Organiser une assemblée générale extraordinaire (AGE) pour une association n’est pas une tâche difficile en soi, mais cela requiert de la rigueur et du formalisme pour que tout se passe bien.
Convocation des autres membres
En général, les statuts fixent les règles de convocation à l’assemblée générale extraordinaire. La convocation peut être envoyée par courrier (simple ou recommandé avec accusé de réception) ou par e-mail. Elle peut également être affichée dans les locaux de l’association ou publiée dans un journal régional ou national.
La convocation doit contenir les informations suivantes :
- Le nom de l’association ;
- Le lieu, la date et l’heure de l’assemblée générale extraordinaire ;
- L’ordre du jour ;
- Le nom de la personne ou de l’organe qui a décidé de l’AGE ;
- La signature de la personne ayant convoqué l’assemblée.
Quel délai pour convoquer les membres à une AGE ?
La convocation doit être envoyée aux membres concernés, avec les documents nécessaires le cas échéant, entre 15 jours et 1 mois avant la date de la réunion. Cela leur permettra d’avoir tous les éléments en main le jour J.
Qui peut convoquer une assemblée générale extraordinaire ?
Les membres du bureau sont autorisés à organiser une assemblée générale extraordinaire si les conditions mentionnées ci-dessus sont respectées. Si les dirigeants sont réticents à l’idée d’organiser une AGE, il est possible de faire appel au tribunal pour résoudre le conflit.
Pourquoi faire une assemblée générale extraordinaire ?
Une assemblée générale extraordinaire peut être tenue à tout moment lorsque des questions cruciales concernant l’avenir de l’association sont en jeu. Cela peut inclure des modifications des statuts, des changements dans la composition du bureau, des règles d’adhésion, etc. Elle peut également être organisée pour prendre des décisions importantes ayant un impact sur la vie de l’association, telles que des questions financières, des fusions ou des dissolutions.
Quelle différence entre une assemblée générale ordinaire et extraordinaire ?
Contrairement à l’assemblée générale ordinaire qui a lieu chaque année, l’assemblée générale extraordinaire peut être organisée à tout moment lorsque des questions cruciales pour l’avenir de l’association se posent.
Atteignez le quorum, pensez à une alternative pour les membres non présents
Les statuts de l’association (ou le règlement intérieur, le cas échéant) fixent généralement les conditions de quorum. Il est recommandé de ne pas fixer un quorum trop élevé dans les statuts.
Afin d’atteindre le quorum, il est nécessaire de prévoir des conditions de vote pour les membres qui ne peuvent pas assister à l’assemblée générale extraordinaire. Par exemple, ils peuvent donner une procuration à un autre membre de l’association. Si les moyens de l’association le permettent et si les statuts le prévoient, il est également possible d’organiser un vote par correspondance ou par internet via un site sécurisé.
Veillez au bon déroulement de l’assemblée générale extraordinaire (AGE)
L’objectif de l’assemblée générale extraordinaire est de prendre des décisions importantes pour l’avenir de l’association. Par conséquent, elle doit être constructive.
- Accueil des membres : Chaque membre devra être accueilli personnellement afin de créer une atmosphère formelle mais conviviale dès le début de la réunion.
- Signature de la feuille de présence : Ce document permettra, entre autres, de vérifier si le quorum est atteint.
- Discours d’introduction : Il doit être bref mais explicite sur le sujet de l’assemblée.
- Prise de parole des membres : Un moment doit être prévu pour les questions et les suggestions afin de maintenir le calme lors de la réunion.
- Vote : Tous les matériels nécessaires au bon déroulement du vote doivent être prévus.
- Procès-verbal : Rédigé par le secrétaire de l’association, le procès-verbal résume les points discutés lors de l’assemblée générale extraordinaire ainsi que les décisions prises.
Bon à savoir: Le procès-verbal doit respecter un certain formalisme sur le fond et la forme, sous peine d’annulation des décisions prises lors de l’AGE. Il doit être précis, détaillé et complet.
Diffuser le procès-verbal aux adhérents
Si les statuts le prévoient, le procès-verbal de l’assemblée générale extraordinaire doit être porté à la connaissance de tous les adhérents. Il peut être affiché dans les locaux de l’association ou sur son site internet. Cependant, une association n’est pas légalement tenue de diffuser le procès-verbal de son AGE.
Et après l’assemblée générale extraordinaire ?
Pour toute décision qui modifie les statuts, telle qu’un changement de dirigeant ou de dénomination sociale, une copie certifiée conforme du procès-verbal ou un extrait du procès-verbal constatant le changement doit être adressé à la préfecture dans les 3 mois suivant la décision.
De plus, un avis doit être publié dans le journal officiel des associations. Ce n’est qu’après toutes ces formalités que les changements seront opposables aux tiers.
Enfin, il est également important de prévenir la banque en cas de changement de président ou de trésorier.
Rappelez-vous, l’assemblée générale extraordinaire est un moment clé dans la vie de votre association. Faites-en sorte que cela se déroule dans les meilleures conditions pour prendre des décisions éclairées et assurer l’avenir de votre association.
