Le développement de l’accès à Internet et aux nouvelles technologies permet aujourd’hui de se former en ligne, n’importe où quel que soit l’endroit où vous vous trouvez (sous réserve d’une bonne connexion wifi) et sur n’importe quel appareil (ordinateur, tablette, téléphone mobile).
Pour l’apprenant comme pour le formateur, une session de formation à distance permet ainsi une plus grande flexibilité et souplesse dans l’organisation d’autant plus si la formation est asynchrone, c’est-à-dire si elle n’a pas lieu de façon simultanée.
Que cela soit par choix ou lié à des contraintes géographiques/organisationnelles/sanitaires, la formation à distance s’adapte à tous les besoins et répond à toutes les configurations : petit comité ou large auditoire, interventions de plusieurs formateurs/animateurs, cours magistral ou cours pratique…
Suivez nos conseils ci-dessous et la formation en ligne n’aura plus de secret pour vous !
Choisir les bons outils en formation à distance & Préparer la logistique en amont
Si cela n’est pas imposé par l’entreprise pour laquelle vous formez les salariés, il vous faudra d’abord vous pencher sur le choix des plateformes et logiciels collaboratifs de visioconférence : Zoom, Microsoft Teams, Google Hangouts, Skype Entreprise, Cisco WebEx, GoToTraining, Adobe Connect…
Chacun d’entre eux disposent d’avantages et d’inconvénients, à vous de trouver celui qui vous correspond en termes de fonctionnalités, d’interface et d’expérience utilisateur.
Afin de faire le choix le plus judicieux possible, nous vous conseillons de faire un benchmark rapide en fonction des critères que vous jugez essentiels pour vous. Cela peut être :
- le prix
- la capacité maximale d’apprenants par session de formation
- la possibilité de chater et d’interagir aussi bien pour les apprenants que pour le formateur, en mode synchrone ou asynchrone
- le fait de pouvoir créer des sous-groupes d’apprenants afin d’organiser des travaux de groupe par exemple
- l’enregistrement de la session de formation pour éventuellement le proposer en “replay”
- la personnalisation de votre espace qui vous permettra de le “brander” avec votre logo et vos codes couleurs
- l’accès à un tableau de bord qui vous donnera par exemple des statistiques nécessaires à l’optimisation de vos sessions de formation futures.
Une fois la plateforme de e-learning choisie, familiarisez-vous avec elle en amont, découvrez en détail toutes les fonctionnalités offertes et entraînez-vous afin que tout se passe bien le jour J, vous éviterez ainsi le stress et la crise de nerf que peut générer l’utilisation d’un matériel inconnu ou peu maîtrisé.
Pour vous préparer, testez le support de votre formation à distance et vérifiez qu’il se déroule sans accroc, et si par exemple, vous avez des liens vers d’autres documents ou des pages web, contrôlez que cela fonctionne correctement, d’autant plus si vous êtes plusieurs formateurs à intervenir.
Equipez-vous d’un casque avec micro (antibruit si vous le pouvez) afin que les participants comprennent parfaitement vos propos.
Et enfin, gardez à proximité les coordonnées de votre contact en cas de problème technique ou si cela est possible d’avoir une personne dédiée dans votre équipe dont le rôle sera de gérer les couacs techniques et de répondre aux sollicitations de vos apprenants n’ayant pas trait à la valeur pédagogique de ce que vous enseignez (questions sur les problèmes de connexion, de son, de replay, d’organisation logistique, etc.).
Tout comme la préparation technique est nécessaire pour pallier aux aléas imposés par les outils, la préparation pédagogique d’une session de formation en ligne est primordiale car même si elle demande le même niveau de travail préalable qu’une formation en présentiel, elle impose toutefois de répondre à certaines spécificités.
Établir le cadre et le déroulement de la formation à distance
Comme une formation en présentiel, vous devez au préalable établir :
Le thème de la session de formation en ligne, son objectif, le public auquel vous vous adressez
En fonction du thème, des enjeux et de son objectif, vous serez ainsi capable de déterminer :
- le plan de la formation,
- les points à aborder pour répondre à l’objectif pédagogique visé,
- le format de la formation,
- les supports nécessaires pour votre formation (présentation, vidéo, tuto, schéma, infographie, exemples / cas pratiques…).
Établissez un cahier des charges clair avec le public visé, cela vous permettra d’avoir une formation à distance qui répondra aussi bien sur le fond que sur la forme aux attentes et besoins de votre audience. Et vérifiez que le langage que vous utilisez soit compris par votre audience : attention aux franglais par exemple, aux acronymes, au langage trop technique…
Le déroulement de votre intervention et celle des autres formateurs si cela est le cas :
Communiquez en amont sur le programme de votre formation à distance et sur les informations clés : déroulé de la session, durée, noms des intervenants, contenus, etc.
Dans la mesure du possible, anticipez les questions des participants en préparant le plus possible les réponses aux questions qui pourraient être posées.
Et n’oubliez pas de vous préparer vous !
Apprenez à gérer et canaliser votre stress, à poser votre voix, à articuler et ne pas parler trop vite, utilisez à bon escient les blancs et les respirations qui permettront à vos apprenants d’assimiler plus facilement ce que vous racontez et repérer les informations clés.
Cela est vrai en présentiel mais cela l’est d’autant plus en visioconférence où le principal passe par la voix.
Animer une session de formation est un acte engageant car il faut pouvoir intéresser l’ensemble du public. Animer une session en e-learning face à un écran où quelquefois vous ne pourrez pas voir les visages de tous vos apprenants demande un engagement supplémentaire alliant dynamisme et enthousiasme pour éviter monotonie et décrochage de votre audience.
Animer une classe virtuelle
Avant de démarrer concrètement la session de formation à distance, nous vous conseillons de rappeler les conditions d’organisation et d’établir des règles à suivre pour les participants :
- Demandez à tout le monde de couper leur micro afin de ne pas gêner le reste de la classe par des bruits de fond intempestifs,
- Incitez les participants à poser les questions sur le chat afin de ne pas couper le déroulé,
- Invitez-les à vérifier leur connexion Internet pour éviter les coupures ou les couacs techniques (problème de son, de bug, etc.).
Ensuite, vous pouvez présenter le programme, les enjeux et les objectifs de la formation en ligne afin que cela soit clair pour l’ensemble des participants.
S’il s’agit d’une première rencontre avec votre public, n’hésitez pas à vous présenter et dire pourquoi vous êtes légitime dans votre domaine d’expertise, et présenter vos co-animateurs si vous en avez.
Et si le nombre le permet, faites un tour de table des participants, cela permettra de désanonymiser les apprenants s’ils ne se connaissent pas. Gardez en tête que le maître-mot dans l’animation d’une classe virtuelle est le dynamisme. Votre audience doit sentir l’enthousiasme et la passion au son de votre voix.
Pour éviter le décrochage de votre public, au-delà d’avoir des supports de formation clairs et concis, vous devez également faire intervenir régulièrement les participants :
- sollicitez-les en leur posant des questions ou en leur donnant la parole,
- demandez-leur de résumer avec leurs mots ce que vous venez de dire,
- assurez-vous qu’ils aient bien compris en interrogeant un participant…
Que cela serve à animer la classe ou à évaluer les connaissances acquises par vos élèves, vous pouvez demander aux apprenants de préparer en amont du cours des cas à partager, ou durant la session de formation des exercices de travail individuel de courte durée avec mise en commun, de répondre à des questions ou des quiz en direct en utilisant les outils de communication disponibles (chat, mindmapping, etc.). L’idée est de rompre la monotonie et d’inciter les apprenants à participer et interagir afin que vous ne soyez pas le seul à prendre la parole. Non seulement cela permet de “reposer” votre voix mais cela donne surtout un dynamisme et un rythme nécessaires pour maintenir l’attention de vos participants.
N’oubliez pas également que rester concentré face à un écran n’est pas facile, alors n’hésitez pas à faire de courtes pauses et à varier les activités pour continuer à susciter l’intérêt de votre audience. Et enfin, finissez et concluez votre formation en ligne en reformulant les idées principales et en synthétisant les différents points de vue, surtout si plusieurs formateurs sont intervenus.
Organiser et animer une session de formation à distance est un challenge et demande un véritable engagement : nous l’avons vu, cela demande une certaine maîtrise technique et une forte capacité à conjuguer dynamisme et concentration. Nous espérons que ces quelques conseils vous permettront de mieux appréhender le e-learning et saisir les opportunités offertes par la digitalisation des formations.
