Avez-vous déjà perdu un appareil contenant toutes vos photos ou contacts ? Ou bien endommagé une clé USB qui renfermait le seul exemplaire d’un fichier auquel vous avez travaillé dur ? Ou pire encore, avez-vous déjà oublié votre ordinateur portable ou votre téléphone dans un lieu public, perdant ainsi tous les documents qu’ils contenaient ? Ce sont des situations désagréables, frustrantes voire critiques selon les contextes, d’autant plus qu’elles auraient pu être évitées grâce à la sauvegarde de vos données.
Nous générons tous les jours une multitude de données numériques sur différents appareils tels que nos ordinateurs, téléphones portables et tablettes. En les conservant uniquement sur les équipements que nous utilisons quotidiennement, ces données sont exposées à la perte, au vol, au piratage, à l’endommagement ou à la destruction de ces équipements.
La solution idéale pour stocker vos données de manière pérenne est donc de les sauvegarder, en créant des copies sur des supports autres que ceux sur lesquels vos données sont stockées.
En effet, de nombreuses données ont vocation à être conservées sur le long terme, contrairement aux équipements informatiques qui ont une durée de vie limitée. Il est donc essentiel d’apprendre à sauvegarder vos données de manière efficace.
Nous ne parlons pas ici de la simple fonction “Enregistrer” des logiciels, mais bien de la création de copies de fichiers sur des dispositifs multiples.
1. Quelles données devez-vous privilégier pour votre sauvegarde ?
Toutes les données que nous produisons n’ont pas la même valeur. En fonction du contexte, personnel ou professionnel par exemple, certaines données auront plus ou moins d’importance à vos yeux. Vous accordez probablement beaucoup plus d’importance à vos souvenirs, comme les photos ou vidéos de vos vacances, ou encore à votre répertoire de contacts, qu’à une recette de cuisine que vous pourriez facilement retrouver. C’est pourquoi toutes les données ne nécessitent pas d’être sauvegardées.
De plus, parmi les données que vous souhaitez conserver, toutes n’ont pas besoin d’être sauvegardées avec la même fréquence. Un fichier de travail que vous modifiez régulièrement doit être sauvegardé très souvent, tandis que des photos ou des vidéos qui ne subiront pas de modifications ultérieures n’ont besoin d’être sauvegardées qu’une seule fois.
Pour savoir ce qu’il faut sauvegarder, voici quelques réflexes simples pour vous aider à identifier les informations à protéger et la fréquence à laquelle elles doivent l’être.
1. Identifier les appareils sur lesquels vos données sont stockées.
Par exemple, votre ordinateur, votre téléphone portable, votre tablette, un serveur, un disque dur, une clé USB…
2. Identifier les données qui doivent être sauvegardées pour chaque appareil.
Il s’agit souvent de fichiers stockés dans le disque dur de votre appareil : fichiers, images, vidéos… Pour déterminer si ces données doivent être sauvegardées, posez-vous les questions suivantes :
- Quelles données ne pourrez-vous pas récupérer en cas de problème avec votre appareil ?
- Quels sont les fichiers que vous consultez et modifiez le plus souvent ?
- Quelles sont les informations que l’on vous demande le plus souvent ?
Ces données sont celles qui doivent être sauvegardées en priorité.
3. Déterminer la fréquence à laquelle chaque donnée doit être sauvegardée.
Pour cela, évaluez l’importance de la donnée et la fréquence à laquelle vous la modifiez. Par exemple :
- Un fichier de travail sur lequel vous travaillez au quotidien peut nécessiter d’être sauvegardé plusieurs fois par jour.
- Votre dossier de photos de vacances n’aura besoin d’être sauvegardé qu’après chaque retour de vacances.
2. Comment choisir la solution de sauvegarde adaptée à vos besoins ?
Les solutions de sauvegarde sont multiples. Elles peuvent être regroupées en deux catégories :
- Les solutions de stockage externes, telles que les disques durs externes, les clés USB, les cartes mémoire, les DVD, etc.
- Les solutions de stockage en ligne, telles que les services cloud gratuits ou payants en fonction de la capacité de stockage souhaitée, proposés par les fournisseurs d’accès Internet (FAI) et les entreprises spécialisées.
Face à ces nombreuses options, comment choisir la solution de sauvegarde qui convient le mieux à vos besoins ? Quatre critères sont à prendre en considération : la fréquence de sauvegarde, la taille des fichiers à conserver, le prix des solutions et les risques auxquels elles sont exposées.
1. La fréquence de sauvegarde nécessaire
Lorsqu’une donnée doit être sauvegardée régulièrement, il est indispensable de choisir un système de sauvegarde facile à utiliser et automatisé. Pour les fichiers que vous modifiez quotidiennement, l’utilisation du cloud peut être intéressante. Vous pouvez planifier des sauvegardes régulières ou bénéficier d’une fonctionnalité d’enregistrement automatique en continu. De cette manière, vos données seront sauvegardées automatiquement après chaque modification. Cette solution est souvent plus pratique que les sauvegardes manuelles sur des dispositifs de stockage externes.
En revanche, lorsque des données ne nécessitent que des sauvegardes occasionnelles, les solutions de stockage externes sont tout aussi avantageuses, voire plus sûres, que les solutions de stockage en ligne.
2. La taille des fichiers à sauvegarder
Toutes les solutions de sauvegarde ne conviennent pas à la copie de fichiers volumineux. Pour protéger des vidéos ou des photos, par exemple, le stockage externe est plus adapté, car ces dispositifs offrent généralement des espaces de stockage plus importants, à un meilleur rapport qualité-prix que les solutions en ligne.
3. Le prix des solutions de sauvegarde
Le budget est également un critère à prendre en compte. Les solutions de sauvegarde externes sont payées en une seule fois, lors de l’achat. À moyen et long terme, elles reviennent moins cher que les solutions en ligne. Le rapport entre l’espace de stockage et le prix est souvent plus avantageux avec les dispositifs de stockage externes.
Les solutions de sauvegarde en ligne, telles que le cloud, proposent des offres gratuites de stockage en ligne, mais leur capacité est généralement limitée. Il est parfois nécessaire de souscrire à des offres payantes pour bénéficier d’un espace de stockage plus important, d’un service client, de fonctionnalités avancées telles que la sauvegarde automatique, etc. Ces services exigent généralement un abonnement mensuel ou annuel pour en profiter.
3. Comment effectuer des sauvegardes régulières ?
Il ne suffit pas de choisir les données à sauvegarder et les solutions de stockage appropriées. Il est également important de penser à réaliser régulièrement les sauvegardes. En effet, pour la majorité des fichiers, la sauvegarde n’est efficace que si elle est fréquente.
Nous vous recommandons donc de mettre en place une procédure pour penser à protéger fréquemment vos données.
- Réalisez les étapes 1 et 2 de ce guide pour déterminer les données à sauvegarder, la fréquence de sauvegarde nécessaire et les solutions de sauvegarde appropriées.
- Planifiez les sauvegardes que vous devez effectuer manuellement en programmant des rappels sur votre calendrier ou en les inscrivant dans votre agenda.
- Dans le cadre professionnel, songez à formaliser cette procédure de sauvegarde et à préciser quel collaborateur doit effectuer la sauvegarde et à quelle fréquence.
4. Comment sécuriser vos sauvegardes de données ?
Vos dispositifs de sauvegarde et les copies de vos données sont exposés aux mêmes risques que vos autres appareils : le vol, la perte, l’endommagement, etc.
Bien que les risques soient moindres avec un dispositif que vous n’utilisez pas au quotidien, il est essentiel de sécuriser vos sauvegardes et vos solutions de stockage.
Voici cinq bonnes pratiques à mettre en place pour une sauvegarde efficace :
Bonne pratique n°1 : Déconnecter les systèmes de stockage du réseau
Lorsqu’un appareil est connecté au réseau, il peut être la cible de cyberattaques. Il en va de même pour les systèmes de stockage connectés. Afin d’éviter ces attaques sur vos sauvegardes, veillez à déconnecter vos solutions de sauvegarde une fois la copie de vos données réalisée.
Bonne pratique n°2 : Protéger les dispositifs de sauvegarde
Les dispositifs de stockage externes peuvent être endommagés, perdus ou volés comme tout autre équipement physique. Pour prolonger leur durée de vie, prenez soin de les ranger à l’abri. Nous vous recommandons également de copier vos données numériques sur plusieurs supports de sauvegarde et de les ranger dans des lieux différents.
Bonne pratique n°3 : Protéger les données sauvegardées
Certaines données sont plus sensibles que d’autres. Si vous avez l’habitude de chiffrer vos données ou de protéger l’accès à votre équipement avec un mot de passe, faites de même avec vos sauvegardes. Chiffrez les données sauvegardées, protégez l’accès à la solution de sauvegarde avec un mot de passe unique et robuste, veillez à ne donner l’accès qu’aux personnes autorisées. Ces pratiques sont d’autant plus indispensables en entreprise.
Bonne pratique n°4 : Tester les sauvegardes et remplacer les supports obsolètes
Une erreur peut parfois survenir lors de la copie de vos données. Pour vous assurer du succès d’une sauvegarde, n’hésitez pas à la tester en copiant les données sauvegardées sur un autre appareil et en vérifiant que tout est en ordre. De plus, les dispositifs de sauvegarde ont une durée de vie limitée. Vérifiez régulièrement leur état et leur bon fonctionnement pour anticiper leur usure et migrer vos données vers un nouveau support avant de les perdre.
Bonne pratique n°5 : Sauvegardez les logiciels essentiels à l’exploitation de vos données
Certaines données ne peuvent être lues ou exploitées qu’avec l’outil adéquat, tel qu’un système d’exploitation spécifique, une version précise de Windows, iOS ou Android, des logiciels spécifiques, des configurations particulières, etc. Il est donc utile de sauvegarder ces données uniquement si vous sauvegardez également les outils nécessaires à leur lecture. Faites des copies des logiciels et des paramétrages. La plupart des systèmes d’exploitation disposent d’une fonctionnalité de sauvegarde du système qui vous permet de restaurer le système sur un nouvel appareil.
