Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises, peu importe leur taille, sont tenues de mettre en place un système de facturation électronique. Au-delà de l’obligation légale, cette transition présente de réels avantages pour votre entreprise :
- Gagner du temps en réduisant le traitement manuel des flux entrants et sortants.
- Accélérer le règlement et le traitement des factures.
- Réduire les risques liés à la faible traçabilité des factures, pouvant avoir un impact sur la trésorerie.
- Diminuer l’impact environnemental et les coûts liés à l’impression (environ 70 %).
- Optimiser la chaîne de traitement en assurant une correspondance automatique entre la facture, le bon de commande et le bon de livraison.
Mais comment procéder concrètement ? Dans cet article, nous allons vous présenter les différentes méthodes disponibles, les règles à suivre pour garantir la validité d’une facture électronique et les étapes pour réussir la dématérialisation de vos factures.
Dématérialisation en tant qu’émetteur : comment faire ?
La législation française prévoit deux formats pour dématérialiser une facture.
Par échange de données informatisé (EDI)
Pour envoyer ou recevoir une facture dématérialisée, vous pouvez utiliser un logiciel spécialisé qui permet l’échange automatique de données entre deux ordinateurs à l’aide de messages standardisés.
Selon l’article 289 bis du Code général des impôts, les factures transmises de cette manière, qui se présentent sous forme d’un message structuré conforme à une norme agréée par les parties, et qui peuvent être lues et traitées automatiquement, constituent des documents équivalents aux factures originales.
Cette solution présente l’avantage d’un haut niveau de sécurité et d’automatisation, réduisant ainsi les pertes de temps et les coûts liés à la gestion des factures. Pour garantir des échanges fiables et sécurisés, il est recommandé de choisir un prestataire EDI certifié qui assure la conformité de vos factures aux normes en vigueur en cas de contrôle fiscal ou de litige commercial. Flexsi, par exemple, peut vous accompagner dans la mise en place de la dématérialisation.
Au format Word ou PDF
Si le destinataire l’accepte, il est possible d’envoyer une facture dématérialisée au format Word ou PDF.
Selon l’article 289 V du Code général des impôts, ces factures peuvent être transmises par voie électronique à condition que leur authenticité et leur intégrité soient garanties par une signature électronique. Ces factures transmises tiennent lieu de facture originale pour l’application de l’article 286 et de l’article en question.
Cette méthode présente l’avantage d’une mise en œuvre rapide. Il vous suffit d’installer une imprimante virtuelle sur votre logiciel de facturation pour exporter une facture au format PDF, difficile à modifier. Certains professionnels préfèrent également apposer une signature électronique sur le PDF pour renforcer sa sécurité.
Contenu d’une facture électronique
Une facture électronique doit contenir les mêmes mentions obligatoires que sa version papier, telles que :
- Identité des deux parties : nom complet, adresse de l’assujetti et de son client, numéros individuels d’identification à la TVA.
- Date d’émission et numéro de la facture.
- Détail des produits ou services concernés, ainsi que la date de livraison ou d’exécution.
- Détail du coût hors taxe et montant des taxes payables.
En plus de ces mentions, des garanties complémentaires sont nécessaires :
- Authenticité de la facture.
- Non-répudiation, c’est-à-dire des preuves de l’envoi et de la réception du message par les parties concernées. Cela passe généralement par un certificat électronique.
- Intégrité des données, c’est-à-dire des éléments prouvant que les données n’ont pas été altérées depuis leur création, en utilisant une fonction de hachage ou un code d’authentification de message (MAC).
Pour garantir ces garanties, il existe trois méthodes :
- Signature électronique avec un certificat qualifié.
- Mise en place de contrôles qui établissent un lien entre la facture et la transaction correspondante.
- Utilisation d’une norme acceptée par les deux parties.
Que faire de vos anciennes factures papier ?
Un arrêté datant de mars 2017 précise les modalités de numérisation des factures papier. Il exige notamment une reproduction fidèle en couleurs et l’archivage au format PDF pour garantir l’intégrité des documents.
Certains photocopieurs multifonctions disposent d’applications permettant d’identifier le numéro de facture et/ou le numéro de commande, de se connecter à votre logiciel comptable et de classer automatiquement les factures dans les bons dossiers. Il vous suffit de numériser vos factures pour qu’elles soient automatiquement classées, ce qui vous permet de gagner du temps et d’éviter les erreurs humaines.
Conclusion : procédez par étapes
La dématérialisation des factures est une démarche simple qui peut être réalisée en plusieurs étapes, en fonction de la taille de votre entreprise :
- Dématérialisez vos anciennes factures pour faciliter leur traitement : indexation, recherche simplifiée, classement dans les bons dossiers.
- Paramétrez votre logiciel de comptabilité pour exporter vos fichiers en PDF et envisagez l’ajout d’une signature électronique.
- Si vous émettez un grand nombre de factures, il peut être intéressant d’investir dans un logiciel d’EDI pour automatiser leur traitement et optimiser le travail de vos équipes.
Besoin d’aide pour configurer vos équipements, choisir les bons photocopieurs multifonctions ou développer un outil d’échange de données informatisé ? Les experts Flexsi sont là pour vous accompagner. Contactez-nous au 01 55 65 17 17 ou via notre formulaire de contact.
