Les données collectées et stockées au sein d’une entreprise constituent un véritable trésor, bien plus précieux qu’on ne pourrait l’imaginer. Il s’agit d’une banque d’informations et de connaissances qui permet à l’entreprise de progresser et de se développer peu à peu. Il serait catastrophique si des données importantes venaient à disparaître, être altérées ou être consultées par des personnes malveillantes. En cas de perte de données, il serait presque nécessaire de tout recommencer pour retrouver les informations essentielles. Cet article vous expliquera les bonnes pratiques en matière de protection et de sauvegarde des données.
Quels sont les risques ?
Les principaux dangers liés à une mauvaise sécurité sont la perte de données, l’accès non autorisé et l’altération des données. En ce qui concerne la perte de données, qui est plus courante qu’on ne le pense, voici quelques scénarios typiques qui pourraient se produire :
- Panne d’un disque dur ou autre défaillance technique
- Erreur de manipulation
- Attaque informatique
- Vol du matériel informatique
- Virus
- Incendie / inondation
Il est trop courant de croire que ces incidents n’arrivent qu’aux autres. Mais il suffit d’une seule fois pour changer radicalement d’avis. Imaginez le temps perdu et l’impact sur l’image de l’entreprise si une base de données client venait à disparaître. De même, imaginez ce qui pourrait arriver si un concurrent avait accès à vos rapports financiers détaillés.
Les bonnes pratiques
Pour lutter contre ces risques, il existe une liste de bonnes pratiques à respecter, que nous allons résumer et regrouper dans des catégories distinctes :
Protection des accès physiques :
- Sécurisez l’accès physique au matériel
- Enregistrez les entrées et sorties dans les locaux
- Installez des dispositifs anti-vol adaptés sur le matériel informatique
- Mettez en place un système de vidéo-surveillance
- Faites appel à une société de gardiennage
Protection contre les pannes et les crashes :
- Achetez du matériel informatique de qualité
- Effectuez un bon suivi du matériel
- N’installez pas de logiciels non prévus pour le matériel
- Utilisez une multiprise protégée contre les surtensions (pour se prévenir des orages)
Protection contre les virus et les attaques informatiques :
- Mettez en place des mots de passe solides et suffisamment complexes
- Installez des logiciels de protection adaptés (par exemple, antivirus, anti-spyware, antimalware…)
- Utilisez un pare-feu
- Faites attention aux téléchargements et installations (évitez de télécharger des logiciels depuis des sources peu fiables)
- Vérifiez que les clés USB connectées au matériel ne contiennent pas de virus
- Utilisez un système d’exploitation moins exposé aux attaques, tel qu’une distribution Linux
- Mettez en place toutes les protections nécessaires contre les attaques informatiques externes
- Enregistrez toutes les connexions suspectes sur le matériel informatique
Sensibilisation des employés :
- Demandez aux utilisateurs de verrouiller leur ordinateur lorsqu’ils s’éloignent
- Surveillez l’arrivée de personnes inconnues
Systèmes de sauvegarde
Les recommandations précédentes visent principalement à prévenir les dangers, mais il est également essentiel de prévoir un système de sauvegarde pour se préparer aux pires scénarios. Ces sauvegardes doivent être effectuées régulièrement. Pour déterminer la fréquence de sauvegarde adéquate, demandez-vous combien de temps vous seriez prêt à perdre : 24 heures, 1 semaine, 2 semaines ou même 1 mois ?
Plusieurs options s’offrent à vous en ce qui concerne les méthodes de sauvegarde :
- Disque dur externe : simple à gérer, il vous suffit de brancher le disque dur externe et de transférer les données à sauvegarder. Avec une grande capacité de stockage, il est possible de sauvegarder plusieurs postes informatiques en même temps. Astuce : des outils informatiques peuvent automatiser le processus de sauvegarde.
- Clé USB : similaire au disque dur, mais plus petite et de capacité moindre. Il est plus pratique de fournir une clé USB de sauvegarde pour chaque poste informatique. Il est également préférable de stocker les clés USB dans un coffre-fort, par exemple.
- Gravure sur CD/DVD : méthode un peu plus contraignante, car l’écriture sur CD peut prendre plus de temps que la simple copie de fichiers sur une clé USB. Il est recommandé d’utiliser des CD/DVD réinscriptibles pour pouvoir écraser les données de sauvegarde précédentes et éviter de dépenser une fortune en CD.
- Ordinateur dédié aux sauvegardes : méthode économique qui consiste à réutiliser un ancien ordinateur pour y sauvegarder les données. Cette approche permet de limiter l’achat de nouveau matériel. De plus, cet ordinateur peut être connecté au réseau de l’entreprise pour que chaque employé puisse y transférer ses sauvegardes quand il le souhaite.
- Serveur de sauvegarde / cloud privé : cette méthode, un peu plus technique, utilise un serveur pour récupérer les sauvegardes de la même manière qu’un ordinateur dédié aux sauvegardes. Certains systèmes améliorent et facilitent la synchronisation des données. L’avantage principal est que le serveur peut être situé à l’extérieur de l’entreprise chez un hébergeur spécialisé, ce qui garantit la sécurité des données même en cas d’incendie, d’inondation ou de cambriolage.
- Logiciel en mode SaaS : certaines solutions telles que Dropbox ou Google Drive offrent un véritable service d’archivage et d’enregistrement dans le cloud via un espace utilisateur spécifique. En plus d’être utilisées comme sauvegardes, ces solutions sont également de puissants outils permettant à tous les collaborateurs d’accéder aux ressources de l’entreprise depuis n’importe quel support (ordinateur Windows, Mac, Linux, tablette, smartphone Android, smartphone iOS, etc.).
À noter : dans le cas d’une sauvegarde physique (disque dur externe, clé USB, CD/DVD…), il est essentiel de les conserver en lieu sûr, en dehors de l’entreprise. Un coffre-fort situé dans les locaux de l’entreprise ne protégera pas ces supports en cas d’incendie. Il est également important de veiller à ne pas perdre l’une des sauvegardes. Sans surveillance quotidienne, il est trop facile pour un employé malveillant de voler une clé USB contenant des informations confidentielles. Même si la clé USB est restituée le lendemain, son contenu aura pu être copié.
Astuce pour éviter la perte de vos données : créez une copie automatique dans le cloud.
Sauvegarder tout ce qui compte
La dématérialisation ne concerne pas seulement les fichiers simples que vous avez sur votre ordinateur. D’autres ressources doivent également être prises en compte :
- Les e-mails : il existe des solutions de sauvegarde pour les e-mails. Renseignez-vous sur les options disponibles en fonction de la solution que vous utilisez pour la gestion de vos e-mails.
- Les logiciels métiers : certains logiciels enregistrent les informations dans un format spécifique qui ne peut être lu que par le logiciel lui-même. Renseignez-vous sur les fonctionnalités d’exportation et sur la manière dont les logiciels enregistrent les données.
- Rapports disponibles uniquement au format papier : la numérisation de tous les documents papier permettrait de dématérialiser les informations, mais cela nécessiterait beaucoup de temps. Faire des photocopies serait coûteux et peu écologique. Il pourrait être judicieux de modifier vos méthodes de travail, par exemple en utilisant une application sur smartphone ou tablette.
- Photos : un appareil photo numérique est parfois utilisé pour prendre des photos sur les chantiers. Il est judicieux d’utiliser un appareil numérique ou un smartphone doté d’une connexion wifi pour synchroniser facilement les photos. Un smartphone peut même utiliser une application qui enregistre automatiquement les photos dans le cloud.
Le saviez-vous : Organilog est une solution disponible dans le cloud. Les données qui y sont enregistrées sont automatiquement sécurisées, car elles sont hébergées à l’extérieur de l’entreprise. De plus, nous effectuons régulièrement des sauvegardes pour garantir la protection de vos données professionnelles.
Contrôler les ressources générant le plus de données
Certaines ressources génèrent plus de contenu que d’autres. Il n’est pas forcément judicieux de sauvegarder toutes les données. À titre d’information, la CNIL impose certaines restrictions de conservation des données dans le temps. Il est donc avisé de vérifier quelles ressources augmentent principalement la taille de vos fichiers de sauvegarde. L’abondance d’informations n’est pas toujours la clé.
Pour conclure
Il est important de terminer cet article sur une note rassurante. Il ne faut pas oublier que les situations malheureuses restent rares. La prudence est importante, mais il faut garder la tête froide et continuer à consacrer la majeure partie de son temps à faire tourner l’entreprise. Pensez à anticiper le pire, mais aussi à automatiser autant de tâches que possible.
