1 – Vous devez vous occuper vous-même de l’organisation des déplacements de votre supérieur(e) en France ?
Nous aborderons :
- La liste de contrôle ultime à créer
- Comment comparer les prix de manière optimale ?
- Pourquoi conserver les justificatifs ?
- L’importance de choisir des tarifs flexibles
- Pourquoi rendre tous les documents accessibles à votre supérieur(e) ?
a) Commencez par créer un document comportant deux sections :
- Une liste de contrôle reprenant tous les besoins de votre supérieur(e)
- Les réservations accompagnées de leurs références.
Cependant, pour créer ce document et que tout se déroule sans accroc, il est important de suivre quelques consignes spécifiques, que nous détaillons ci-dessous.
b) Comparez les prix
N’hésitez pas à consulter différents sites web pour trouver les prix les plus attractifs.
Faites attention aux prix des nuitées d’hôtels, des locations de voitures et surtout des billets d’avion, car ils sont constamment mis à jour en fonction de la demande ! Une fois que vous êtes sûr(e) des horaires, réservez vos billets pour éviter de payer plusieurs centaines d’euros supplémentaires ultérieurement.
c) Conservez tous les justificatifs pour la comptabilité de votre entreprise.
Il est absolument indispensable de conserver les justificatifs de déplacement pour justifier que ces dépenses sont liées à un voyage professionnel.
d) Optez pour des tarifs flexibles
Privilégiez, par exemple, des billets de train semi-flexibles ou flexibles, qui offrent une plus grande flexibilité par rapport aux billets économiques (qui ne peuvent pas être échangés ni remboursés après le départ du train).
Dans le même esprit de flexibilité et pour pouvoir réagir rapidement en cas de problème pendant le voyage, il est essentiel de savoir où se trouve votre supérieur(e) à tout moment. Le devoir de diligence ne devrait pas s’appliquer uniquement aux employés !
e) Téléchargez tous les documents sur un espace de stockage en ligne ou envoyez-les par e-mail à votre supérieur(e).
Dernier conseil concernant la réservation d’hôtels :
Assurez-vous que les hôtels réservés sur des sites tels que booking.com ou hotels.com sont réellement ouverts. Nous vous recommandons donc vivement d’appeler l’hôtel même si Booking indique que des chambres sont disponibles (il arrive fréquemment que les hôtels soient fermés et que cette information se perde en période de crise sanitaire).
2 – Vous devez vous occuper vous-même de l’organisation des déplacements de votre supérieur(e) à l’étranger.
Les conseils pour organiser vous-même le voyage de votre supérieur(e) à l’étranger sont globalement les mêmes que pour l’organisation d’un voyage d’affaires en France, avec quelques différences :
Si le voyage d’affaires de votre supérieur(e) est à l’étranger, vous pouvez vous tenir informé(e) des règles en vigueur pour entrer dans un pays en utilisant ce site.
Il vous suffit de cliquer sur le pays où votre supérieur(e) doit se rendre pour accéder aux règles en vigueur actuellement.Veillez également à ce que votre supérieur(e) dispose de l’attestation de déplacement et de voyage. Vous pouvez également prendre l’habitude de lui transférer cette attestation par e-mail pour vous assurer qu’aucun obstacle ne se présente lors du voyage.
3 – Vous avez une agence de voyages et devez leur transmettre les instructions de votre supérieur(e)
Assurez-vous de bien connaître le planning précis de votre supérieur(e) ainsi que ses exigences en matière de restauration et d’hébergement.
Il vous suffit ensuite de transmettre les besoins de votre supérieur(e) à l’agence de voyages par e-mail, qui s’occupera de tout pour vous, moyennant des frais souvent élevés.
Cependant, veillez à ce que votre supérieur(e) ait bien tous les documents à sa disposition (en les numérisant et en les lui envoyant par e-mail ou sur un espace de stockage en ligne)
Comme vous l’avez compris, organiser un voyage d’affaires n’est pas simple. C’est d’ailleurs pour simplifier l’ensemble du processus de réservation que nous avons créé notre plateforme.
Si vous souhaitez utiliser un outil gratuit qui centralise toutes les réservations, vous permet d’obtenir des factures claires et offre un service client disponible 24h/24 et 7j/7, demandez-nous simplement de vous contacter ci-dessous !
