Rédiger un appel d’offres n’est pas une tâche facile. Si vous en faites un, c’est que vous avez une demande précise à formuler. Il est donc essentiel d’être concis et efficace pour éviter d’être submergé par des réponses qui ne correspondent pas à vos besoins. Alors suivez nos conseils ou faites appel à un rédacteur professionnel pour vous aider dans la rédaction de votre appel d’offres !
Pourquoi rédiger un appel d’offres ?
Un appel d’offres, également appelé RFP (Request For Proposal), est généralement rédigé par un commanditaire ou un maître d’ouvrage afin de trouver le fournisseur idéal au meilleur prix. Cette procédure doit être réalisée avec rigueur, car elle permet de trouver le fournisseur ou le prestataire qui saura pleinement vous satisfaire dans la réalisation de votre projet (travaux, fournitures ou services).
Mettre plusieurs fournisseurs en concurrence vous permettra d’obtenir la meilleure offre. Cependant, veillez à ne pas être submergé par les réponses. Pour cela, il est essentiel de suivre une stratégie précise lors de la rédaction de ce document clé !
La formulation détaillée de vos besoins permet de recevoir des propositions qualitatives et chiffrées selon votre budget. Ceci est important pour ne pas perdre de temps à choisir un fournisseur.
Les différentes étapes de rédaction d’un appel d’offres
Rédiger un appel d’offres ne s’improvise pas. Il faut suivre une structure précise avec des éléments soigneusement réfléchis : une introduction, des exigences spécifiques (taille, capacité et autres fonctions), des critères de sélection (avec des critères de notation éventuels), des échéanciers avec des délais de livraison, et une description du processus (de l’envoi de l’appel d’offres au travail achevé).
1. En amont de l’appel d’offres, effectuer la phase de recherche
Pour rédiger un appel d’offres efficace, basez-vous sur une étude de marché rigoureuse et identifiez précisément vos besoins. Présélectionnez en amont les fournisseurs susceptibles de vous satisfaire.
Le sourcing peut se faire en interne (fournisseurs ou personnes ayant déjà travaillé avec vous), sur internet (annuaires spécialisés ou moteurs de recherche), dans des associations, la presse spécialisée, ou lors de foires et salons professionnels.
2. Communiquer des informations précises sur votre entreprise
En tant que commanditaire de l’appel d’offres, définissez précisément votre entreprise afin que vos futurs fournisseurs puissent identifier la nature de vos services. Expliquez clairement qui vous êtes en tant qu’acheteur :
- Votre statut et vos dirigeants
- Votre capacité à réaliser le projet
- Vos réalisations
- Vos finances
- Vos conditions de paiement
Vous recherchez un fournisseur qui deviendra également votre partenaire dans votre projet, il est donc essentiel de le rassurer.
Soyez professionnel ! Définissez vos critères avec précision : qualité, marketing, recherche et développement, production, etc. Cela vous aidera lors des négociations avec le fournisseur.
3. Définir l’objet de votre demande
Résumez en quelques lignes les caractéristiques essentielles de votre demande et spécifiez l’échéance. Plus vous serez transparent sur votre demande, plus vous recevrez des offres correspondant à vos attentes.
Notre conseil : précisez les dates limites pour la réponse et celle à laquelle votre choix sera effectué.
4. Expliciter en détail vos exigences
Plus vous serez précis sur vos exigences, plus vous recevrez des réponses ciblées de la part des fournisseurs. Ces précisions vous permettent de trier plus rapidement les réponses potentielles et de ne pas perdre un temps précieux.
- Précisez les raisons de cet appel d’offres
- Explicitez les conditions
- Le tarif
- Le volume et les quantités
- La date de livraison
5. Établir les critères de sélection
Il est important de préciser les critères de sélection tels que la zone géographique, la taille, les critères sociaux ou idéologiques, etc. Expliquez également comment le processus de sélection se déroulera. Veillez cependant à ne pas avoir des critères trop difficiles, au risque de décourager de bons fournisseurs potentiels.
6. Lancer votre appel d’offres
Vous pouvez lancer votre appel d’offres de deux manières :
- Diffuser publiquement un avis de projet de marché via le service électronique d’appel d’offres du gouvernement sur la plateforme de l’État.
- Adressez votre appel d’offres directement aux entreprises inscrites sur une liste spécifique ou via des journaux professionnels. Vous pouvez utiliser le mail ou le fax pour cela.
N’oubliez pas de fournir une description de la société, du contexte de l’appel d’offres, une invitation aux réunions d’information, un plan d’accès, un cahier des charges, les prestations attendues, le volume et la quantité, la date de livraison, les règles pour effectuer le choix, la deadline pour y répondre, une grille de cotation, le référent (auquel le prestataire doit adresser ses questions), et un échéancier avec les dates clés du processus.
Et surtout, n’oubliez pas : plus vous suivrez une structure précise pour rédiger votre appel d’offres, moins vous perdrez d’énergie lors du dépouillement des réponses !
Notre astuce pour rédiger un appel d’offres
Vous l’avez compris, la rédaction d’un appel d’offres est un processus qui nécessite une certaine préparation. Vous pouvez préparer les éléments clés de votre appel d’offres sous forme de liste, puis demander à un rédacteur professionnel de le rédiger pour vous en passant une commande sur Redacteur.com !
Sur Redacteur.com, vous trouverez de nombreux rédacteurs indépendants capables de rédiger un appel d’offres en suivant vos indications. Passez commande en ligne ou demandez un devis pour vous faire accompagner dans l’élaboration de votre brief et dans le choix du rédacteur.
