Nouvelle procédure de signature électronique
Attention – Depuis le 15/07/2021, une nouvelle version de la salle des marchés a modifié la procédure de signature électronique. Consultez la nouvelle procédure ici.
Rappels importants
- Tout comme pour la version papier, la signature électronique n’est obligatoire que pour le contrat final avec le(s) titulaire(s) (c’est-à-dire l’acte d’engagement).
- Pour signer un marché, vous avez besoin de deux éléments : un outil de signature et un certificat d’identité.
Ternum BFC met à votre disposition deux solutions de signature électronique pour les marchés :
- L’outil de signature intégré à la salle des marchés. Il est fourni gratuitement aussi bien aux acheteurs qu’aux fournisseurs.
- Le parapheur électronique. Il permet la signature à distance des pièces et couvre également la signature des flux comptables, des bons de commande et d’autres documents. Ce service est inclus dans le pack de dématérialisation ou dans votre offre de service de base, en fonction du règlement financier applicable à votre structure.
Le certificat d’identité est individuel et doit être certifié eIDAS, délivré par une autorité de confiance habilitée par l’ANSII (voir la fiche réglementaire dédiée).
Les trois types de signature : XAdES, CAdES ou PAdES
La réglementation française et européenne reconnaît trois types de signatures électroniques pour les marchés publics :
- XAdES : la signature est détachée du fichier original et matérialisée par un fichier .xml (jeton de signature accompagnant le document principal).
- CAdES : la signature est détachée du fichier original et matérialisée par un fichier .p7s (jeton de signature accompagnant le document principal).
- PAdES : la signature est directement intégrée au fichier original, sans jeton de signature.
1. Signature sur la Salle des Marchés
Prérequis
- Vérifiez la configuration technique de votre poste.
- Vérifiez la validité de la signature du fournisseur avant de cosigner.
Étape 1 : Télécharger l’application de signature
Dans le menu de gauche, ouvrez le pavé “Outils de signature“.
Cliquez sur “Signer un document” puis “Lancer l’outil de signature“.
Enregistrez et ouvrez l’application, et validez les éventuels messages d’avertissement et de confirmation du lancement de l’application.
Une fenêtre pop-up s’ouvre, attendez le chargement complet.
Étape 2 : Ajouter le(s) fichier(s) à signer et sélectionner le format de signature
Sélectionnez le(s) fichier(s) à signer depuis l’explorateur de votre poste.
Indiquez le format de signature souhaité et cochez à droite les documents à traiter. Cliquez sur “Signer les fichiers sélectionnés“.
Étape 3 : Sélectionner le certificat à utiliser et signer
Une fenêtre pop-up s’ouvre, affichant les certificats de signature disponibles sur votre poste.
Sélectionnez le certificat approprié, saisissez votre code PIN ou mot de passe (selon votre certificat) et validez.
Attendez la fin de l’action de signature des fichiers.
Un message confirme la signature du fichier. Le fichier PAdES ou les jetons XAdES et CAdES sont déposés dans le même dossier que votre fichier original.
2. Signature sur le parapheur électronique
Prérequis
- Vous devez avoir souscrit à l’offre Ternum BFC donnant accès au pack de dématérialisation (ou inclus dans votre offre de base).
- Vous devez disposer d’un certificat de signature électronique.
- Vous devez disposer d’un environnement Microsoft (Linux et IOS ne sont pas compatibles).
Paramétrage
Le paramétrage initial du service est effectué par Ternum BFC. Il consiste à configurer les accès au service pour les utilisateurs déposant les pièces à signer et ceux qui effectueront la signature. Il est possible de paramétrer des circuits de signatures différents en fonction des types de marchés (en fonction du seuil ou de leur nature, par exemple).
Étape 1 : Dépôt des pièces à signer
Cette action est généralement effectuée par un agent. Elle consiste à remplir un formulaire sur la plateforme en indiquant les informations suivantes :
- Nom du marché
- Pièces à signer
- Pièces annexes fournies à titre d’information
- Circuit de signature adapté
Étape 2 : Notification par courriel
Dès que l’agent a déposé des pièces à signer, un courriel est automatiquement envoyé au signataire. Ce courriel contient un lien permettant d’accéder au document à signer.
Étape 3 : Signature
En suivant le lien précédent, le signataire doit d’abord s’identifier sur la plateforme.
Il est ensuite redirigé vers la page de signature. Il a accès aux différentes pièces, qu’il peut lire à l’écran avant d’apposer sa signature.
Après avoir connecté son certificat électronique, il peut alors signer (ou rejeter le document) en cliquant sur le bouton approprié. Le code PIN du certificat lui est ensuite demandé.
