La gestion d’une flotte automobile est une tâche complexe et stratégique qui nécessite de prendre en compte de nombreux paramètres pour être optimisée. Il est essentiel de faire des choix pertinents en fonction des besoins de l’entreprise et de ses collaborateurs.
Qu’est-ce que la gestion d’une flotte automobile et quels enjeux cela implique ?
Une flotte automobile représente l’ensemble des moyens de transport dont dispose une entreprise et qu’elle met à disposition de ses employés dans le cadre de leur activité professionnelle. Elle comprend différents types de véhicules, tels que des voitures de fonction, des véhicules utilitaires, des motos, des trottinettes, etc.
La gestion d’une flotte automobile implique plusieurs enjeux pour une entreprise :
Optimiser la gestion et le suivi de la flotte: En fonction de la taille de la flotte, il est nécessaire d’organiser et de préparer sa gestion. Il est donc primordial de définir une stratégie en amont pour assurer son bon fonctionnement.
Réduire les coûts: Les dépenses liées aux véhicules (carburant, entretien, péages, assurance, etc.) doivent être prises en considération. Avoir une vision d’ensemble de ces coûts permet d’anticiper et de les réduire.
Respecter la réglementation en vigueur: Les entreprises doivent se conformer à de nombreuses réglementations et décrets liés aux flottes automobiles, que ce soit sur le plan fiscal ou environnemental. Elles doivent donc rester vigilantes pour être en règle.
Qui est responsable de la gestion d’une flotte automobile ?
Il existe deux options pour une entreprise lorsqu’il s’agit de gérer sa flotte automobile : soit recruter une personne en interne, soit externaliser cette gestion.
Créer un poste dédié en interne
Recruter une personne chargée de la gestion de la flotte automobile peut sembler évident. Cependant, dans certaines entreprises, une seule personne peut être amenée à s’occuper de cette tâche en parallèle d’autres activités.
Néanmoins, intégrer un gestionnaire de flotte automobile au sein de l’entreprise présente de nombreux avantages. Son rôle est essentiel, car il accompagne les déplacements des employés et optimise les coûts.
Avantages
- Maîtrise de tous les processus de gestion de la flotte
- Expertise dans le domaine, ce qui permet une optimisation plus efficace
- Gain de temps grâce à la connaissance des véhicules et des employés, ce qui offre plus de flexibilité et de fluidité
Inconvénients
- Gestion complexe de l’ensemble des processus, ce qui peut demander beaucoup de temps
- Besoin de recruter d’autres collaborateurs pour soutenir le gestionnaire, ce qui représente un investissement supplémentaire
- Nécessité de former continuellement le gestionnaire aux évolutions de son métier
Externaliser la gestion de la flotte automobile
La deuxième option consiste à externaliser la gestion de la flotte automobile, également appelée “Fleet Management”. Cela consiste à confier la gestion du parc à un tiers, appelé “Fleeter”.
Cette société indépendante peut jouer plusieurs rôles :
- Être l’intermédiaire entre l’entreprise et les fournisseurs (loueurs, assureurs, etc.)
- Être l’interlocuteur privilégié des collaborateurs
- Fournir des conseils en fonction des besoins de l’entreprise concernant le choix des véhicules et des prestataires
- Accompagner dans le pilotage de l’ensemble des processus de gestion de la flotte
- Analyser et proposer des solutions pour optimiser les coûts liés à la flotte
- Apporter une vision globale et consolidée de la gestion de la flotte
Avantages
- Bénéficier de l’expertise métier du prestataire
- Se concentrer sur les tâches à valeur ajoutée et sur le cœur de métier de l’entreprise
- Optimiser les coûts de la flotte et le suivi des dépenses
Inconvénients
- Coût important lié à la sous-traitance de ces prestations
- Perte d’autonomie dans la gestion quotidienne de la flotte
Pour aller plus loin dans la gestion d’une flotte automobile, il est également intéressant d’utiliser un logiciel spécialisé tel que GAC Car Fleet. Cet outil permet de répondre à tous les enjeux liés à la gestion d’un parc automobile, tels que l’optimisation de la gestion, le gain de temps et d’efficacité, la maîtrise des coûts et la conformité aux réglementations.
Gérer une flotte automobile avec une approche méthodique
Construire un parc automobile adapté
La construction d’une flotte automobile pertinente commence par se poser les bonnes questions : faut-il acheter ou louer les véhicules d’entreprise ? Quels types de véhicules répondent aux besoins des collaborateurs ? Comment maîtriser les coûts de la flotte ?
Le choix du mode de financement
La première étape consiste à sélectionner le meilleur mode de financement pour la flotte automobile. Plusieurs options sont disponibles, telles que la location courte durée, la location moyenne durée, la location longue durée, la location avec option d’achat ou l’achat pur et simple. Il est important de réaliser des simulations afin de comparer les différentes offres et prendre la décision la plus adaptée.
Le saviez-vous ? Selon le Baromètre des Flottes et de la Mobilité 2021, la location longue durée est de plus en plus privilégiée par les entreprises. En effet, 76 % d’entre elles envisagent d’y recourir dans les trois prochaines années, contre 50 % en 2020.
Ensuite, il est nécessaire de choisir les types de véhicules souhaités. On distingue généralement les véhicules particuliers (VP) destinés au transport de personnes et les véhicules utilitaires légers (VUL) utilisés pour le transport de marchandises, de matériel ou de personnes à des fins professionnelles (camions, camionnettes, fourgons, etc.).
L’attribution des véhicules
Il est important de définir une politique automobile, également appelée Car Policy, pour contrôler et maîtriser les coûts du parc automobile de l’entreprise. Cette politique consiste notamment à proposer des modèles de véhicules avec un coût total de possession (TCO) performant et en conformité avec la réglementation en vigueur. Elle détermine également les règles d’utilisation et d’attribution des véhicules de l’entreprise. Ainsi, les collaborateurs se voient proposer un catalogue de véhicules correspondant à leurs besoins, leur position hiérarchique et les règles établies.
Le choix des véhicules
Il est essentiel de choisir les véhicules qui répondent aux besoins et à l’utilisation des collaborateurs. Il faut tenir compte des types de trajets (autoroute, route, ville), de la durée moyenne des déplacements pour déterminer le type de motorisation et de carburant approprié, ainsi que de l’espace nécessaire dans le véhicule (transport de personnes, de matériel, usage personnel, etc.). Il est également important de prendre en compte les contraintes réglementaires, notamment avec les dernières évolutions législatives, et les aspects fiscaux tels que la taxe sur les véhicules de société (TVS), le cas échéant.
Entretenir et sécuriser la flotte automobile
L’entretien des véhicules d’entreprise et la gestion des sinistres sont deux facteurs importants à prendre en considération.
L’entretien des véhicules
L’entretien régulier des véhicules est une dépense significative dans le budget d’une flotte automobile. Il permet d’optimiser les coûts et de les anticiper afin d’éviter des dépenses supplémentaires. Il est également essentiel de s’assurer du bon fonctionnement des véhicules d’entreprise pour garantir leur longévité et la sécurité des collaborateurs. Cela implique de respecter rigoureusement les prestations de maintenance telles que le contrôle technique, les révisions, etc. Par ailleurs, il est important de sensibiliser les collaborateurs à l’entretien de leur véhicule et à adopter un comportement responsable au volant. Des campagnes de sensibilisation peuvent être mises en place pour former les collaborateurs à une conduite responsable et pour prévenir les risques de sinistres.
La gestion des sinistres
Il est obligatoire d’assurer les véhicules de la flotte. Pour cela, il est possible de souscrire un contrat d’assurance spécifique pour les flottes, qui protège à la fois les collaborateurs et l’entreprise en cas de sinistres. Ce type de contrat facilite la gestion des sinistres, car il couvre l’ensemble des véhicules de la flotte.
La gestion d’une flotte automobile est un véritable défi pour une entreprise. Elle nécessite une prise de décision stratégique et doit être pilotée de manière précise par le gestionnaire de parc automobile. L’objectif est d’équiper les collaborateurs de véhicules adaptés à leurs besoins, tout en maîtrisant les coûts et en respectant la réglementation en vigueur.
