Pour être bien organisé, il est essentiel d’avoir une planification hebdomadaire et mensuelle. Cela vous permettra de progresser dans les choses qui comptent pour vous, de prioriser, de gagner en clarté et d’optimiser votre gestion du temps.
Alors, comment mettre en place une planification efficace ?
Dans ce guide, vous découvrirez toutes les étapes nécessaires pour mieux organiser vos semaines et vos mois. Vous aurez également accès à des modèles gratuits et imprimables de planning hebdomadaire et mensuel.
Votre modèle gratuit de planning hebdomadaire et mensuel à imprimer
Pour télécharger gratuitement votre modèle de planning, il vous suffit de renseigner votre adresse e-mail ci-dessous. Vous recevrez votre planning hebdomadaire et mensuel directement dans votre boîte e-mail, ainsi que toutes les étapes pour les utiliser et les planifier correctement.
Pour plus de clarté, je vous recommande d’utiliser deux plannings différents, un pour la semaine et un pour le mois. Utiliser un seul et même planning peut entraîner une accumulation d’informations au même endroit, ce qui peut rapidement devenir illisible. Il est préférable d’avoir deux supports distincts.
Dans votre planning mensuel, vous noterez tous vos rendez-vous, événements, échéances de projets, week-ends et vacances. Vous pouvez considérer ce planning mensuel comme une vue aérienne de vos mois.
Et dans votre planning hebdomadaire, vous indiquerez vos tâches, projets et réunions. Ce planning vous donnera une idée précise de l’organisation de vos journées.
En adoptant une approche basée sur un planning mensuel et hebdomadaire, vous gagnerez en clarté et en visibilité.
Maintenant, voyons comment les utiliser efficacement…
Les étapes de la planification
Étape 1 : Liste de toutes vos tâches, projets, rendez-vous et événements
La première étape de la planification consiste à prendre une feuille de papier et à lister toutes les tâches, projets, rendez-vous et événements auxquels vous pouvez penser.
- Les tâches regroupent toutes les choses que vous devez faire, qu’elles soient professionnelles (rédiger un rapport, préparer une réunion…) ou personnelles (faire les courses, ranger la maison…). Il s’agit également des tâches récurrentes que vous devez effectuer chaque semaine ou chaque mois, comme aller chercher les enfants à l’école ou payer les factures.
- Les projets sont des ensembles de tâches à réaliser avant une date limite. Ils peuvent être professionnels (lancement d’un produit, organisation d’un événement…) ou personnels (organisation d’un voyage, apprentissage d’une langue…). Lorsque vous notez un projet, assurez-vous d’indiquer son nom, ses étapes et sa date butoir.
- Les rendez-vous, réunions et événements correspondent à toutes les activités auxquelles vous participez et qui ont une date et une heure spécifiques.
Lorsque vous dressez cette liste, veillez à ne rien oublier. Vous constaterez qu’en couchant ces éléments sur papier, vous vous sentirez soulagé et vous gagnerez en clarté.
Une fois cette première étape terminée, passons à la suivante.
Étape 2 : Définir vos priorités
Maintenant que vous avez listé toutes vos tâches, projets, rendez-vous et événements, classez-les en fonction de leur priorité.
Pour cela, vous pouvez utiliser la matrice d’Eisenhower. Cette matrice permet de classer toutes vos tâches en 4 grandes catégories :
- Important et urgent (les choses à traiter immédiatement)
- Important, mais non urgent (les choses à planifier pour plus tard)
- Urgent, mais non important (les choses à déléguer)
- Ni urgent ni important (les choses à éliminer ou à limiter)
Ajoutez chaque élément dans le quadrant correspondant.
Considérez que les tâches importantes et urgentes, ainsi que celles importantes mais non urgentes, sont vos priorités absolues. Ce sont vos “gros cailloux”, pour reprendre l’analogie du seau et du professeur. Une fois que vous les avez ajoutés à votre planning, ils restent en place et deviennent non négociables. Tous les éléments ajoutés par la suite devront s’adapter à cette contrainte.
Par exemple, si vous considérez que la préparation de votre stratégie trimestrielle est une priorité et que vous la planifiez pour le lundi de 9h à 12h, vous devez bloquer cette plage horaire. Si vous êtes invité à une réunion pendant cette période, vous devrez la décaler ou l’annuler si elle n’est ni importante ni urgente.
Personnellement, tous les matins de 7h à 9h30, j’écris mes articles. Cette plage horaire est réservée et rien ni personne ne peut la modifier. Si je reçois un appel pendant ce temps, je ne réponds pas. Si quelqu’un prévoit une réunion, je la refuse. Et si une tâche urgente survient, je m’en occuperai après 9h30. J’ai rendu cette plage horaire non négociable, ce qui me permet d’écrire un article par semaine depuis plus de 3 ans.
Vos tâches prioritaires sont celles qui vous font avancer le plus vers vos objectifs. Ce sont celles qui requièrent toute votre attention et votre temps. Accordez-leur la place qu’elles méritent dans votre planning.
Étape 3 : Ajouter les éléments dans votre planning mensuel
Si vous avez bien suivi l’étape 1, votre feuille de papier devrait contenir tous les événements, rendez-vous et réunions auxquels vous participerez dans les semaines à venir, ainsi que les dates limites de vos projets.
Prenez chaque élément et ajoutez-le à votre planning mensuel en précisant le jour et l’heure correspondants.
Vous pouvez également ajouter les jours fériés, les vacances et les week-ends pour une meilleure visibilité. Vous aurez ainsi une vue d’ensemble de votre mois.
Une fois votre planning mensuel complété, vous pouvez passer à votre planning hebdomadaire.
Étape 4 : Ajouter les éléments dans votre planning hebdomadaire
À partir des éléments listés à l’étape 1, ajoutez-les à votre planning hebdomadaire. Déterminez précisément les moments de la semaine où vous vous occuperez de vos tâches et de vos projets.
Par exemple, si vous devez préparer une présentation commerciale, indiquez spécifiquement le jour et l’heure où vous vous en occuperez.
Définir à l’avance l’heure à laquelle vous effectuerez vos tâches est le meilleur moyen de rester efficace, comme le démontre une étude publiée dans le British Journal of Health Psychology. En 2001, un groupe de chercheurs anglais a réalisé une étude auprès de 248 personnes souhaitant prendre l’habitude de faire de l’exercice. Les personnes qui ont obtenu les meilleurs résultats sont celles qui avaient spécifiquement déterminé le jour, l’heure et l’endroit où elles s’exerceraient. Une preuve supplémentaire de l’importance de la planification.
Cependant, cela ne signifie pas que vous devez planifier chaque seconde de votre journée. N’empilez pas vos tâches dans votre calendrier comme des dominos dans un jeu Tetris. Soyez réaliste et prévoyez toujours des espaces entre vos tâches, car les imprévus sont monnaie courante.
Les tâches prennent souvent plus de temps que prévu, les réunions s’éternisent, les appels durent plus longtemps… Il est donc important de prévoir des espaces pour anticiper ces contretemps et prendre des pauses.
Laissez-vous également 1 à 2 heures de libre en fin de journée pour faire face aux imprévus. En gardant cette marge de manœuvre, vous pourrez vous occuper de toutes les choses qui n’étaient pas prévues lors de la planification. Si on vous demande un service ou si un client vous appelle alors que ce n’était pas prévu, vous pourrez vous en occuper pendant cette période. Et si tout se déroule comme prévu, tant mieux, vous pourrez en profiter pour prendre de l’avance sur le lendemain.
Une dernière chose à garder à l’esprit lors de la préparation de votre planning hebdomadaire est de planifier en fonction de votre niveau d’énergie. Essayez autant que possible de réserver les tâches importantes et/ou urgentes pour le début de la journée, lorsque vous êtes le plus vif et concentré. Vous devez être dans les meilleures conditions pour vous occuper de ce qui est prioritaire. Réservez l’après-midi pour le reste.
Étape 5 : Gérer les nouvelles tâches
Votre planning n’est jamais figé, de nouveaux éléments viennent toujours s’ajouter avec le temps. Nouvelles tâches à réaliser, nouveaux rendez-vous auxquels assister, nouvelles réunions auxquelles participer… On appelle tous ces éléments les “nouvelles entrantes”.
Pour rester organisé et efficace, vous devez savoir les gérer. Voici quelques règles à garder à l’esprit :
- Si une nouvelle tâche prend moins de 2 minutes, faites-la immédiatement. Cela évitera qu’elle n’encombre votre esprit et votre emploi du temps. Par exemple, si quelqu’un vous demande un service qui prend moins de 2 minutes, effectuez-le tout de suite, cela vous en débarrassera sans interrompre votre état de concentration.
- Si une nouvelle tâche est importante et urgente, occupez-vous-en en fin de journée en utilisant la plage de 2 heures que vous avez prévue à cet effet. Ne faites pas l’erreur de vous en occuper immédiatement. La plupart des choses que vous considérez comme urgentes peuvent généralement attendre quelques heures. Bien sûr, si votre maison brûle, si vous êtes cambriolé ou si vous devez emmener un proche à l’hôpital en urgence, arrêtez ce que vous faites et réglez le problème immédiatement. Cependant, reconnaissez que les situations extrêmement urgentes restent exceptionnelles.
- Si une nouvelle tâche est importante, mais pas urgente, planifiez-la dans votre calendrier hebdomadaire ou mensuel.
Les nouvelles entrantes ne doivent pas remettre en question la planification que vous avez établie. Si vous réévaluez vos priorités à chaque nouvelle tâche, chaque nouvelle sollicitation ou chaque nouvelle réunion, vous ne pourrez jamais avancer efficacement dans votre travail. Vous serez comme le capitaine d’un navire qui change constamment de cap.
C’est pourquoi vous devez être ferme et inflexible dans votre planification. Une fois que vous avez choisi une direction, vous devez vous y tenir, quelles que soient les circonstances. Les nouvelles entrantes doivent s’adapter à votre planning, et non l’inverse. C’est le meilleur moyen de vous assurer d’aller jusqu’au bout de vos tâches.
Étape 6 : Faire un bilan hebdomadaire
À la fin de chaque semaine, prenez le temps de faire un bilan. Analysez ce qui s’est bien passé et ce qui s’est moins bien déroulé, et tirez-en des enseignements. C’est en adoptant cette démarche d’amélioration continue que vous progresserez.
Profitez également de ce moment pour préparer la semaine suivante. Reprenez l’étape 1 en listant les tâches que vous n’avez pas eu le temps de terminer, ainsi que toutes les nouvelles tâches et les nouveaux rendez-vous à venir. Ensuite, priorisez-les et ajoutez-les à votre planning hebdomadaire et mensuel.
En suivant ces quelques étapes, vous parviendrez à rester organisé et serein.
Conclusion
Comme vous l’avez constaté, établir une planification hebdomadaire et mensuelle n’est pas compliqué. Cela ne prend qu’une à deux heures par semaine au maximum, et cela vous aidera à mieux gérer votre temps.
Pour mettre en place cette planification, suivez ces 6 étapes :
- Liste de toutes vos tâches, projets, rendez-vous et événements.
- Définition de vos priorités.
- Ajout des éléments dans votre planning mensuel.
- Ajout des éléments dans votre planning hebdomadaire.
- Gestion des nouvelles entrantes.
- Bilan hebdomadaire.
