Savoir optimiser la gestion d’un parc automobile n’est pas une tâche facile. Que vous gériez un parc automobile en tant qu’activité principale ou secondaire, il est essentiel de prendre en compte plusieurs facteurs afin d’éviter que le parc devienne une source d’incertitudes et de coûts incontrôlables. Voici donc 10 points clés sur lesquels vous devez vous concentrer pour aborder cette mission de manière sereine et maîtrisée.
Les 9 premiers points pour une gestion efficace d’un parc automobile
1 – Établir une politique générale claire
Déterminez qui sera chargé d’établir la politique générale et les procédures de votre parc automobile. Cette politique doit être communiquée à toutes les personnes impliquées dans la gestion du parc, y compris les utilisateurs des véhicules. N’oubliez pas de la revoir régulièrement, par exemple une fois par an.
2 – Gérer le budget et les coûts du parc automobile
Établissez et contrôlez le budget annuel alloué à votre parc automobile. Il est crucial de bien identifier tous les coûts engendrés par le parc. Mettez en place un système de suivi et de centralisation des informations pour contrôler ces coûts.
3 – Calculer le nombre optimal de véhicules pour votre parc
Pour optimiser la gestion de votre parc automobile, définissez dans quelle mesure votre parc sera utilisé dans le cadre de votre activité. Déterminez également la distance maximale que les véhicules devront parcourir. Fixez-vous également un coût opérationnel maximum par véhicule. Établissez une méthode de calcul vous permettant de déterminer le nombre optimal de véhicules dans votre parc. De nombreuses variables peuvent être prises en compte en fonction de votre politique de gestion (consommation, distance parcourue, entretien, capacité des véhicules, fiscalité, etc.).
4 – Acquisition des véhicules
Choisissez le mode d’acquisition des véhicules qui correspond le mieux à vos besoins : achat, location, leasing, ou une combinaison de ces différentes options. Si vous optez pour des véhicules d’occasion, définissez un kilométrage ou une limite d’âge maximale. Choisissez également le type d’énergie ou de carburant que vous souhaitez utiliser pour votre parc (diesel, essence, hybride, électrique, hydrogène, ou une combinaison de plusieurs de ces options). Déterminez la marque, le modèle, les options et les équipements des véhicules que vous souhaitez acquérir. N’oubliez pas de choisir une politique d’assurance adaptée à votre parc automobile, en prenant en compte différents paramètres tels que le profil des utilisateurs et la localisation des véhicules.
5 – Mettre en place un programme de maintenance
Établissez un programme de maintenance pour vos véhicules afin de prévenir les problèmes plutôt que de les guérir. Déterminez quels véhicules nécessitent une maintenance ou des réparations prioritaires. Choisissez si vous souhaitez utiliser des pièces de rechange d’origine ou des alternatives. Mettez en place un système de contrôle de la consommation de carburant. Définissez des procédures pour prévenir et réduire le nombre d’accidents de la route, comme des visites médicales régulières pour les utilisateurs ou la vérification de la validité de leur permis de conduire. Selon vos moyens et votre budget, décidez si vous souhaitez externaliser ou internaliser les opérations de maintenance courantes. Identifiez également les fournisseurs de pièces de rechange, de consommables et les prestataires de services de réparation et de maintenance si vous externalisez ces opérations.
6 – Gérer la revente des véhicules
Déterminez les critères pour la revente ou le remplacement de vos véhicules, tels que le kilométrage, l’âge ou la date de mise en service. Choisissez un partenaire qui procédera au rachat des véhicules, votre fournisseur actuel étant souvent une option intéressante. Le choix du partenaire dépendra de différents critères, notamment de la taille de votre parc automobile.
7 – Mise en place d’un système de collecte d’informations
Définissez les données que vous souhaitez collecter concernant votre parc automobile. Établissez des indicateurs pertinents en fonction des activités (maintenance, utilisation, accidents, etc.). Fixez une fréquence d’analyse de ces informations et de ces indicateurs afin de produire un rapport de gestion de parc automobile.
8 – Évaluer la performance de votre parc automobile
Déterminez la fréquence à laquelle vous souhaitez publier un rapport sur la performance de votre parc. Identifiez les variables sur lesquelles il est nécessaire d’agir en priorité pour améliorer la qualité de service de votre parc et réduire les coûts.
9 – Gérer les services annexes
Choisissez une compagnie d’assurance en fonction du niveau de couverture souhaité. Programmez un calendrier de maintenance technique pour vos véhicules. Mettez en place un système de gestion des cartes de carburant. Établissez un système de gestion des contraventions.
Le 10ème point : optimiser la gestion d’un parc automobile grâce aux solutions informatiques
10 – Utiliser une solution logicielle dédiée à la gestion de parc automobile
L’utilisation d’un logiciel dédié à la gestion de parc automobile est un outil précieux pour optimiser cette tâche. Un tel logiciel est capable de collecter, centraliser et analyser les informations nécessaires à la gestion efficace de votre parc. Il peut également exporter ces informations vers d’autres outils de gestion que vous utilisez, tels que des logiciels de comptabilité. Pour choisir l’outil le mieux adapté, nous recommandons la solution de gestion de flotte automobile myrentcar développée par hitechsoftware. Ce logiciel présente toutes les caractéristiques essentielles pour optimiser le suivi et développer votre activité. Vous trouverez plus d’informations sur le logiciel de gestion de parc automobile myrentcar [ici](lien vers le site web du logiciel).
En suivant ces 10 étapes, vous serez en mesure de gérer votre parc automobile de manière optimale. N’hésitez pas à vous entourer de professionnels expérimentés et à adapter ces recommandations en fonction de vos besoins spécifiques. Bonne gestion de votre parc automobile !
