Teams, c’est vraiment super 😀 et ça nous rend bien service. Aujourd’hui, je vais vous parler de la fonctionnalité webinaire, qui est disponible depuis plus d’un an maintenant. Malheureusement, la plupart des utilisateurs de Microsoft 365 ne savent pas que cette fonctionnalité existe et utilisent parfois des solutions externes comme Zoom ou Google Hangouts, ce qui peut entraîner des frais supplémentaires. Je pense donc qu’il est temps que vous testiez cette fonctionnalité et l’utilisiez pour votre prochain événement!
Quelles licences 365 sont nécessaires pour organiser des webinaires avec Teams?
Il vous suffit d’une licence pour l’organisateur, les participants n’ont pas besoin d’en avoir une pour rejoindre un webinaire Teams. La licence minimale requise est Microsoft 365 Business Standard. Malheureusement, la licence 365 Business Basic ne comprend pas la fonctionnalité webinaire dans Teams. Vous pouvez trouver la liste et les prix des licences 365 Business sur ce lien.
Quel matériel ai-je besoin pour organiser un webinaire sur Teams?
Bonne question! Je vois encore beaucoup de personnes organiser des webinaires sans avoir un minimum de matériel professionnel. C’est la même chose lorsque vous participez à des réunions en ligne, il est important d’avoir un bon casque-micro. Il n’est pas nécessaire de dépenser beaucoup, il existe de très bons casques filaires Jabra ou Logitech pour environ 50€. Personnellement, j’adore le micro RØDE NT USB, il offre une excellente qualité sonore et vous le retrouverez d’ailleurs dans la plupart de mes vidéos 😉 Si vous avez un ordinateur portable récent, la plupart des caméras sont déjà en HD 720p, ce qui est suffisant pour un webinaire ou une réunion en ligne. Pour améliorer la qualité, je vous recommande une caméra pivotante d’au moins Full HD 1080p. Enfin, n’oubliez pas l’éclairage, il est préférable d’avoir une source de lumière face à vous plutôt qu’à contre-jour, comme une fenêtre. Il existe de nombreux modèles de lampes de table LED ou de ring lights pour vous éclairer.
Quelles sont les fonctionnalités d’un webinaire avec Teams?
Vous connaissez déjà les réunions en ligne dans Teams: 1. On envoie un lien 2. La personne arrive dans une salle d’attente 3. On l’accepte ✅ 4. On démarre la réunion. Pour le webinaire, c’est la même chose, mais avec en plus un formulaire qui permettra à vos invités de s’inscrire. Le formulaire est entièrement personnalisable, vous pouvez y ajouter vos logos, vos images et même une section présentant les intervenants. Une fois le webinaire terminé, vous aurez accès à un rapport de présence regroupant toutes les informations enregistrées par vos participants. C’est simple et efficace, alors lancez-vous et créez votre premier webinaire Teams!
Comment créer un webinaire sur Teams (étape par étape)?
- Ouvrez votre client Teams.
- Sous l’onglet “Calendrier”, choisissez “Nouvelle réunion” puis “Webinaire”.
- Remplissez les paramètres de l’invitation qui concernent uniquement vous et les autres présentateurs éventuels. Il s’agit des détails de la réunion qui seront enregistrés dans votre calendrier.
- Cliquez sur “Afficher le formulaire d’inscription” pour commencer à créer le formulaire que vous enverrez à vos invités. Ajoutez une image, les informations de date, le nom de l’événement, la description, etc.
- Ajoutez les intervenants si nécessaire.
- Si vous le souhaitez, ajoutez des champs supplémentaires pour collecter des informations auprès de vos participants.
- Cliquez sur “Enregistrer” pour voir le résultat. Vous pouvez également cliquer sur “Afficher dans le navigateur” pour prévisualiser le formulaire. Si vous avez besoin de le modifier, cliquez sur “Modifier” en haut à droite.
- Une fois satisfait, cliquez sur “Envoyer” pour partager le lien d’inscription avec vos futurs invités. Un rendez-vous sera automatiquement créé dans votre calendrier.
- Il ne vous reste plus qu’à partager votre lien d’inscription et à attendre vos invités avec impatience!
Comment restreindre les actions des participants lors d’une réunion en ligne?
Si vous organisez un webinaire, vous voudrez probablement restreindre certaines actions des participants. Heureusement, Teams vous permet de personnaliser un certain nombre d’options avant et pendant la réunion. Si votre réunion n’a pas encore commencé, ouvrez Teams et cliquez sur “Modifier” sur le rendez-vous. Cliquez ensuite sur “Options de la réunion” pour accéder à toutes les options disponibles. Vous pouvez notamment restreindre qui peut être présentateur, désactiver le micro ou la caméra, éviter la salle d’attente, limiter les conversations, etc. Ces options peuvent également être configurées pendant la réunion, par exemple en désactivant les micros.
Le jour J de votre webinaire est arrivé
Ne vous connectez pas à la dernière minute! Assurez-vous d’être prêt et connecté à l’avance. Si vous souhaitez afficher la liste des participants, allez dans le calendrier de Teams, double-cliquez sur votre événement et sélectionnez “Présence”. Pour démarrer la réunion, il suffit de cliquer sur “Rejoindre”. Les participants qui se connectent seront placés en salle d’attente et il vous suffira de les autoriser depuis votre client Teams. Et voilà, c’est à vous de jouer!
Lorsque votre webinaire sera terminé, vous aurez accès aux statistiques de présence via le bouton du même nom. En résumé, organiser un webinaire avec Teams est simple, rapide et je le recommande fortement. Le formulaire d’inscription vous permet de collecter les informations de vos participants et facilite leur inscription. Cela vous fait gagner un temps précieux. Pour ma part, je n’ai pas encore utilisé le mode webinaire en réalité, mais je sais qu’il existe. Donc, si j’ai l’occasion d’en organiser un prochainement, je serai prêt 😀
