Faire des reportings est un exercice quotidien pour un Chef de projet. Que vous travailliez dans n’importe quel secteur d’activité, vous avez probablement déjà rédigé un rapport d’activité, que ce soit à la main ou à l’aide d’un outil de reporting. Cependant, saviez-vous qu’il existe plusieurs types de reportings et des manières de les personnaliser selon votre public cible ?
Dans cet article, nous allons vous expliquer comment rédiger un bon reporting et vous proposer quelques exemples que vous pourrez personnaliser selon vos besoins.
Qu’est-ce qu’un reporting ?
Un reporting est un document qui permet de communiquer des données sur un projet ou sur des aspects spécifiques de son avancement ou de ses performances. Peu importe le type de reporting, il est constitué de données sur le projet basées sur des aspects économiques, techniques, financiers, de gestion ou de production. L’un des avantages du reporting est qu’il permet d’obtenir une vue d’ensemble des projets, en temps réel.
Selon la taille et la complexité de vos projets, un reporting peut être réalisé chaque semaine ou chaque mois. Il est ensuite envoyé à toutes les parties prenantes du projet afin de les tenir au courant de l’état d’avancement du projet.
La plupart des reportings se présentent sous la forme d’une page unique où sont condensées toutes les informations importantes. Des annexes et des liens peuvent être ajoutés pour les parties prenantes souhaitant approfondir certaines données.
À qui s’adresse un reporting ?
Le reporting s’adresse généralement aux audiences suivantes :
- Les parties prenantes
- Les membres du COPIL
- L’équipe projet
- Le comité de projet
- Les autres utilisateurs impactés par le projet
Il est important de noter que chaque audience a des besoins spécifiques en matière de données. Par exemple, un directeur financier n’aura pas besoin des mêmes informations qu’un directeur des ressources humaines ou qu’un responsable marketing.
Selon la cible du reporting, il faudra donc adapter la forme. Pour un COPIL par exemple, il est préférable de privilégier un rapport court qui sera présenté en début de réunion. Le format Tableau de Bord est souvent choisi car il est clair et concis. À l’inverse, un reporting détaillé et plus technique sera préférable pour le comité de projet, afin de fournir toutes les informations nécessaires pour faciliter la prise de décision.
Que trouve-t-on dans un reporting ?
En gestion de projet, un reporting doit contenir les informations clés suivantes :
1. Les informations générales du projet
- Nom du projet
- Nom et informations concernant le client
- Numéro de projet
- Nom du Chef de projet
- Date de début du projet
- Date de fin prévue
- Date de publication du reporting
2. Les indicateurs clés de performance (KPI)
Les indicateurs de performance (KPI) sélectionnés doivent être pertinents pour votre reporting. Voici quelques exemples de KPI :
- Progression du calendrier par rapport au plan : Le projet est-il en avance ou en retard sur le calendrier ?
- Ressources prévues par rapport aux ressources réelles : Y a-t-il des ressources manquantes ou suraffectées ?
- Aperçu des risques : Y a-t-il des risques élevés qui doivent être gérés ?
- Coût actuel par rapport au budget : Le projet est-il inférieur ou supérieur au budget ?
- Portée actuelle par rapport au plan : La portée du projet a-t-elle changé depuis le début du projet ? Si oui, comment ?
- Résultats actuels en matière de qualité : Des tests de qualité ont-ils été effectués ? Y a-t-il eu des problèmes ?
3. Informations supplémentaires à inclure
Selon le type de reporting et l’activité de l’entreprise, d’autres données peuvent figurer dans votre reporting :
- Gestion des modifications du projet : Mise à jour des demandes de changement en attente et approuvées pour le projet.
- Mesures prises : Résumé des principales actions et décisions prises depuis le dernier reporting, y compris les jalons récemment atteints.
- Décisions requises : Partage des décisions cruciales à prendre, en précisant qui doit prendre la décision et quand.
- Étapes à venir : Prochains livrables et jalons à atteindre.
- Listes de tâches : Liste de toutes les tâches à accomplir pour mener à bien le projet, avec les dates de début et de fin.
Les différents types de rapport de projet
Quand on parle de reporting, on pense souvent au reporting financier. Même si ce dernier est bien sûr indispensable pour suivre le chiffre d’affaires et les performances de l’entreprise, le reporting n’est pas seulement réservé aux directeurs financiers.
D’autres types de reportings peuvent être utilisés, notamment en gestion de projet. Voici une liste des rapports de projet les plus importants dont vous pourriez avoir besoin pour suivre et rendre compte de l’état d’avancement de votre projet :
Rapport d’avancement de projet
Le rapport d’avancement de projet permet d’informer les parties prenantes de l’état d’avancement du projet et de tout problème émergent concernant les coûts, la portée, les calendriers ou les risques. Ce type de rapport comprend généralement les travaux réalisés, un résumé des coûts et du calendrier du projet, un plan pour la suite, ainsi que les problèmes et les risques éventuels.
Tableau de bord du projet
Le tableau de bord du projet permet de suivre en temps réel l’avancement et la performance du projet. Il permet également d’identifier si le projet n’est pas sur la bonne voie et ce que vous pouvez faire pour rectifier cela. Il présente le portefeuille global, la santé du projet (identifiée par un code couleur), la rentabilité du projet en comparant le budget et le coût, ainsi que l’avancement du projet selon le calendrier.
Rapports de gestion du temps
Les rapports de gestion du temps répertorient le temps réel que votre équipe consacre à chaque tâche du projet. En suivant le temps de cette manière, vous pouvez évaluer la part de votre budget utilisée par chaque tâche, comparer le temps utilisé aux estimations de calendrier et ajuster si nécessaire.
Reporting sur la disponibilité des ressources et des compétences
Les rapports sur la disponibilité des ressources sont essentiels pour tout Chef de projet. Ils permettent d’attribuer et de déléguer des tâches au bon membre de l’équipe, en indiquant les membres déjà occupés. Ce rapport est utile pour établir un planning pour un nouveau projet ou rechercher une personne disponible pour une mission.
Rapports d’évaluation des risques
Les rapports d’évaluation des risques organisent et hiérarchisent les risques prévus et actuels du projet. Ils aident l’équipe à se préparer à surmonter les difficultés potentielles en les énumérant et en décrivant les moyens de les éviter. Noter l’importance de chaque risque permet également de hiérarchiser le temps à consacrer à chacun d’eux.
Comment faire un bon reporting ?
Réaliser un reporting prend du temps, et il serait dommage qu’il ne soit pas lu en raison d’un manque de lisibilité. Voici 6 conseils pour rédiger un reporting attractif :
1. Soyez concis
Concentrez-vous sur les informations essentielles. Utilisez des listes à puces plutôt que de longs paragraphes afin de rendre le rapport plus accessible.
2. Insérez des éléments visuels
Utilisez des graphiques et des tableaux pour présenter les informations clés de manière visuelle et accessible.
3. Incluez les informations clés
N’oubliez pas d’inclure toutes les informations importantes pour vos parties prenantes, telles que les dépenses actuelles, le budget prévu, l’état d’avancement du projet, les échéances, les calendriers, etc.
4. Utilisez un langage accessible
Adaptez votre langage pour que toutes les parties prenantes comprennent facilement. Décomposez les informations en petits segments compréhensibles pour tous.
5. Soyez transparent
Si votre projet est en retard ou dépasse le budget, soyez transparent dans vos rapports. Cela permet aux parties prenantes d’identifier rapidement des solutions et de remettre le projet dans les temps.
6. Proposez des actions concrètes
Si vous avez besoin d’une action de la part d’une ou plusieurs parties prenantes, veillez à l’indiquer clairement dans votre rapport.
Les avantages d’un reporting
Les rapports d’activité sont des outils de communication importants pour tenir les parties prenantes informées de l’état d’avancement du projet. Mais ils sont également utiles aux Chefs de projet, car ils les aident à allouer les ressources de façon efficace pour atteindre leurs objectifs. Les rapports de projet permettent de prévoir les risques et de développer des stratégies pour les éviter, de contrôler les coûts, de suivre les performances de l’équipe et d’accroître la visibilité du projet pour mieux le gérer.
Les outils du reporting
En gestion de projet, le reporting est un document essentiel, mais il peut être chronophage à mettre en place. Les outils de reporting offrent la possibilité de générer des rapports dynamiques avec des graphiques, des tableaux et d’autres types de visualisations, facilitant ainsi leur lisibilité.
Par exemple, les outils de reporting Asana vous permettent de créer des rapports personnalisés en fonction de vos besoins : rapports commerciaux, suivi de projet, reporting RH, etc. N’attendez plus pour les intégrer dans votre trousse d’outils de Chef de projet !
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