Le travail hybride devient de plus en plus courant et les réunions à distance font désormais partie intégrante de notre quotidien. En tant que manager ou responsable des ressources humaines, vous jouez un rôle essentiel dans l’organisation et l’animation des visioconférences. Cependant, les enjeux sont nombreux et vous devez pouvoir circuler l’information, consulter les collaborateurs en fonction de leurs compétences, faire des points d’étapes sur les projets en cours, motiver et fédérer autour d’un nouveau projet. Alors, comment réussir à gérer et animer une réunion à distance de manière efficace ? Nous vous proposons 5 clés pour y parvenir !
5 clés pour organiser une visioconférence efficace et conviviale
Commençons par quelques chiffres pour mieux comprendre les enjeux des réunions à distance. En effet, les échecs sont souvent dus à des objectifs mal définis en amont ou à l’absence d’un ordre du jour clair. De plus, les décisions prises à la suite d’une réunion devraient provenir des équipes plutôt que de la hiérarchie.
Par ailleurs, il est intéressant de noter que le temps moyen d’une réunion est de 54 minutes à 1 heure 26 minutes, alors que 23% des participants commencent à se désintéresser au bout d’une demi-heure.
D’autres chiffres étonnants sur les réunions révèlent que 50% des femmes ont déjà eu l’impression d’être exclues des processus de décision et qu’un cadre sur trois s’est déjà endormi en pleine réunion de travail.
Sachant tout cela, voici les clés essentielles pour organiser et animer une réunion avec succès.
Les enjeux des réunions à distance par rapport aux réunions traditionnelles
Lors d’une réunion en visioconférence, les participants sont face à un écran qui peut rapidement devenir une barrière physique à l’implication. Il est donc plus facile de se déconcentrer voire de faire autre chose en même temps sans être remarqué. En tant qu’animateur de la réunion à distance, vous avez moins d’indicateurs pour mesurer l’implication de vos interlocuteurs. Les choses se compliquent encore plus si la vidéo est de mauvaise qualité ou fait défaut. L’enjeu principal est donc de maintenir un sentiment de proximité malgré la distance. Il est essentiel de veiller à la qualité des appareils et de la connexion internet utilisés, ainsi que de jouer avec le ton de la voix pour ne pas désintéresser les interlocuteurs et compenser l’absence physique.
Pourquoi il est important de savoir organiser et animer une réunion à distance ?
Les réunions à distance offrent de nombreux avantages. La visioconférence est un outil de communication pratique qui a été d’une grande aide pendant le confinement et qui a permis le développement du télétravail. Elle permet de gagner du temps et de l’argent en évitant les déplacements, ce qui est particulièrement avantageux pour les entreprises avec de nombreux bureaux à travers le pays ou à l’étranger. Cependant, pour que la réunion soit agréable, il faut compenser le manque d’interaction personnelle en utilisant le bon ton de voix, les expressions du visage et les gestes des mains. Tout cela s’apprend ! De plus, il est nécessaire d’être attentif pour s’assurer que les participants sont bien concentrés sur la réunion et ne font pas autre chose en parallèle, ou pire, qu’ils se désintéressent totalement de la réunion. Enfin, il est primordial que tout fonctionne techniquement car le moindre problème peut engendrer de la frustration. Voici nos meilleurs conseils pour préparer et animer une réunion captivante et participative.
1. La préparation en amont : première clé d’une réunion à distance réussie
Toutes les réunions doivent être préparées à l’avance, mais c’est d’autant plus vrai pour les réunions à distance. La première étape consiste à définir clairement l’objectif de la réunion. Ensuite, il faut établir les règles à suivre pendant la visioconférence. Par exemple, les téléphones doivent être en mode silencieux, chaque participant doit être dans un endroit calme, seul le modérateur donne la parole aux intervenants, et les temps de parole de chacun doivent être respectés. Il est important que tous les participants s’investissent dans la réunion pour maintenir leur intérêt. Il est donc recommandé de mettre en place une charte pour une réunion efficace. Une fois l’objectif de la réunion clairement défini, notez l’ordre du jour et transmettez-le aux participants. Ensuite, dressez la liste des participants et attribuez-leur un rôle spécifique, comme celui de prendre des notes, d’animer la réunion ou de gérer le temps. Il est également important de prévoir une durée de réunion courte, car l’attention en visioconférence est généralement plus limitée. Selon certaines études, il faut fournir plus d’efforts émotionnels pour paraître intéressé lors d’une réunion à distance, ce qui conduit à une usure plus rapide.
2. Choisir les bons outils d’animation de réunion
Pour réussir une réunion à distance, il est essentiel de choisir les bons outils. Vous pouvez demander conseil aux équipes techniques de votre entreprise pour vous guider. Elles pourront vous recommander les meilleures pratiques et les logiciels de visioconférence à privilégier. Pour choisir le bon outil d’animation de réunion à distance, il est essentiel de prendre en compte le type de réunion, sa durée, son enjeu et le nombre de participants. Le but est de rendre la visioconférence aussi humaine que possible, d’où l’importance d’une connexion internet fiable.
3. Se connecter à ses interlocuteurs pour rendre la réunion visio conviviale et interactive
Le plus grand défi est de capter l’attention de tous les participants dès le début et tout au long de la réunion. Chaque participant doit avoir un rôle à jouer pour avoir envie de participer. Vous pouvez vous connecter à eux en parlant de leur enjeu dès le départ. Il est crucial de briser la glace dès le début en proposant un petit jeu, un sondage ou un exercice de groupe.
4. Soigner la fin de votre réunion visio
La fin d’une réunion est tout aussi importante que son début. Il est donc essentiel de terminer avec un plan d’action clair et des personnes responsables des actions à entreprendre. N’hésitez pas à collecter et à donner des feedbacks sur ce qui a été dit pendant la réunion. Cela vous permettra de savoir si vous avez réussi à animer une réunion dynamique et conviviale, ou s’il faut encore apporter des améliorations. N’oubliez pas d’envoyer un compte rendu de réunion à tous les participants.
5. Former vos collaborateurs pour rendre les réunions vivantes
La réunion à distance est encore une nouveauté pour de nombreux collaborateurs. Il est donc important d’adopter de nouvelles pratiques et de nouvelles habitudes pour que chaque réunion visio soit une réussite. Vous pouvez aider vos équipes en leur proposant une formation adaptée pour animer une réunion à distance. Ils auront ainsi les bons outils et techniques d’animation pour rendre la visioconférence à la fois efficace et agréable.
En suivant ces 5 clés, vous augmenterez vos chances d’organiser et d’animer une réunion dynamique et conviviale. Chaque participant aura un rôle et un intérêt à y participer, ce qui évitera qu’ils se désengagent au bout de quelques minutes. Prévoyez une préparation minutieuse, choisissez les bons outils d’animation, connectez-vous à vos interlocuteurs, soignez la fin de la réunion et formez vos collaborateurs. Vous serez ainsi en mesure de mener des réunions efficaces et agréables pour tous.
