Peu importe le domaine d’activité de votre association loi 1901, rien ne vous empêche d’organiser une conférence. Selon vos objectifs, vous avez le choix entre une conférence publique ou une conférence de presse. Bien que l’organisation d’événements associatifs nécessite beaucoup de préparation, il est possible de programmer une conférence en ligne, ce qui peut être très intéressant. Quoi qu’il en soit, quelle que soit la nature de la conférence, il est essentiel de s’y prendre à l’avance et de suivre plusieurs étapes clés. Voici les détails.
Déterminer l’objectif de la conférence
Avant tout, il est important de définir l’objectif de la conférence :
- Pourquoi souhaitez-vous l’organiser ?
- Est-ce pour annoncer le lancement d’un nouveau projet, la tenue d’un événement (concert, spectacle, etc.) ou une levée de fonds ?
- Ou bien est-ce pour discuter d’un sujet précis lié à vos activités associatives ?
- Est-ce pour vous faire connaître ou fidéliser vos donateurs et membres ?
Quelle que soit votre réponse, il est conseillé de choisir un thème attrayant qui suscite l’intérêt et attire un grand nombre de participants. Le choix du thème aura un impact sur la réussite de votre conférence.
L’objectif vous permet également de déterminer le type de conférence à organiser : une conférence publique ou une conférence de presse. Toutes les étapes de préparation de cet événement associatif dépendent de ce choix. Quel que soit le type de conférence que vous envisagez, il vous permettra de mettre en avant votre association à but non lucratif, ses valeurs et ses activités. C’est également une occasion d’attirer de nouveaux adhérents, bénévoles et partenaires financiers tels que des donateurs, des mécènes ou des sponsors.
Fixer la date de l’événement
La date de la conférence doit être fixée le plus tôt possible, comme pour les autres événements associatifs. Cela vous permettra de peaufiner tous les détails et de ne rien laisser au hasard. Lorsque vous décidez d’organiser une conférence, prévoyez une date plusieurs mois à l’avance.
Si vous souhaitez attirer un maximum de participants, choisissez une date qui ne coïncide pas avec des événements importants tels que des élections politiques ou des événements sportifs majeurs tels que les Jeux olympiques. Dans le cas contraire, vous risquez d’avoir une audience réduite, peu importe l’intérêt du sujet et le message que vous souhaitez communiquer au grand public.
Il est également essentiel de prendre en compte le moment de la journée en fonction de votre public cible :
- Une conférence en matinée s’adresse principalement aux professionnels, à la clientèle BtoB ou à la presse. Le format petit-déjeuner est idéal pour aborder un sujet qui demande une courte attention. Les participants resteront généralement seulement 30 minutes à une heure maximum avant de se rendre au travail.
- Une conférence entre midi et deux s’adresse également aux salariés. Ce créneau permet de prendre plus de temps et favorise les échanges. Veillez à proposer un service traiteur ou à limiter la durée à 30 à 45 minutes avec café et pâtisseries par exemple.
- Une conférence afterwork est idéale pour rassembler, présenter plus en détail, échanger et réseauter.
- Une conférence en journée convient aux personnes sans emploi ou aux salariés intéressés par des sujets à forte valeur ajoutée.
Dans tous les cas, envisagez de proposer une retransmission en ligne de votre conférence pour atteindre un public plus large.
Prévoir un budget prévisionnel
Il est essentiel de réfléchir en amont aux coûts liés à l’organisation de votre conférence et au financement nécessaire pour son bon déroulement.
Le budget comprend :
- Les coûts fixes tels que la location de la salle, le matériel, la sécurité, les assurances, etc.
- Les coûts variables en fonction du nombre de participants et du créneau choisi, comme le traiteur par exemple.
- Les coûts annexes et le temps consacré à l’organisation.
Si votre conférence est payante, estimez le nombre de billets vendus avec prudence dans votre budget prévisionnel.
Trouver le lieu le plus adapté
À moins d’organiser une conférence en ligne, vous devez réfléchir à l’endroit où se tiendra l’événement. Votre choix doit prendre en compte vos objectifs, vos exigences et vos attentes.
Pour une conférence en intérieur, de nombreuses possibilités s’offrent à vous : salle de fêtes, foyer de jeunes, salle communale, gymnase, maison de quartier, salle paroissiale, établissement scolaire, salle privée, etc. Vous pouvez également opter pour un espace extérieur tel qu’un jardin public, un terrain communal, une cour d’école ou un terrain privé. Assurez-vous simplement que l’accès au site est facile.
Prévoyez un parking si la conférence se déroule en intérieur afin de pouvoir accueillir tous les participants. Si vous organisez votre conférence en extérieur, prévoyez un abri en cas de changement de temps.
Contacter les intervenants
Dans le cadre d’une conférence publique ou en ligne, vous devez prendre contact avec les intervenants qui présenteront les sujets à l’ordre du jour. Contactez-les longtemps à l’avance, en particulier s’il s’agit de personnalités connues, pour leur permettre d’organiser leur emploi du temps. Les intervenants doivent être à l’aise avec le thème de la conférence et posséder des connaissances en lien avec celui-ci. Communiquez-leur les informations suivantes :
- L’intitulé exact de la conférence.
- L’identité des autres participants éventuels.
- L’approche que vous souhaitez pour leurs interventions.
Pour une conférence de presse, les principaux intervenants seront les membres du bureau, du conseil d’administration ou les adhérents de l’association. Toutefois, d’autres personnes extérieures à l’association peuvent également intervenir, comme les donateurs ou les sponsors.
N’oubliez pas de choisir quelqu’un à l’aise avec la prise de parole en public, qui représente les valeurs de l’association, et veillez à la diversité et à l’inclusion lors du choix des intervenants.
Sélectionnez vos prestataires
Tout comme les intervenants, les prestataires doivent être contactés à l’avance, en particulier pendant les périodes de forte demande (mai, juin, été et rentrée scolaire, par exemple).
Dressez la liste des professionnels dont vous avez besoin et que vous ne pouvez pas assumer vous-même. Cela peut inclure un traiteur, un technicien, du mobilier, des chaises, de l’éclairage, du matériel audio, etc. Si vous ne pouvez pas assurer ces tâches en interne ou si vous ne disposez pas de bénévoles compétents, demandez des devis.
Contactez les prestataires, précisez que vous êtes une association et demandez-leur des devis. Certains seront ravis de faire un geste commercial dans la mesure du possible.
Faites la promotion de votre conférence
Pour attirer un maximum de participants, il est important de communiquer sur votre conférence publique. Vous disposez de plusieurs moyens de communication que vous pouvez utiliser simultanément :
- Contactez les médias et diffusez un communiqué de presse ou un dossier de presse.
- Utilisez Internet et les réseaux sociaux comme Facebook, Twitter, Instagram, etc.
- Utilisez des banderoles, des prospectus et d’autres supports de communication.
Planifiez une communication progressive. Ne donnez pas toutes les informations trois mois avant l’événement et reste silencieux par la suite. Divulguez les informations au fur et à mesure pour susciter l’intérêt des futurs participants.
Si vous organisez une conférence en ligne, assurez-vous de fournir toutes les informations nécessaires aux participants en ligne. Intégrez le programme de la conférence, avec les noms des intervenants que vous aurez établi au préalable, dans toutes vos communications.
Le jour J
- Arrivez en avance et testez le matériel technique.
- Si vous avez des bénévoles, donnez-leur toutes les informations nécessaires et répartissez les tâches de la journée.
- Assurez-vous que les intervenants sont présents et accueillez-les.
- N’oubliez pas de prendre des photos ou de filmer pour pouvoir utiliser ces images ultérieurement. Communiquez en direct sur votre conférence grâce aux stories sur Instagram ou Facebook.
Budget et financement
Lorsqu’une association décide d’organiser une conférence, elle doit fixer un budget pour les préparatifs de l’événement. Il est important de prendre en compte la durée de la conférence, son envergure, les éventuelles rémunérations des intervenants, la logistique, etc. N’oubliez pas de prévoir une marge pour les imprévus.
Une fois le budget défini, vous devez rechercher des financements pour l’organisation de la conférence. Outre les subventions publiques et les dons, vous pouvez demander le soutien de sponsors locaux en échange d’une visibilité accrue. Pensez aux banques, mutuelles, entreprises ou institutions dont l’objet social est en lien avec le sujet de la conférence, ainsi qu’aux commerçants.
