Les utilisateurs externes qui ne font pas partie de votre organisation et ceux qui ne disposent pas d’Outlook peuvent causer des problèmes pour la méthode de partage standard. Heureusement, il existe une solution simple : partager une copie statique de votre calendrier par courrier électronique en tant que pièce jointe. Dans cet article, nous vous expliquerons comment partager un calendrier dans Outlook de manière rapide et facile.
Ouvrir le calendrier dans Outlook
Pour commencer, cliquez sur l’icône Calendrier dans la barre de navigation pour ouvrir votre calendrier dans Outlook.
Envoyer le calendrier par courrier électronique
Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Partager, vous trouverez le bouton Envoyer le calendrier par courrier. Cliquez dessus pour ouvrir la boîte de dialogue Envoyer un calendrier par courrier.
Sélectionner le calendrier à envoyer
Dans la liste déroulante Calendrier, choisissez le calendrier que vous souhaitez partager. Par défaut, Outlook sélectionne votre calendrier principal, qui affiche vos heures libres et occupées ainsi que les demandes de réunion.
Sélectionner la plage de dates
Choisissez la quantité de données de calendrier à inclure dans votre message en sélectionnant l’option appropriée dans la liste déroulante Plage de dates. Vous pouvez également choisir l’option Spécifier les dates… pour entrer une plage de dates personnalisée. Veillez toutefois à ne pas choisir une plage de dates trop large, car le message risquerait de dépasser les limites de taille de message du destinataire.
Sélectionner le niveau de détails
Dans la liste déroulante Détail, choisissez la quantité de détails à afficher pour les destinataires. Par défaut, l’option Disponibilité uniquement est sélectionnée. Notez que cette option n’inclut pas les éléments marqués comme privés, à moins que vous ne modifiez les paramètres de confidentialité.
Restreindre les informations affichées
Si vous sélectionnez l’option Disponibilité uniquement, vous pouvez limiter les informations incluses dans le message à vos heures de travail en cochant la case Afficher uniquement les heures comprises dans mes heures de travail. Pour modifier vos heures de travail, cliquez sur le lien Définir les heures de travail.
Options avancées
Si vous souhaitez afficher des options avancées, cliquez sur le bouton Afficher >>. Vous pourrez alors sélectionner les options suivantes :
- Inclure les détails des éléments marqués comme privés : Cette option n’apparaît que si vous avez sélectionné Détails limités ou Tous les détails dans la liste déroulante Détail. Elle permet d’inclure certains éléments privés, mais sans partager de détails supplémentaires.
- Inclure les pièces jointes dans les éléments de calendrier : Cette option n’apparaît que si vous avez sélectionné Tous les détails dans la liste déroulante Détail. Elle permet d’inclure toutes les pièces jointes aux éléments du calendrier, telles que les feuilles de calcul.
- Mise en page du courrier : Vous pouvez inclure votre Agenda quotidien ou votre Liste d’événements.
Finaliser et envoyer le message
Une fois que vous avez configuré les options de partage, cliquez sur OK pour ajouter le calendrier dans le corps du nouveau message. Remplissez tous les champs obligatoires du message, puis envoyez-le.
N’oubliez pas que les destinataires de ce courriel ne pourront voir que les événements de votre calendrier qui étaient présents avant l’envoi du message. Si vous apportez des modifications à votre emploi du temps, vous devrez envoyer un autre message avec les événements mis à jour pour les informer des changements.
Voilà, vous savez maintenant comment partager un calendrier dans Outlook ! Profitez de cette fonctionnalité pratique pour collaborer avec vos collègues et amis.
