L’assemblée générale annuelle (AGA) est une réunion essentielle pour le bon fonctionnement de presque toutes les organisations. C’est un moment démocratique et décisif qui permet de faire le bilan de l’année écoulée et de prendre des décisions pour l’avenir.
Les fonctions et formalités de l’assemblée générale annuelle
Avant tout, il est important de comprendre l’utilité et les règles de base d’une assemblée générale. L’AGA permet de prendre des décisions liées à l’atteinte des objectifs de l’organisation. Elle réunit les associés pour échanger sur le bilan de l’année précédente et les activités à venir afin d’avoir une vision claire des prochaines étapes. Une assemblée permet notamment de partager les activités et les finances, de voter les renouvellements et modifications, de réélire les membres du conseil d’administration et du vérificateur, d’approuver les budgets prévisionnels et de prendre des décisions liées aux objectifs.
Les formalités d’une assemblée générale sont établies par un guide de procédure, qui peut être les règlements intérieurs ou administratifs de l’organisation. Ces règles déterminent le mode de convocation, les participants, le quorum, le mode de scrutin, les conditions de vote et autres détails permettant d’organiser une AGA appropriée.
La planification et la convocation
La planification de votre assemblée est essentielle. La personne responsable de l’organisation de la réunion et de la convocation est généralement le président, le vice-président, un secrétaire ou un membre du conseil d’administration. Le mode de convocation détermine comment la réunion aura lieu. Une assemblée générale se fait habituellement en personne, mais il est possible que les règlements autorisent le mode virtuel ou hybride. Les réunions en ligne sont de plus en plus courantes et peuvent être aussi constructives. Si votre AGA est en ligne, assurez-vous de respecter les formalités, comme pour une assemblée générale en présentiel.
Les personnes convoquées sont déterminées dans les règlements intérieurs, mais il arrive qu’il n’y ait aucune précision à ce sujet. Il faudra alors convoquer tous les membres de votre organisation sans aucune distinction. D’autres personnes sont souvent convoquées à des fins opérationnelles, comme le gestionnaire des finances par exemple. Les participants à l’assemblée générale doivent être indispensables à la présentation des résultats et à la prise de décisions.
La convocation est envoyée environ 8 à 15 jours avant la journée de l’assemblée générale. Elle comporte le nom de votre organisation, le nom de l’auteur de la convocation, le leader de la tenue de l’assemblée générale, les personnes convoquées, la date et l’heure de l’assemblée, le lieu et/ou le lien URL de la réunion virtuelle, les points à discuter et à présenter ainsi que les documents relatifs, et les sujets de vote qui deviendront des résolutions. Vous pouvez utiliser un logiciel de gestion de réunions pour créer un ordre du jour structuré, le partager en avance pour la convocation et le suivre en temps réel durant l’assemblée.
Le déroulement d’une assemblée générale annuelle
L’assemblée générale commence généralement par un discours du président, suivi de la présentation des rapports moraux et financiers. Ensuite, les points de l’ordre du jour sont délibérés en suivant attentivement l’ordre établi. Le déroulement de l’AGA comprend la prise de présence des participants, la présentation du président et du secrétaire de l’assemblée, le résumé des points de l’ordre du jour, la présentation des rapports financiers, la votation et l’élection à l’aide des résolutions, la conclusion et l’approbation de la réunion, et enfin la rédaction et la signature du procès-verbal.
La prise de présence permet de connaître le nombre de personnes présentes et votantes afin de respecter le quorum établi dans les règlements intérieurs. La conduite des votes est régie par les règlements intérieurs et peut se faire à main levée ou à bulletin secret. Il est important de respecter les conditions de majorité déterminées en fonction de l’importance et du type de décision. Une fois l’assemblée générale terminée, le procès-verbal est rédigé et doit comprendre les informations de la convocation ainsi que les décisions prises. Il doit être accessible à tous les associés et conservé dans un endroit sécurisé.
Notre conseil pour une assemblée générale annuelle réussie
Que vous teniez une assemblée générale annuelle en présentiel, virtuelle ou hybride, il est important de suivre les bonnes formalités et d’avoir le bon outil pour y arriver. Un logiciel de gestion de réunions vous permet d’avoir un ordre du jour structuré modifiable en temps réel, la consolidation des décisions, la centralisation et l’accessibilité des informations, la sécurité des données, et la conformité du procès-verbal. Vous pouvez essayer Beenote pour bénéficier de tous ces avantages et gagner du temps lors de la préparation et de la tenue de votre AGA.
En résumé, en suivant ces conseils et en numérisant votre processus d’assemblée générale annuelle, vous gagnerez du temps précieux. Alors, qu’en pensez-vous ? Que diriez-vous de tester Beenote dès maintenant ?
