Le publipostage, également connu sous le nom de mailing, est une procédure informatique largement utilisée en marketing. Son objectif est de partager un courrier personnalisé avec un groupe d’individus. Pour y parvenir, on commence par rédiger une lettre type, qui sera la même pour tous les destinataires. Ensuite, il faut personnaliser chaque courrier en remplissant les informations propres à chaque destinataire.
Qu’est-ce que le publipostage en informatique ?
Le publipostage est une fonctionnalité présente dans la plupart des logiciels de traitement de texte. Elle permet d’adapter une lettre type personnalisée aux destinataires, qui sont généralement des prospects ou des clients. Le publipostage facilite la création de plusieurs lettres personnalisées en fusionnant les informations de la liste des destinataires avec la lettre type.
Étapes pour réaliser un publipostage
Le processus de réalisation d’un publipostage peut sembler long, mais une fois compris, il est facile à reproduire. Voici les étapes nécessaires pour réaliser un publipostage à l’aide d’Excel.
Étape 1 : Créer une base de données Excel
La première étape consiste à créer une base de données sur une feuille de calcul Excel. Il est important de nommer les en-têtes de colonne en fonction des catégories d’informations à inscrire. Il est préférable d’utiliser des en-têtes précis, tels que “Nom”, “Prénoms”, “Adresses”, “Code postal”, “Ville”, “Chiffre d’affaires”, plutôt que des noms génériques comme “Colonne 1”, “Colonne 2”, etc. Chaque composant du publipostage doit être inscrit dans une colonne, en veillant à utiliser le bon format pour les valeurs monétaires, les dates, etc.
Étape 2 : Créer la lettre type
Une fois la base de données créée, il est temps d’ouvrir un document Word et de rédiger la lettre type qui servira de modèle pour tous les destinataires. Il est important de prendre en compte tous les détails de la lettre, tels que la police, l’interligne, la couleur, etc., en fonction de vos besoins.
Étape 3 : Fusionner la base de données dans Word
La fusion des données se fait en plusieurs étapes. Tout d’abord, ouvrez un nouveau document Word et cliquez sur l’onglet “Publipostage”. Choisissez ensuite l’option “Démarrer la fusion et le publipostage” dans le menu déroulant. Sélectionnez le type de fusion et de publipostage souhaité parmi les options disponibles, telles que “Lettres”, “Messages électroniques”, “Enveloppes”, “Étiquettes”, “Répertoire”, etc.
Après avoir choisi l’option “Sélection des destinataires”, cliquez sur “Utiliser une liste existante” et sélectionnez le fichier Excel contenant la base de données précédemment créée. Vous avez maintenant la possibilité de choisir les destinataires ou les éléments de la feuille de calcul à inclure dans le publipostage. Vous pouvez également exclure certains destinataires si nécessaire.
Étape 4 : Intégrer des champs de fusion et de publipostage
Une fois le type de publipostage sélectionné, vous pouvez insérer des champs de fusion et de publipostage pour personnaliser chaque document. Ces champs extraient automatiquement les informations de la liste des adresses. Pour insérer un nouveau champ, placez le curseur à l’endroit souhaité dans le document Word, puis choisissez l’option “Insérer un champ de fusion” dans le menu. Choisissez ensuite le champ à insérer dans la liste proposée. Vous pouvez également automatiquement intégrer une formule de salutation et un bloc d’adresse en utilisant les options appropriées.
Étape 5 : Imprimer les documents ou envoyer des messages électroniques
Une fois tous les paramètres définis, il est possible d’imprimer les résultats du publipostage. Pour cela, cliquez sur l’onglet “Publipostage” et choisissez l’option “Aperçu des résultats”. À ce stade, vous pouvez améliorer l’apparence des champs fusionnés en cliquant sur les flèches à côté de l’onglet “Aperçu des résultats”. Après une dernière vérification, cliquez sur “Terminer et fusionner” et sélectionnez l’option “Imprimer les documents”.
Si vous préférez envoyer des messages électroniques à la place, sélectionnez l’option “Envoyer des messages électroniques” à la fin du processus. Vous devrez renseigner les adresses e-mail des destinataires dans la liste. Vous pouvez également spécifier l’objet du message et choisir le format du message (HTML ou texte brut).
Chaque destinataire recevra un message unique, contenant des informations adaptées à sa situation. Assurez-vous de bien insérer l’adresse e-mail de chaque destinataire dans votre feuille de calcul.
Étape 6 : Sauvegarder le document de publipostage
En sauvegardant le document de base du publipostage, vous enregistrez également le lien avec la base de données. Word vous demandera si vous souhaitez conserver ce lien à chaque ouverture du document. Choisissez l’option qui convient en fonction de vos besoins.
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Conclusion
Réaliser un publipostage avec Excel peut sembler complexe, mais en suivant ces étapes simples, vous pourrez personnaliser et envoyer des courriers personnalisés à un groupe de destinataires. Que vous choisissiez d’imprimer les documents ou de les envoyer par e-mail, le publipostage avec Excel est un outil puissant pour vos besoins de marketing et de communication.
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