Pour en finir avec les tracas liés à la gestion des plannings et les désaccords qui en découlent souvent, il est temps d’opter pour une solution simple et pragmatique afin d’améliorer votre organisation. Découvrez nos conseils pour créer des plannings efficaces en utilisant un logiciel fiable et convivial.
Qu’est-ce qu’un planning du personnel ?
Le planning du personnel constitue la base de votre organisation du travail et un outil indispensable de gestion pour suivre les disponibilités de vos employés. Il facilite la gestion des horaires de votre équipe en leur permettant de respecter les heures prévues dans leur contrat de travail, tout en se conformant à la législation et aux conventions en vigueur.
Ce planning doit inclure :
- Les horaires de travail effectifs de vos employés selon les périodes concernées et leurs temps de repos ;
- Un suivi détaillé des plannings individuels de chacun ;
- Un espace d’échange pour informer vos employés de toutes les modifications en leur donnant un accès facile à ce planning.
Pour rendre vos plannings accessibles, plusieurs options s’offrent à vous : les afficher sur les lieux de travail ou les rendre disponibles via une plateforme numérique partagée ou l’envoi de courriels.
Chez Combo, nous avons imaginé un outil intelligent qui éclipse les modèles Excel. Conformes à vos conventions collectives, notre objectif est d’envoyer vos plannings par e-mail, SMS ou via l’application Combo. Au quotidien, nos clients gagnent en efficacité, en tranquillité d’esprit et améliorent leur communication avec leurs équipes. Vous souhaitez le tester par vous-même ?
Les 3 critères à prendre en compte avant d’élaborer votre planning du personnel
Chaque planning est unique. Qu’il soit hebdomadaire ou quotidien, son modèle dépend de votre organisation, de la réglementation à laquelle vous êtes soumis et des disponibilités de vos salariés. Aucun planning n’est parfait, mais le but est d’harmoniser tous ces paramètres afin de créer le planning le plus adapté à vos objectifs et contraintes.
Le fonctionnement de votre entreprise
Avant de commencer à établir un planning, prenez le temps d’analyser et de répertorier les périodes clés de l’année ainsi que les pics d’activité. Cela vous permettra d’anticiper les évolutions de votre activité et les difficultés de planification auxquelles vous devrez faire face. Par exemple, les fêtes de fin d’année sont des périodes intenses pour les commerces de détail et certaines activités touristiques, tandis que d’autres secteurs doivent se préparer à une charge de travail accrue pendant la période estivale. Les restaurants doivent également être attentifs à la gestion de leur planning pour s’assurer d’avoir suffisamment de personnel pendant les heures de forte affluence.
Les contraintes légales et réglementaires
Lors de la planification des périodes d’activité et de repos de vos employés, il est impératif de respecter le Code du travail et les conventions collectives. Assurez-vous de consulter les textes en vigueur et de paramétrer votre logiciel en fonction de vos obligations légales. Ainsi, vous serez alerté en cas de non-conformité.
Les souhaits de vos salariés
N’oubliez pas que vos employés sont des êtres humains ! Ils ont besoin de concilier leur vie personnelle et professionnelle pour être dans les meilleures conditions de travail. Tenez compte de leurs préférences pour élaborer un planning qui corresponde au mieux à leurs aspirations individuelles. En respectant cet équilibre entre vie professionnelle et personnelle, vous gagnerez leur confiance et leur estime, ce qui favorisera leur engagement et leur efficacité dans l’exécution de leurs missions. Des études le prouvent : la considération individuelle des collaborateurs est un facteur clé du bonheur au travail. Il n’est donc pas étonnant qu’une gestion efficace et bienveillante de vos plannings puisse renforcer l’engagement de vos salariés. Voyons maintenant comment y parvenir.
Concilier bien-être au travail et productivité de l’entreprise
La gestion des plannings de l’entreprise demande un minimum de pragmatisme. Les congés, les arrêts maladie et les absences sont autant de défis à relever pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise sans sacrifier sa rentabilité. La clé pour maintenir une atmosphère de travail harmonieuse est de ne pas pénaliser ni l’employeur ni les employés.
Pour y parvenir, posez-vous les questions suivantes :
- Quels sont les pics d’activité prévisibles ?
- Quelles compétences sont requises pour tel ou tel projet ?
- Quels employés sont absents ? Quand seront-ils de retour ?
- En dernier recours, quels événements peuvent être décalés ?
Le moyen le plus simple de satisfaire tout le monde est de solliciter directement les principaux intéressés. Vos collaborateurs ont certainement des préférences personnelles. Pourquoi ne pas les prendre en compte lors de l’élaboration du planning du personnel ? Dans la mesure du possible, bien sûr.
Vous pouvez même aller plus loin :
- Donnez la possibilité à vos employés d’échanger leurs tâches.
- Assignez les plages horaires libres aux volontaires.
Mettez en place un planning du personnel en rotation
La flexibilité est aujourd’hui un atout majeur dans les départements des ressources humaines des entreprises. Cependant, certains secteurs comme la restauration, le commerce de détail ou la boulangerie ne s’y prêtent pas toujours. La solution est simple : adoptez le modèle de planning du travail en rotation.
Quel est l’intérêt d’un planning rotatif ?
Avec un planning en rotation, vous répartissez le travail de vos employés sur des tranches horaires qui varient d’une semaine ou d’une période à l’autre. Ce sont les fameux quarts de travail. Si vous évoluez dans l’hôtellerie ou la restauration, ce système ne vous est probablement pas inconnu.
Le principal avantage de ce type de planning est de prévenir le désengagement de vos équipes. En leur proposant une diversité de tâches, vous leur offrez plus d’opportunités d’apprentissage. De plus, vous pouvez attribuer de manière équitable les créneaux les plus prisés, évitant ainsi les frustrations.
Concrètement, comment planifier ces rotations dans votre entreprise ?
L’élaboration de plannings de travail rotatifs implique d’avoir une vue d’ensemble du fonctionnement de votre entreprise. Selon vos contraintes opérationnelles, la répartition des quarts peut être simple ou complexe, semaine après semaine. C’est pourquoi il est utile de s’appuyer sur une application ou un programme dédié.
Prévoyez l’emplacement des pauses dans le planning de vos collaborateurs
Un collaborateur heureux et efficace est un collaborateur qui prend des pauses. Il est donc important de prévoir à l’avance ces moments de détente dans le planning de vos salariés. Insérez-les dans votre calendrier quotidien ou hebdomadaire.
Pauses journalières
Le Code du travail prévoit une pause de 20 minutes toutes les 6 heures de travail consécutives. Vérifiez cependant les spécificités de votre convention collective, car la durée peut être différente. Veillez également à éviter les chevauchements de pauses, en particulier lors des périodes de forte affluence. Ainsi, vous vous assurez d’avoir suffisamment de personnel opérationnel sur le terrain.
Les pauses automatiques peuvent être un bon moyen d’éviter les erreurs de gestion.
Congés et jours fériés
La gestion manuelle des congés peut rapidement devenir chaotique et chronophage. Pour simplifier cette tâche, optez pour une application permettant de centraliser les congés de vos équipes. Cela vous fera gagner un temps précieux lors de la création et de l’affichage des plannings.
Concernant les jours fériés, il existe plusieurs catégories : les jours ordinaires fériés, chômés et garantis. Le 1er mai est le seul jour chômé. Pour les autres jours fériés, vous pouvez être amené à demander à vos salariés de travailler. Il vous appartient alors d’adapter votre planning en conséquence et de prévoir les éventuelles indemnités ou compensations qui en découlent.
Évitez autant que possible les plages horaires coupées
Les plages horaires coupées sont courantes dans le domaine de la restauration, par exemple. Les employés commencent leur service à 10 heures, s’arrêtent à 15 heures, puis reprennent à 18 heures. Bien qu’elles puissent sembler inévitables, ces horaires discontinus ont un impact sur la qualité de vie au travail.
Privilégiez les journées pleines
Dans l’idéal, remplissez les plannings de vos salariés avec des journées pleines. Cela leur permet de consacrer davantage de temps à leurs loisirs et à leur famille en fin de journée. En agissant ainsi, vous favorisez leur équilibre entre vie professionnelle et personnelle.
Concrètement, comment faire ? Vous pouvez, par exemple, insérer quelques tâches secondaires dans le modèle du planning du jour ou de la semaine. Ainsi, vous éviterez à votre collaborateur de rentrer chez lui pour seulement deux ou trois heures.
Bon à savoir : l’amplitude horaire maximale est de 13 heures.
Insérez les heures supplémentaires de vos salariés dans votre calendrier
Les périodes chargées peuvent entraîner des heures supplémentaires. Il est essentiel d’informer vos collaborateurs à l’avance pour éviter toute perturbation de l’ambiance de travail.
Voici trois bonnes raisons de digitaliser la gestion des heures supplémentaires de vos équipes :
- Vous évitez les problèmes de conformité grâce à des rappels intégrés dans l’application.
- Vous pouvez anticiper plus facilement les heures supplémentaires de chaque employé.
- Vous facilitez les échanges d’informations en interne ou avec vos collaborateurs externes, comme votre comptable.
Les contraintes liées à la gestion des plannings sur Excel
Excel reste un outil largement utilisé par les entreprises, notamment pour la gestion de la paie. Grâce à ses tableaux et à ses feuilles interconnectées, vous pouvez organiser vos plannings en intégrant toutes les données nécessaires relatives à chaque salarié, telles que ses horaires, ses absences ou ses congés.
Cependant, cet outil complet et complexe présente également des inconvénients. En voici une liste :
- La gestion d’un planning sur Excel est souvent fastidieuse et chronophage.
- Excel est peu flexible et peut vous faire perdre beaucoup de temps à détecter les erreurs de saisie et à vérifier la conformité de vos formules.
- Il n’est pas adapté au travail collaboratif et ne permet pas de définir des niveaux d’accès et d’écriture différents pour chaque utilisateur.
- Vous ne pouvez pas stocker de ressources externes dans Excel, ce qui vous oblige à jongler entre différents fichiers ou à uniformiser toutes vos données pour les intégrer dans votre feuille de calcul.
Les avantages des outils de gestion de planning du personnel
Un logiciel de gestion de planning offre une flexibilité et une fiabilité incomparables : les données sont automatiquement centralisées et la configuration permet de garantir un planning opérationnel et efficace.
Gain de temps
Votre temps est précieux ? Gagnez-en grâce à un outil simple et rapide à utiliser ! En gérant plus efficacement le temps de travail de vos salariés, vous améliorez leur productivité. Un logiciel de gestion des plannings permet également d’améliorer les relations humaines au sein de votre entreprise en offrant des plannings clairs. Maintenir une atmosphère de travail agréable est essentiel pour booster la productivité de vos équipes.
Centralisation des données
Lors de l’élaboration des plannings, vous devez prendre en compte de nombreuses données individuelles et réglementaires. Avec un logiciel performant, toutes ces informations peuvent être centralisées, ce qui révolutionne la planification des horaires de travail au sein de vos services.
Moins d’erreurs
L’intégration manuelle de toutes les ressources dans un outil comme Excel peut entraîner des erreurs de saisie ou des problèmes de compréhension lors de la transmission des plannings. Les conséquences peuvent être importantes et perturber l’ensemble de vos salariés, réduisant ainsi la performance de votre entreprise.
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Meilleur suivi
Lorsque votre équipe s’agrandit, il devient de plus en plus difficile de suivre individuellement les horaires de chacun. Un outil de gestion de planning facilite le suivi de chaque salarié en regroupant toutes les données essentielles le concernant (horaires de travail et congés). Vous pouvez également mieux gérer les imprévus, comme les absences de dernière minute, en trouvant facilement des remplaçants disponibles.
Comment choisir le bon logiciel de gestion de planning du personnel ?
Voici quelques critères à prendre en compte lors du choix d’un logiciel de gestion de planning :
- Répondez à vos besoins : choisissez un outil simple d’utilisation avec une interface intuitive pour faciliter toutes les opérations. Assurez-vous également que le logiciel offre des fonctionnalités collaboratives pour permettre aux autres membres de l’équipe de contribuer facilement.
- Les fonctionnalités : un logiciel de planning peut vous offrir la possibilité d’utiliser des codes couleur pour différencier les tâches ou les postes occupés. Il peut également permettre de créer des interfaces personnalisées en fonction des profils des utilisateurs et simplifier le partage des plannings en ligne ou par e-mail. Idéalement, l’outil devrait permettre de dupliquer facilement les plannings d’une semaine à l’autre, afin d’éviter de repartir à zéro à chaque fois.
- Simplicité d’utilisation : un bon logiciel de planning doit être intuitif et accessible à tous, quel que soit le niveau de compétence en informatique. Toutes les fonctionnalités doivent être faciles à comprendre et à utiliser pour permettre à chacun d’accéder librement et rapidement à la mise à jour des plannings et des informations associées.
- Accessibilité : l’accès à tous les documents en ligne (plannings, rapports détaillés) doit être facile et rapide. Les notifications doivent être visibles immédiatement pour informer ou être informé à temps de toutes les nouvelles importantes pour votre organisation et vos équipes.
- Personnalisation : votre logiciel de gestion de planning doit offrir une personnalisation poussée pour pouvoir adapter l’interface à vos projets et à vos besoins spécifiques.
- Collaboration : le logiciel doit faciliter la communication entre tous les collaborateurs et les services de votre organisation. La visualisation des plages horaires de chacun doit être claire et lisible. Il est également préférable que le logiciel propose une application dédiée à la communication interne pour améliorer les échanges et faciliter la coopération entre tous.
- Budget : certains logiciels proposent des versions d’essai gratuites et des offres sans engagement, ce qui vous permet de choisir la solution qui vous convient le mieux. Prévoir un budget pour l’acquisition d’un outil de planification est un investissement rentable pour améliorer votre efficacité au travail et la productivité des managers de votre entreprise. Rappelez-vous que le temps que vous économisez en gestion de planning se traduit automatiquement par des tâches à plus forte valeur ajoutée pour votre entreprise.
Si vous souhaitez discuter de votre projet de planning avec l’un de nos experts, n’hésitez pas à nous contacter.
