Organiser un festival est une entreprise qui peut s’avérer complexe. Que ce soit pour promouvoir une association loi 1901 ou pour une cause caritative, cet événement se veut à la fois festif, convivial et informatif. Cependant, il nécessite une planification minutieuse et le respect de plusieurs étapes clés, telles que le choix du lieu, la communication, la billetterie, le budget, la recherche de financement, les obligations légales et les assurances. Sans oublier la gestion du personnel. Dans cet article, nous vous guidons pas à pas pour organiser un festival réussi. Nous vous donnons également les conseils avisés de Julien Demengel, Consultant marketing culturel et directeur de la communication du festival Rock en Seine, ainsi qu’une checklist téléchargeable pour vous aider à ne rien oublier.
Les Différentes Étapes à Respecter pour l’Organisation d’un Festival
Comme pour tout événement associatif, l’organisation d’un festival requiert plusieurs étapes clés. Voici lesquelles :
Définir le thème du festival…
Avant de vous lancer dans l’organisation du festival, il est primordial de déterminer la thématique sur laquelle vous souhaitez baser cet événement. Cela vous permettra d’attirer d’autres personnes, associations et institutions à votre projet. Le choix de la thématique dépend de vos attentes et des objectifs de la manifestation. Vous pouvez également prendre en compte la durée et le domaine que vous souhaitez couvrir. Les idées ne manquent pas : festival de musique, de danse, de cinéma, de théâtre… Laissez libre cours à votre imagination ! Le thème peut également vous aider à choisir le nom du festival, qui peut être protégé par un dépôt de marque auprès de l’INPI.
… et son cadre
Le choix du lieu où se déroulera le festival ne doit pas être fait au hasard. Il doit répondre aux besoins logistiques de l’événement. La capacité du lieu doit également correspondre au nombre de participants attendus, que ce soit une salle ou un espace extérieur. Selon l’endroit choisi, certaines démarches administratives peuvent être obligatoires, notamment dans les espaces publics et sur la voie publique.
Choisir et prendre contact avec les intervenants
Pour choisir les intervenants (artistes, spécialistes, etc.), basez-vous sur la thématique que vous avez définie précédemment. Si vous prévoyez d’embaucher des artistes rémunérés, privilégiez ceux qui ont déjà une renommée. Toutefois, faire appel à des artistes amateurs peut être une alternative intéressante, surtout si vous avez un petit budget. Dans tous les cas, n’oubliez pas de conclure un contrat d’engagement avec les artistes rémunérés.
Établir la programmation
La programmation est essentielle pour assurer le bon déroulement du festival. Un programme bien structuré contribuera grandement au succès de l’événement. Il doit prendre en compte les contraintes techniques, les cachets des artistes (si rémunérés) ainsi que les décisions prises lors de la signature des contrats avec les intervenants.
Déterminer le budget d’organisation du festival
Peu importe la taille du festival et le nombre de participants attendus, il est essentiel de prêter une attention particulière à la définition du budget. Un budget prévisionnel vous permettra d’estimer les dépenses (location de salle, logistique, rémunération des intervenants) et les recettes (billetterie, location de stand, espaces publicitaires). Cela vous aidera à évaluer si votre projet est réalisable. Si vous avez besoin de financement supplémentaire, vous devrez préparer un dossier de présentation pour solliciter des partenaires financiers, tels que des sponsors, des institutions publiques ou des collectivités locales.
Les Obligations Légales à Observer pour l’Organisation d’un Festival
L’organisation d’un festival est soumise à certaines obligations légales. Il est important de respecter toutes les formalités déclaratives et les demandes d’autorisation nécessaires auprès de la mairie ou de la préfecture. Voici les détails à prendre en compte :
Effectuer une déclaration ou une demande d’autorisation
Si vous organisez votre festival dans un espace public, vous devez obtenir une autorisation administrative. Faites une demande auprès du maire ou du préfet de police (pour les organismes basés à Paris, Lyon ou Marseille). Cette demande doit préciser votre identité, la date, les horaires, le lieu de la manifestation et les éventuelles sonorisations prévues. Si votre événement rassemble plus de 1 500 personnes, vous devrez transmettre une demande d’autorisation à l’autorité compétente au moins un mois avant le festival. En revanche, une simple déclaration suffit si le festival se déroule dans un lieu privé habilité en tant qu’établissement recevant du public (ERP) ou sur la voie publique.
Demander des autorisations supplémentaires
Selon les circonstances, d’autres autorisations peuvent être nécessaires. Par exemple, pour l’installation d’une buvette ou d’un bar, vous devez obtenir une licence de débit de boisson. Faites votre demande en mairie au moins 15 jours avant le festival et respectez la réglementation applicable aux débits de boisson en matière d’affichage, d’étalage, d’hygiène et de sécurité. Si vous prévoyez de diffuser ou d’interpréter des œuvres musicales, l’autorisation de la SACEM est requise, ainsi que le paiement des droits de diffusion. Vous devrez également effectuer une déclaration préalable si vous souhaitez installer un chapiteau sur le site du festival.
Veiller à la sécurité du festival
La sécurité du festival est une préoccupation majeure. Vous devez prendre toutes les mesures nécessaires pour limiter les risques d’accident et respecter les règles de sécurité en vigueur, tant pour les festivaliers que pour le personnel. Selon les circonstances, la formation d’un service d’ordre peut être obligatoire. Vérifiez la conformité des installations et des équipements utilisés afin de prévenir les accidents, et prévoyez si nécessaire l’intervention d’une équipe de secours.
Contracter une assurance
En tant qu’organisateur, vous devez souscrire une assurance responsabilité civile pour couvrir votre association. Veillez également à protéger les biens matériels utilisés et le lieu du festival. Des garanties spécifiques, telles que l’assurance annulation, peuvent être ajoutées selon vos besoins.
Communication autour de l’événement : comment procéder ?
La communication est un élément clé pour la réussite de votre festival. Vous devez promouvoir l’événement de manière efficace afin de lui assurer une visibilité maximale. Pour cela, vous disposez de différentes options complémentaires :
- Les supports de communication traditionnels : presse, affiches, flyers, plaquettes, banderoles, prospectus, etc.
- Les canaux de communication en ligne : réseaux sociaux (Facebook, Twitter), site internet de l’association, newsletters, campagnes d’emailing, etc.
Dans tous les cas, assurez-vous de fournir toutes les informations utiles dans vos annonces, telles que le nom du festival et de l’association organisatrice, les coordonnées de l’organisateur, le lieu, la date, les horaires, le prix d’entrée, la présentation et le programme du festival, la liste des intervenants et les partenaires de l’association.
N’oubliez pas que la communication ne s’arrête pas une fois le festival terminé. Continuez à partager des photos et des souvenirs de l’événement sur vos canaux de communication pour fidéliser les participants et renforcer la visibilité de votre projet.
Comment Gérer la Billetterie ?
Pour la vente des billets, nous vous recommandons de combiner deux dispositifs :
- La billetterie en ligne en amont, proposée gratuitement par HelloAsso.
- La billetterie manuelle sur place.
Cette combinaison vous permettra d’éviter les files d’attente et de gagner du temps, surtout pour les événements avec un grand nombre de participants. La billetterie en ligne de HelloAsso vous permettra également de suivre en temps réel les ventes, de partager l’événement sur les réseaux sociaux et de fluidifier l’entrée des participants le jour J grâce à une application mobile de scan.
Pour les festivaliers de dernière minute, la billetterie manuelle sur place sera une solution pratique pour pouvoir participer au festival.
En conclusion, organiser un festival demande de l’organisation, de la créativité et un bon sens de communication. Suivez ces étapes essentielles et ne négligez pas les obligations légales pour assurer le succès de votre événement. Bonne chance et profitez de cette expérience unique !
