Vous avez envie d’organiser une tombola mais vous ne savez pas par où commencer ? Pas de panique, nous sommes là pour vous guider. Dans cet article, nous vous expliquerons les règles à respecter, la rédaction du règlement, la création des tickets, la manière de récolter les lots et enfin le tirage au sort. Alors, suivez le guide et préparez-vous à une expérience pleine de fun et de générosité !
L’aspect légal, les règles à respecter
Avant de vous lancer dans l’organisation de votre tombola, il est essentiel de connaître les règles légales qui s’appliquent. Tout d’abord, il est important de différencier une tombola d’un loto ou d’une loterie. Contrairement à une loterie, les gains d’une tombola ne peuvent pas être remportés en espèces mais uniquement en nature. Ainsi, il est interdit de distribuer de l’argent lors de votre tombola. De plus, il est également interdit de proposer des terrains et des bâtiments en lot.
Une tombola doit être ouverte à tout public et respecter les règles du hasard et de neutralité dans l’attribution des lots. Elle doit être organisée dans un but de bienfaisance, dans le cadre par exemple d’activités sportives, artistiques ou scolaires.
Financièrement, deux petites règles doivent être respectées
Lors de l’organisation de votre tombola, vous devez respecter deux petites règles financières. Tout d’abord, les frais utilisés pour l’organisation de la tombola ne doivent pas dépasser 15% du prix du billet multiplié par le nombre de billets vendus. Par exemple, si vous distribuez 100 tickets de 10 euros (soit 1000 euros de ventes), vous ne pourrez pas dépenser plus de 150 euros pour l’organisation de la tombola. De plus, il est interdit d’utiliser les bénéfices d’une tombola pour compenser les pertes résultant d’une mauvaise gestion ou d’un exercice précédent.
La rédaction du règlement de la tombola
Il est indispensable de rédiger un règlement pour votre tombola. Celui-ci doit contenir plusieurs informations essentielles, telles que la date d’ouverture et de fermeture de la tombola, la nature et le type de billets émis, le prix unitaire de chaque billet, la procédure utilisée pour le tirage au sort, le délai maximum accordé aux gagnants pour retirer leur lot, ainsi que la provenance et la destination des lots mis en jeu. N’hésitez pas à vous rapprocher des services communaux pour vous assurer que votre tombola respecte les exigences légales. En effet, tout organisateur ne respectant pas ces règles s’expose à des sanctions financières et/ou administratives.
En pratique
Maintenant que vous connaissez les règles à respecter, passons à la pratique !
Créer les tickets
Les tickets de tombola doivent contenir plusieurs informations et se composer de deux parties. La première partie sera remise au participant et la deuxième partie sera conservée pour le tirage au sort. Sur les deux parties du ticket, vous devez indiquer le numéro du ticket, qui servira au tirage au sort. Sur la partie remise au participant, vous devez également indiquer le prix du ticket, le nom de l’association, de l’école ou de l’organisme qui organise la tombola, ainsi que la date du tirage au sort. N’hésitez pas à ajouter d’autres informations qui pourraient booster vos ventes, comme un slogan, le premier prix ou l’objectif de la tombola. Pour éviter la copie facile des tickets, vous pouvez utiliser un papier personnalisé, coloré ou à motifs, ou un papier infalsifiable. Vous pouvez également utiliser une couleur d’écriture pantone fluo qui ne sera pas reproduite de manière similaire lors de la photocopie ou du scan. Enfin, n’oubliez pas d’apposer le cachet de l’organisateur.
Le générateur de ticket de tombola
Pour créer vos tickets, vous pouvez utiliser des outils en ligne ou des logiciels comme Word. Par exemple, vous pouvez créer un fichier Excel avec une colonne numérotée de 1 à 500 et le relier à un champ “numéro” dans votre publipostage. Certains sites internet proposent également des formulaires pour générer des tickets. Pour vous simplifier la tâche, nous vous proposons un générateur de tickets de tombola téléchargeable sur notre site.
Récolter les lots
Pour récolter un maximum de lots pour votre tombola, nous vous conseillons de rédiger une lettre type dans laquelle vous expliquez la cause que vous soutenez et les informations nécessaires pour solliciter les dons. N’oubliez pas d’indiquer le numéro de téléphone d’une personne de contact, l’adresse de dépôt des lots et la date de la tombola. Les petits commerçants du coin sont souvent ravis de contribuer à des tombolas en échange d’une petite publicité. Vous pouvez également solliciter les grandes surfaces du quartier, les parcs d’attractions ou encore les collectivités locales. Si besoin, vous pouvez également compléter vos lots en les achetant en ligne.
Le tirage au sort
Le jour J, utilisez une urne pour y placer tous les talons des tickets en votre possession. Choisissez une personne neutre pour effectuer le tirage au sort. Après le tirage, annoncez les numéros gagnants ainsi que les lots qui leur sont attribués. N’oubliez pas de noter les numéros et les lots pour que les absents puissent venir les récupérer ultérieurement.
Et voilà, vous avez toutes les clés en main pour organiser une tombola réussie ! Profitez de cet événement pour passer un moment convivial tout en soutenant une bonne cause. Nous vous souhaitons une excellente tombola à tous !
