Pour en finir avec les contraintes liées à la gestion des plannings, les maux de tête et les disputes qui en découlent, il est temps d’adopter une approche simple et pragmatique pour améliorer votre gestion des horaires. Découvrez nos conseils pour mettre en place des plannings efficaces en utilisant un logiciel fiable et facile à utiliser.
Qu’est-ce qu’un planning du personnel ?
Le planning du personnel constitue la base de votre organisation de travail et un outil de gestion essentiel pour suivre les disponibilités de vos employés. Il simplifie la gestion des horaires de votre équipe, tout en garantissant le respect des contrats de travail et des réglementations en vigueur.
Un bon planning du personnel doit inclure :
- Les horaires effectifs de vos salariés pour chaque période et leurs temps de repos.
- Un suivi détaillé des plannings individuels.
- Un espace d’échange pour informer vos employés de toute modification, en leur donnant un accès facile au planning.
Pour rendre vos plannings accessibles, vous pouvez les afficher sur les lieux de travail ou utiliser une solution digitale permettant un accès partagé ou l’envoi de mails.
Côté Combo, nous avons développé un outil intelligent qui remplace le modèle Excel. Conforme à vos conventions collectives, notre objectif est de vous permettre d’envoyer vos plannings par email, SMS ou via l’application Combo. Nos clients gagnent en efficacité, tranquillité et améliorent leur communication avec leurs équipes. Vous souhaitez essayer par vous-même ?
Les 3 critères à prendre en compte avant d’élaborer votre planning du personnel
Chaque planning est unique. Qu’il soit hebdomadaire ou quotidien, sa structure dépend de votre organisation, des réglementations auxquelles vous êtes soumis et des disponibilités de vos salariés. L’objectif est de concilier tous ces éléments pour élaborer un planning adapté à vos objectifs et contraintes.
Le fonctionnement de votre entreprise
Avant de commencer à élaborer un planning, analysez les périodes clés de l’année et les pics d’activité. Cela vous permettra de prévoir les évolutions de votre activité et les difficultés de planification à anticiper. Par exemple, les fêtes de fin d’année peuvent être intenses pour les commerces de détail et certaines activités touristiques, tandis que la période estivale peut entraîner une charge de travail conséquente. Tenez compte de ces éléments pour gérer efficacement votre planning.
Les contraintes légales et réglementaires
Lors de la planification des périodes d’activité et de repos de vos employés, il est essentiel de respecter le Code du Travail et les conventions collectives. Vérifiez les textes en vigueur et paramétrez votre logiciel en fonction de vos obligations légales. Ainsi, vous serez notifié en cas d’anomalie détectée.
Les souhaits de vos salariés
Pour établir un planning adapté aux aspirations individuelles de vos salariés, tenez compte de leurs volontés. En respectant leur équilibre vie professionnelle-vie personnelle, vous gagnerez leur confiance, leur estime et stimulerez leur engagement et leur efficacité dans l’exécution des tâches qui leur sont confiées.
Des études démontrent que la considération individuelle des collaborateurs est un facteur clé du bonheur en entreprise. Il n’est donc pas surprenant qu’une gestion efficace et bienveillante des plannings puisse renforcer l’engagement de vos salariés. Voici comment procéder :
1. Concilier bien-être au travail et productivité de l’entreprise
La gestion des plannings de l’entreprise requiert du pragmatisme. Les RTT, les arrêts maladie et les absences représentent de véritables défis pour maintenir la rentabilité de votre entreprise et un climat de travail harmonieux. Pour y parvenir, vous devez prendre en compte plusieurs éléments :
- Identifiez les pics d’activité prévisibles.
- Déterminez les compétences requises pour chaque projet.
- Gérez les absences et prévoyez des remplaçants disponibles si besoin.
- En dernier recours, envisagez de décaler certains événements.
2. Impliquez votre personnel dans l’organisation des plannings
Pour satisfaire vos employés, sollicitez-les directement. Ils ont tous des préférences personnelles. Essayez de tenir compte de leurs souhaits dans la mesure du possible. Vous pouvez même aller plus loin en leur donnant la possibilité de permuter leurs tâches ou en assignant les plages horaires libres aux volontaires.
3. Mettez en place un planning du personnel en rotation
La flexibilité est essentielle dans les ressources humaines. Cependant, certains secteurs d’activité, tels que la restauration, le commerce de détail ou la boulangerie, ne s’y prêtent pas toujours. La solution consiste à mettre en place un planning de travail en rotation.
Quels sont les avantages d’un planning rotatif ? En répartissant l’activité de vos salariés sur des tranches horaires variables d’une semaine à l’autre, vous leur offrez davantage d’opportunités d’apprentissage et vous pouvez attribuer équitablement les créneaux les plus prisés.
Concrètement, comment planifier ce roulement dans votre entreprise ? Pour gérer efficacement des horaires de travail rotatifs, il est essentiel d’avoir une vision globale du fonctionnement de votre entreprise et de recourir à une application ou un programme dédié.
4. Prévoyez des pauses dans le planning de vos collaborateurs
Pour maintenir un bon équilibre entre travail et bien-être, pensez à intégrer les pauses dans le planning de vos salariés. Respectez les durées légales et évitez les chevauchements de pauses, notamment pendant les périodes d’affluence. Vous pouvez également opter pour des pauses automatiques pour éviter les erreurs de planification.
- Pauses journalières : Le Code du travail prévoit 20 minutes de pause consécutives toutes les 6 heures. Vérifiez également les spécificités de votre convention collective.
- Congés et jours fériés : Gérez les congés payés de manière efficace à l’aide d’une application permettant de centraliser les informations. Pour les jours fériés, adaptez votre planning en fonction des obligations légales et considérez les indemnisations ou compensations éventuelles.
5. Évitez autant que possible les plages horaires coupées
Les plages horaires coupées, souvent présentes dans le secteur de la restauration, peuvent avoir un impact négatif sur la qualité de vie au travail. Essayez de privilégier les journées pleines pour vos salariés, afin de leur permettre de consacrer plus de temps à leurs loisirs et à leur vie personnelle.
Essayez d’insérer quelques tâches secondaires dans le planning quotidien ou hebdomadaire pour éviter que vos collaborateurs aient de courts bouts de temps de travail.
Bon à savoir : l’amplitude horaire maximale est de 13 heures.
6. Intégrez les heures supplémentaires dans le planning
En cas de rush ou de besoin d’heures supplémentaires, communiquez à vos salariés ces informations à l’avance pour favoriser un climat de travail serein. La digitalisation de la gestion des heures supplémentaires présente de nombreux avantages :
- Éviter les problèmes réglementaires en respectant les obligations légales.
- Anticiper plus facilement les heures supplémentaires de chaque employé.
- Faciliter les échanges d’informations en interne ou avec des collaborateurs externes, tels que votre comptable.
Les contraintes de la gestion des plannings sur Excel
Excel est souvent utilisé pour la gestion des plannings et la paie. Cependant, cet outil présente certaines limitations. Voici quelques points à prendre en compte :
- Gestion fastidieuse et chronophage.
- Manque de flexibilité et risque d’erreurs dans les formules.
- Difficulté à travailler en collaboration et à gérer les niveaux d’accès.
- Incapacité à stocker des ressources externes, nécessitant l’utilisation de plusieurs fichiers.
Les avantages des outils de gestion de planning du personnel
Les outils de gestion de planning offrent une solution flexible et fiable. Ils permettent une gestion automatique et centralisée des données, ainsi que des options de paramétrage pour assurer un planning opérationnel et efficace.
Gain de temps
Un logiciel de gestion de planning vous fait gagner du temps en simplifiant la gestion des horaires de vos salariés. Il améliore l’efficacité de votre travail et favorise de bonnes relations humaines au sein de votre entreprise. Une bonne ambiance de travail est essentielle pour stimuler la productivité de vos équipes.
Centralisation des données
La planification des horaires nécessite de prendre en compte de nombreuses données individuelles et réglementaires. Un bon logiciel de gestion de planning centralise toutes ces informations et facilite la planification des horaires de travail au sein de vos services.
Moins d’erreurs
L’intégration manuelle de toutes les ressources dans un tableur peut entraîner des erreurs de saisie et de compréhension. Cela peut perturber l’organisation de vos salariés et réduire la performance globale de votre entreprise.
Meilleur suivi
Lorsque votre équipe s’agrandit, suivre les horaires individuels devient de plus en plus difficile. Un outil de gestion de planning facilite le suivi de chaque salarié en compilant toutes les données essentielles, telles que les horaires de travail et les congés. Il facilite également la gestion des imprévus, comme les absences de dernière minute, en trouvant rapidement des remplaçants disponibles.
Comment choisir le bon logiciel de gestion de planning du personnel ?
Pour choisir le meilleur logiciel de gestion de planning, prenez en compte les éléments suivants :
- La simplicité d’utilisation et l’ergonomie intuitive pour une utilisation fluide.
- Les fonctionnalités, comme l’utilisation de codes couleur et la possibilité de créer des interfaces personnalisées.
- L’accessibilité des documents en ligne et les notifications en temps réel.
- La personnalisation du logiciel pour l’adapter à vos projets et besoins.
- Le caractère collaboratif pour faciliter la communication entre les collaborateurs.
- Le budget, en tenant compte des versions gratuites d’essai et des offres sans engagement.
La digitalisation de la gestion des plannings est un investissement rentable pour améliorer votre efficacité et la productivité de votre entreprise. Pour discuter de votre projet avec l’un de nos experts, contactez-nous ici.
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