Vous utilisez une voiture au quotidien pour votre travail ? Vous faites partie d’une entreprise qui encourage les déplacements professionnels de ses collaborateurs ? Dans ce cas, vous avez probablement déjà entendu parler de la carte carburant. Cet outil pratique facilite l’achat de carburant et permet de rationaliser la consommation de la flotte de véhicules de l’entreprise. Dans cet article, nous vous présentons les avantages de la carte carburant et vous expliquons comment en tirer le meilleur parti.
Qu’est-ce qu’une carte carburant ?
La carte carburant est un véritable allié du quotidien pour les entreprises qui demandent à leurs collaborateurs de se déplacer fréquemment. Elle fonctionne de la même manière qu’une carte de crédit : l’employeur remet une carte à chaque collaborateur, qui l’utilise pour régler les frais de carburant. Il suffit d’insérer la carte dans l’appareil de paiement et de saisir le code PIN pour effectuer la transaction. Ainsi, le collaborateur n’a pas à avancer les frais de déplacement, car c’est l’employeur qui est débité ou facturé. En outre, l’employeur peut également utiliser une carte carburant pour lui-même.
Les cartes peuvent être prépayées ou postpayées. Grâce à l’application internet associée, vous pouvez suivre en temps réel les transactions réalisées par vos collaborateurs ou accéder à une facture mensuelle récapitulant tous les paiements effectués. La gestion des notes de frais est ainsi simplifiée, tout comme la récupération de la TVA, grâce à un récapitulatif spécifique. De plus, la carte carburant permet de bénéficier de remises sur les prix d’achat.
Comment fonctionne une carte carburant ?
L’employeur signe une convention avec un réseau de distributeurs spécifique, qui doit couvrir la zone de déplacements liés à l’activité de l’entreprise. Afin de répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise, il est possible de choisir des options et des restrictions d’utilisation.
Chaque carte carburant possède un numéro d’identification propre permettant de suivre son utilisation. Elle peut être associée à un véhicule en particulier, et il est également possible de demander au collaborateur de saisir l’immatriculation du véhicule et son kilométrage, afin de contrôler l’utilisation professionnelle de celui-ci.
Comment optimiser l’utilisation de la carte carburant ?
Il est possible de limiter les achats effectués avec la carte carburant à un seul type de carburant. Par exemple, si le véhicule consomme du diesel, il ne sera pas possible d’acheter du sans plomb. De plus, la carte peut être utilisée uniquement les jours ouvrés si votre collaborateur travaille du lundi au vendredi.
Certaines cartes carburant permettent d’acheter le carburant dans une enseigne en particulier, tandis que d’autres sont valables dans plusieurs enseignes. Vous avez également la possibilité de limiter l’utilisation de la carte à certaines zones géographiques.
En fonction de vos choix et de votre activité, vous pouvez également autoriser l’achat d’autres services avec la carte carburant. Par exemple, le lavage du véhicule, l’aspirateur ou encore l’air pour les pneus. Ces services contribuent à l’entretien courant de la flotte par les collaborateurs. Vous pouvez également permettre le paiement des péages et des parkings partenaires, l’achat de consommables dans les boutiques de carburant, voire même l’achat de nourriture dans une grande surface affiliée.
Les avantages de la carte carburant pour l’employeur et le collaborateur
La carte carburant présente de nombreux avantages pour les entreprises. Peu coûteuse, elle simplifie les démarches administratives et permet un suivi précis de la consommation des collaborateurs en temps réel. Elle constitue également un outil précieux de rationalisation et de gestion des dépenses, qui mérite une place centrale dans la stratégie financière de l’entreprise.
Pour le collaborateur, la carte carburant représente un avantage considérable. Fini les longues notes de frais à rédiger, accompagnées de justificatifs. Plus besoin d’avancer des frais parfois conséquents liés au travail. Cet avantage s’ajoute aux avantages sociaux déjà accordés par l’entreprise.
Alors, n’attendez plus pour optimiser l’utilisation de votre carte carburant et faciliter vos déplacements professionnels !
