La tenue d’une comptabilité est essentielle pour mesurer et suivre la rentabilité de votre entreprise. Dans cet article, nous vous guiderons sur la meilleure façon d’organiser la comptabilité de votre entreprise et vous présenterons les différentes solutions possibles.
Qu’est-ce que la comptabilité d’une entreprise ?
La comptabilité d’une entreprise consiste à coder, organiser et enregistrer les flux monétaires, les évaluations et les informations financières liées aux échanges de l’entreprise avec son environnement. Elle permet également de produire des documents synthétiques pour analyser la performance économique de l’entreprise sur une période donnée. La comptabilité peut être gérée en interne ou en externe :
- La comptabilité en interne : Dans ce cas, l’entreprise se charge elle-même de sa propre comptabilité.
- La comptabilité en externe : L’entreprise confie tout ou partie de sa comptabilité à un expert-comptable.
Comment organiser sa comptabilité en interne ?
L’organisation du service comptable
La manière dont vous organisez votre service comptable dépend entièrement de vous en tant que dirigeant. Dans la plupart des petites et moyennes entreprises, c’est le dirigeant lui-même qui se charge des tâches comptables, fiscales et sociales. Lorsque l’entreprise se développe, le dirigeant finit par déléguer ces tâches à un ou plusieurs collaborateurs, en créant un service comptable composé de comptables, de chefs comptables et, éventuellement, d’un Directeur Administratif et Financier (DAF) lorsque l’entreprise devient plus importante.
Quelle que soit la taille du service comptable, il aura les responsabilités suivantes :
- Choix et personnalisation du plan comptable de l’entreprise.
- Collecte des documents administratifs, sociaux, fiscaux, juridiques et financiers, ainsi que leur saisie. Numérotation, classement et archivage des pièces comptables.
- Réalisation des déclarations fiscales et sociales (TVA, cotisations sociales, CVAE, déclaration de résultat, CFE, etc.).
- Clôture de l’exercice (inventaires, établissement des comptes annuels tels que le bilan, le compte de résultat et les annexes, clôture des comptes, dépôt des comptes auprès du tribunal de commerce, etc.).
Quels sont les avantages de faire sa comptabilité en interne ?
Le principal avantage de faire sa comptabilité en interne réside dans le contrôle total que l’entreprise a sur le processus comptable. Lorsque toutes les opérations comptables sont effectuées en interne, il est plus facile d’utiliser la comptabilité comme un outil de gestion, de recherche d’informations, d’élaboration et de suivi des indicateurs de gestion.
Les grandes entreprises peuvent également intégrer leur comptabilité à leur système d’information. Les différents modules du système d’information centralisé, appelés PGI (Progiciel de Gestion Intégré) ou ERP (Entreprise Resource Planning), peuvent extraire les informations nécessaires à leurs diverses fonctions (facturation, approvisionnement, gestion commerciale, gestion des encours, rapprochement bancaire, etc.) car la base de données est commune. Cela facilite et rend plus fiable le travail comptable. Par exemple, il est possible d’automatiser les relances clients, de comparer les tarifs ou de mettre en évidence des seuils de commande.
La comptabilité est ainsi intégrée de manière transparente dans le processus de gestion, démontrant ainsi son utilité et devenant une source d’amélioration de la gestion. À partir d’une certaine taille, cette solution peut s’avérer moins coûteuse que de faire appel à un expert-comptable.
Quels sont les inconvénients de la comptabilité en interne ?
La comptabilité est un métier à part entière qui requiert des compétences techniques et une mise à jour régulière des connaissances. Les dirigeants peuvent parfois passer beaucoup de temps à saisir leur comptabilité, alors qu’ils pourraient être plus utiles dans des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Cette solution nécessite également l’embauche ou l’affectation d’un salarié pour assurer le suivi administratif. Cela alourdit les charges fixes et rigidifie la structure de l’entreprise.
De plus, tenir sa comptabilité en interne peut isoler le dirigeant, surtout dans les petites entreprises. Faire appel à un expert-comptable permet de dialoguer avec un professionnel qui côtoie de nombreuses entreprises et possède une expérience certaine. Cela permet également de bénéficier de conseils juridiques, fiscaux et sociaux avisés. Il est cependant essentiel de choisir son expert-comptable avec soin afin de trouver celui qui consacrera le temps nécessaire à la mission d’accompagnement.
Externalisation de la comptabilité
Organiser sa comptabilité en externe
Externaliser sa comptabilité à un expert-comptable ne signifie pas se décharger simplement des tâches administratives. Cela nécessite d’organiser le transfert des informations et des documents nécessaires au suivi comptable.
La nature, la fréquence et la quantité des documents et des informations à fournir dépendent de l’étendue de la mission confiée à l’expert-comptable, de la nature de l’activité et de la taille de l’entreprise. Un expert-comptable d’un cabinet de conseil récemment créé avec un seul employé aura moins de travail qu’un expert-comptable chargé de la comptabilité d’une entreprise d’aide à domicile comptant une trentaine d’employés.
Par ailleurs, les dirigeants peuvent confier uniquement une partie de la mission comptable (présentation des comptes annuels) ou confier la gestion comptable complète à l’expert-comptable. La plupart des missions d’expertise comptable se résument à :
- Révision comptable et établissement du bilan annuel : l’expert-comptable révise les comptes, réalise les écritures de clôture et produit les documents de synthèse (bilan, compte de résultat, annexes).
- Prise en charge complète de la comptabilité : l’expert-comptable externalise l’ensemble de la saisie comptable, de la clôture des comptes et de la production des documents de synthèse.
Quelle que soit la mission, l’expert-comptable ne se limite pas à la gestion comptable. Le conseil et l’accompagnement font également partie de ses compétences. Il est donc important de prendre cet aspect en considération lors du choix de votre expert-comptable.
Lorsque vous choisissez votre expert-comptable, assurez-vous qu’il a intégré les évolutions numériques sans précédent qui ont transformé notre économie. Un expert-comptable de qualité doit lui-même avoir développé une stratégie prenant en compte cette dimension. Si de nombreux cabinets ont créé des sites web, d’autres, comme bmfiduciaire.fr, savent exploiter Internet pour dynamiser leurs activités. Il est important de choisir un partenaire qui peut également tirer parti des évolutions technologiques.
Quels sont les avantages de l’externalisation de la comptabilité ?
Externaliser la comptabilité permet de sécuriser la gestion comptable. Lorsque l’expert-comptable est responsable de la comptabilité de l’entreprise, il veille à ce que la saisie comptable soit conforme au plan comptable général et s’assure que l’entreprise respecte ses obligations sociales et fiscales. En cas de manquement, l’expert-comptable peut être tenu responsable.
Déléguer la comptabilité à un cabinet d’expertise comptable permet aux dirigeants de se concentrer sur leur activité tout en bénéficiant d’un suivi de gestion de qualité. L’expert-comptable peut agir en tant que Directeur Administratif et Financier (DAF) à temps partagé, grâce à ses compétences et à l’expérience acquises auprès de nombreux clients, il devient souvent un conseiller avisé.
Quels sont les inconvénients de l’externalisation de la comptabilité ?
L’externalisation de la comptabilité peut être coûteuse. D’une part, le taux horaire pratiqué par l’expert-comptable est généralement plus élevé que celui d’un comptable interne. D’autre part, le comptable en interne peut avoir des tâches plus variées que la seule comptabilité (courrier, suivi bancaire, relance clients, préparation des commandes, paiement des factures, etc.).
De plus, les cabinets comptables ont des rythmes de travail différents de ceux des entreprises. Il est donc parfois difficile d’obtenir les informations nécessaires, en particulier pendant les périodes fiscales où les cabinets sont souvent débordés. En fin de compte, que la comptabilité soit gérée en interne ou en externe, tout dépend de la qualité des personnes en charge du dossier. Il est donc essentiel de prendre le temps de choisir attentivement le personnel ou l’expert-comptable chargé de la comptabilité de l’entreprise. Dans les deux cas, un suivi attentif et une gestion bienveillante mais ferme sont nécessaires.
