mail.
Pour vous faciliter la tâche, Organilog a également mis en place la détection des absences des collègues pour une même période. Cela vous permet de décider de valider ou de refuser une demande d’absence si un autre collaborateur est déjà absent !
