En tant qu’association loi 1901, vous devez organiser au moins une fois par an une assemblée générale ordinaire (AGO), la réunion la plus courante. C’est lors de cette occasion que les décisions relatives à la gestion courante de votre association sont prises. Il s’agit notamment de définir les stratégies et les actions à mettre en œuvre pour la nouvelle année, ainsi que de présenter les rapports annuels (rapport moral du président et rapport financier du trésorier). Les modalités d’organisation de cette réunion (fréquence, convocation, etc.) doivent être précisées dans les statuts de votre association. Il est donc crucial de ne rien négliger lors de la rédaction de ces statuts constitutifs. Découvrez dans cet article comment bien organiser l’AGO de votre association.
Les prérequis
En pratique, l’assemblée générale ordinaire d’une association a généralement lieu une fois par an. Elle se déroule habituellement en mars, septembre ou décembre. Cependant, c’est dans les statuts que la date (et éventuellement le lieu) ainsi que la fréquence de la tenue de l’AGO sont fixées. De plus, ces documents déterminent les personnes autorisées à y assister. Par conséquent, ils peuvent limiter la participation à des membres ayant des statuts particuliers ou remplissant certaines conditions. Par exemple, ils peuvent exclure les membres qui n’ont pas payé leurs cotisations ou qui ne sont pas suffisamment actifs. Cependant, en principe, tous les membres de l’association doivent pouvoir participer à cette réunion.
Une fois les participants à l’AGO identifiés, il est important de déterminer la personne ou l’organe responsable de son organisation. Vous devez consulter les statuts de votre association loi 1901 ou, le cas échéant, son règlement intérieur. Selon les dispositions statutaires ou réglementaires applicables, il peut s’agir d’un membre du bureau ou du conseil d’administration. En l’absence de toute mention dans les statuts et le règlement intérieur, cette mission incombe généralement au président de l’association.
Bon à savoir : Même s’il n’est pas obligatoire légalement, il est vivement conseillé aux associations concernées de faire participer leur commissaire aux comptes à l’assemblée générale ordinaire.
La convocation de l’assemblée générale ordinaire d’une association
Une fois le responsable de l’organisation de l’AGO et les participants identifiés, vous devez préparer les convocations et les envoyer.
Modalités de convocation à l’assemblée générale ordinaire d’une association
Pour connaître les conditions de convocation à l’AGO de votre association loi 1901, vous devez vous référer à ses statuts ou à son règlement intérieur. Vous ne devez rien négliger, que ce soit concernant le délai de convocation ou le mode d’envoi.
Pour le délai de transmission des convocations, il est recommandé de prévoir un délai de 15 jours à un mois. Cela permet aux participants de prendre connaissance de l’ordre du jour et d’analyser les documents qui l’accompagnent, tels que le projet de budget, les rapports annuels ou la présentation des nouvelles activités. Ce délai est également nécessaire aux organisateurs de la réunion pour la préparer correctement.
En ce qui concerne le mode d’envoi des convocations, plusieurs options s’offrent à vous : l’envoi par courrier postal (lettre simple ou recommandée), la transmission par voie électronique (option la plus recommandée en termes de praticité et de rapidité), l’annonce dans la presse, la publication sur le site internet de l’association ou via les réseaux sociaux, ainsi que l’affichage dans les locaux de l’organisme et les endroits adaptés.
Rédaction de la convocation à l’AGO
Vous devez accorder une attention particulière à la forme et au contenu de la convocation à l’AGO. Cette dernière doit mentionner des informations importantes, à savoir :
- Le nom de l’association
- La date de la convocation
- La date, l’heure et le lieu de déroulement de l’assemblée générale annuelle
- L’ordre du jour
- L’organe ou la personne responsable de l’organisation de la réunion
- L’identité et la signature de l’auteur de la convocation
La planification du déroulement de l’assemblée générale ordinaire
Pour assurer le bon déroulement de l’AGO de votre association, il est essentiel de planifier chaque étape de manière méthodique :
- Accueil des participants
- Établissement de la feuille de présence (pour vérifier si le quorum est atteint)
- Discours d’introduction
- Organisation et répartition du temps de parole en favorisant les interactions entre les participants et les organisateurs
- Préparation du vote, notamment en cas de scrutin à bulletin secret (prévoir le matériel nécessaire)
- Rédaction du procès-verbal et sa diffusion
Notez que pour les membres qui ne peuvent pas se déplacer le jour de l’AGO, vous pouvez leur permettre de voter par correspondance ou même par internet. Sinon, pourquoi ne pas leur proposer de donner une procuration à un autre membre pour voter en leur nom ? Anticipez au maximum !
Nous vous recommandons également de vous renseigner sur l’assemblée générale extraordinaire (AGE).
