Le changement de syndic peut s’opérer à la fin de son mandat, sauf en cas de révocation sur des motifs légitimes[1]. Cette modification doit être décidée lors de l’assemblée générale des copropriétaires. Voici la procédure idéale pour éviter que la copropriété se retrouve sans syndic.
Mettre en concurrence les syndics
Avant de notifier le syndic en place d’un éventuel changement, le conseil syndical doit effectuer des démarches pour mettre en concurrence différents syndics, en fonction des particularités de la copropriété. Les copropriétaires ont également la possibilité de constituer une commission ad hoc pour établir une description précise de la copropriété et sélectionner les candidats. Il est essentiel de choisir le meilleur candidat, celui qui répondra le mieux aux besoins spécifiques de la copropriété et assurera une meilleure gestion.
Ensuite, le conseil syndical doit informer le syndic en place et les copropriétaires en rédigeant une note exposant le projet et ses motivations. Cela permet de jauger l’opinion générale et de vérifier s’il y a une majorité en faveur du changement.
Pour que l’assemblée générale puisse se prononcer sur le changement de syndic, il faut demander l’inscription à l’ordre du jour d’un contrat de syndic concurrent. Cette demande doit être envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception, et être accompagnée de la proposition de contrat retenue.
NB: Si la copropriété est dotée d’un conseil syndical, la mise en concurrence de différents contrats de syndic est obligatoire tous les 3 ans et doit être effectuée par le conseil syndical[2].
Les démarches du syndic en place
Le conseil syndical doit veiller à ce que le syndic en place convoque l’assemblée générale avant l’expiration de son mandat. Le syndic doit également inclure à l’ordre du jour deux résolutions concernant le renouvellement de son mandat d’une part, et à défaut, la nomination d’un des syndics présélectionnés et l’approbation de son contrat.
Ensuite, le syndic doit consulter le conseil syndical sur l’ensemble des contrats de syndic avant leur examen en assemblée générale. Le syndic doit ensuite envoyer les convocations à l’assemblée générale aux copropriétaires dans les délais légaux. Les projets de contrats des syndics sélectionnés doivent être joints à la convocation.
L’élection du syndic
La copropriété doit élire le syndic lors de l’assemblée générale. Les copropriétaires doivent comparer les différents projets de contrats avant de voter. Le syndic est élu à la majorité absolue de l’article 25 de la loi de 1965, c’est-à-dire à la majorité des voix de tous les copropriétaires appartenant au syndicat.
Un second vote peut avoir lieu si la majorité absolue n’est pas atteinte mais que le projet rassemble un tiers des voix de tous les copropriétaires. L’assemblée générale peut procéder à un nouveau vote à la majorité simple de l’article 24 de la loi du 10 juillet 1965, soit lors de la même séance, soit lors d’une nouvelle assemblée qui devra être convoquée dans les trois mois[3].
Il est fortement recommandé aux copropriétaires d’anticiper le changement de syndic afin d’éviter une situation où aucune majorité ne se dégage, ce qui pourrait conduire à une mise sous administration provisoire de la copropriété faute de syndic.
Organiser la transition d’un syndic à un autre
L’ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic, dans un délai d’un mois suivant la cessation de ses fonctions, l’état de trésorerie, l’ensemble des fonds immédiatement disponibles et tous les documents et archives de la copropriété.
La transmission des documents et archives doit être accompagnée d’un récapitulatif signé par le syndic sortant et le nouveau syndic, dont une copie doit être remise au conseil syndical[4]. Afin d’assurer une continuité de service, le nouveau syndic doit agir rapidement pour obtenir les documents et fonds nécessaires à la gestion de l’immeuble.
L’ancien syndic a tout intérêt à procéder à la transmission des éléments, car à défaut, il s’expose à une condamnation judiciaire avec une astreinte, ainsi qu’à devoir payer des intérêts de retard et des dommages et intérêts[5]. Le syndic n’a pas besoin de l’autorisation de l’assemblée générale pour engager des poursuites contre le précédent syndic[6]. Le conseil syndical peut se charger du suivi de la transition pour s’assurer que tous les éléments sont bien transmis.
[1] Article 3 du Contrat type de Syndic issu du décret 2015-342 du 26-3-2015[2] Loi ALUR dans l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 et loi MACRON du 6 août 2015.
[3] Loi 65-557 du 10-7-1965 art. 25-1
[4] Décret 67-223 du 17-2-1967 art.33-1
[5] Loi 65-557 du 10-7-1965 art. 18-2
[6] CA Paris, 27-3-2012 n°11-17675
