La gestion documentaire est un élément essentiel pour toute organisation souhaitant améliorer la qualité de son travail. Mais comment mettre en place une gestion documentaire qualité ISO 9001 ? Dans cet article, nous vous donnerons des pistes de réflexion pour vous aider à prendre de bonnes décisions.
Qu’est-ce qu’un système de gestion documentaire qualité ?
Un système de management de la qualité (SMQ) est un système formalisé qui documente les processus, les procédures et les responsabilités afin d’atteindre les objectifs de qualité et de fournir un produit ou un service de qualité au client. Un SMQ permet de coordonner et de diriger les activités de l’organisation pour répondre aux exigences des clients et des réglementations et améliorer en permanence son efficacité.
La documentation du SMQ doit être précise et concise, en décrivant clairement la structure, les procédures, les processus et les ressources de l’organisation. Une documentation bien conçue garantit le respect des normes de qualité, minimise les erreurs, réduit les temps d’arrêt et facilite la surveillance des processus. Elle remplit également des fonctions de communication, de preuve de conformité et de partage des connaissances.
Pourquoi disposer d’un système documentaire ?
La transmission orale seule peut avoir des limites et générer des risques pour la pérennité de l’organisation. La documentation permet de capitaliser le savoir-faire, de fiabiliser les opérations, de favoriser la répétabilité et de s’assurer que le travail réalisé est conforme aux exigences du client.
Les différentes catégories de documents dans un SMQ
Dans un SMQ, il existe plusieurs catégories de documents, chacune ayant un rôle spécifique. Parmi les catégories de documents couramment observées, on retrouve :
- Les manuels qualité, qui formalisent les dispositions générales prises par l’entreprise pour répondre aux exigences de l’ISO 9001.
- Les plans qualité, qui définissent comment le SMQ s’applique à un produit ou à un projet spécifique, en réponse aux exigences clients.
- Les procédures, qui fournissent des informations cohérentes sur la réalisation des activités et des processus.
- Les instructions de travail, qui détaillent comment réaliser des tâches importantes pour la qualité.
- Les spécifications, qui formulent des exigences précises.
- Les formulaires, qui servent à enregistrer des données ou des preuves nécessaires à la démonstration de l’efficacité du SMQ.
- Les enregistrements, qui fournissent des preuves tangibles de la réalisation d’une activité ou de résultats obtenus.
Qu’est-ce que l’information documentée ?
L’information documentée est un concept introduit par la norme ISO 9001:2015. Elle peut être utilisée pour communiquer, fournir des preuves ou partager des connaissances. Les objectifs de l’information documentée sont multiples, tels que la communication, la preuve de conformité, le partage des connaissances et la diffusion des expériences de l’organisation.
La mise en place d’une gestion documentaire qualité
La mise en place d’une gestion documentaire qualité nécessite de prendre en compte les besoins et les objectifs de l’entreprise. Elle permet de réduire le temps de recherche, d’accroître la productivité et d’identifier les moyens nécessaires à la gestion et à la réduction des coûts. Le pilote du processus de gestion documentaire doit être impliqué dans cette mise en place.
Comment gérer les informations documentées ?
La norme ISO 9001:2015 exige que les informations documentées soient disponibles, distribuées, accessibles, utilisables, stockées, protégées et lisibles. Il est donc essentiel de mettre en place une diffusion contrôlée des informations documentées, en s’assurant que chaque employé concerné ait connaissance de l’existence des documents et sache comment y accéder. Il est également important de garantir que les informations documentées soient à jour et accessibles sur les lieux de travail.
La maintenance des documents
La mise à jour, la protection et la conservation des documents sont des éléments essentiels pour maintenir l’intégrité du SMQ. L’ISO 9001:2015 demande que les informations documentées soient précises, objectives et actuelles, et résistent à l’examen minutieux lors d’un audit externe.
Conclusion
La gestion documentaire qualité est un élément clé pour optimiser le système de management de la qualité. En respectant les exigences de l’ISO 9001:2015, vous pourrez mettre en place une gestion documentaire efficace et adaptée à votre organisation. N’oubliez pas que la qualité de la documentation est primordiale pour garantir la conformité et la pérennité de votre entreprise.
