Le bulletin de paie / fiche de paie : définition
Le bulletin de paie, également appelé fiche de paie, est un document rigoureusement encadré par la loi. Il regroupe les informations relatives à la rémunération d’un salarié au sein de l’entreprise qui l’emploie : son poste, l’adresse du lieu de travail, le nombre d’heures effectuées, les heures supplémentaires. Ce document doit être établi avec la même fréquence que la rémunération du salarié (généralement mensuelle) et lui est remis au moment du paiement. Il peut être émis sous format papier ou électronique.
Les obligations de l’employeur et du salarié concernant le bulletin de paie
L’employeur qui ne respecte pas l’obligation de remettre le bulletin de paie à ses employés s’expose à une amende ainsi qu’à des dommages et intérêts. De son côté, le salarié doit conserver ses bulletins de paie de manière illimitée.
Utilité du bulletin de paie
Le bulletin de paie constitue une trace écrite de la relation entre l’employeur et le salarié. Il sert de justificatif du travail fourni et permet de déterminer la date à partir de laquelle le salarié peut bénéficier d’une retraite à taux plein, ainsi que le montant des cotisations retraite. De plus, le bulletin de paie est un document permettant de justifier ses revenus auprès des banques, administrations et divers organismes. Par exemple, il est essentiel pour contracter un prêt ou louer un logement. Pour toutes ces raisons, il est primordial de conserver ses bulletins de paie tout au long de sa vie, afin de pouvoir faire valoir ses droits à tout moment.
Quelles sont les mentions obligatoires sur le bulletin de paie ?
La création du bulletin de paie ne suit pas un format obligatoire ou unique. Cependant, quelques mentions doivent y figurer de manière explicite, tandis que d’autres sont facultatives. De plus, le Code du travail interdit certaines informations sur la fiche de paie.
Le bulletin de paie et les informations sur l’employeur
Parmi les informations obligatoires qui doivent figurer sur un bulletin de paie, citons certaines mentions relatives à l’employeur :
- Le nom et l’adresse du siège social de l’employeur
- L’adresse de l’établissement concerné
- Le numéro sous lequel l’employeur verse ses cotisations
- Le code APE de l’entreprise
- Le numéro SIREN
Le bulletin de paie et les informations sur l’employé
Le bulletin de paie doit également contenir des informations relatives au salarié :
- Son nom et prénom
- Le poste qu’il occupe au sein de l’entreprise
- Sa position dans la grille des salaires applicable
Le bulletin de paie contient aussi des informations sur le salaire versé :
- La période à laquelle se rapporte le bulletin de salaire
- Le nombre d’heures travaillées sur la période (différenciant les heures payées au taux normal et celles payées au taux majoré)
- Les taux appliqués aux différents horaires de travail
- Pour les salaires sous convention de forfait, le bulletin de paie doit préciser le volume et la nature du forfait
- Le montant et la nature des accessoires du salaire (primes, avantages en nature, frais professionnels et indemnités)
- La base de calcul
- Les prélèvements effectués et leur nature (prélèvements sociaux, retenues sur salaire…)
- L’assiette, le taux et le montant des cotisations patronales
- L’assiette, le taux et le montant des cotisations salariales
- Le salaire brut
- Le montant réellement versé par l’employeur après les éventuelles exonérations (salaire brut, cotisations et accessoires, le cas échéant)
- Le montant net réellement perçu par le salarié
- La date du paiement
- Le montant des indemnités de congés payés ainsi que la date de ces congés, s’ils sont compris dans la période de paie
- Le montant des prises en charge des frais de transport (public ou personnel)
- L’obligation de conserver le bulletin de paie de manière illimitée
- La mention dédiée au bulletin de paie via le site www.service-public.fr
Le bulletin de paie et la convention collective
Le bulletin de paie doit préciser le nom de la convention collective en vigueur ou, en l’absence de convention, les références du Code du travail relatives à la durée des congés et au délai de préavis en cas de rupture du contrat de travail.
Les informations facultatives sur le bulletin de paie
De nombreuses mentions peuvent être ajoutées sur un bulletin de paie à titre informatif et de manière facultative :
- La date d’embauche de l’employé et le type de contrat qui le lie à l’entreprise
- Le salaire imposable
- Le cumul des salaires sur l’année
- Les modalités de paiement du salaire
- La banque et le numéro de compte du salarié
- Etc.
Les mentions interdites sur le bulletin de paie
La loi interdit d’indiquer sur la fiche de paie :
- Toute mention relative à l’exercice du droit de grève par le salarié
- Toute mention relative à une éventuelle fonction de représentant du personnel
Les clauses obligatoires spécifiques à un CDI
Il existe des clauses du contrat de travail spécifiques à la mise en place d’un Contrat à Durée Indéterminée (CDI) :
- Les qualifications professionnelles du salarié
- Les fonctions occupées
- Si une période d’essai est prévue : sa durée et les conditions de renouvellement
- Le délai de préavis
Les clauses obligatoires spécifiques à un CDD
Certaines clauses sont spécifiques à la conclusion d’un Contrat à Durée Déterminée (CDD) :
- En cas de remplacement d’un salarié : le nom et la qualification de la personne remplacée
- La date de fin de contrat ou la durée minimale du contrat
- Si une période d’essai est prévue, la mention de sa durée
- La convention collective applicable
- Les conditions de renouvellement du CDD si une telle disposition est déjà prévue
Le nouveau bulletin de paie
À partir de 2023, un nouveau format de bulletin de paie doit être adopté par toutes les entreprises. Bien qu’introduit depuis le 1er janvier 2017, il était auparavant obligatoire uniquement pour les entreprises de plus de 300 salariés. Dorénavant, tous les employeurs, quelle que soit leur taille ou leur statut juridique, sont concernés.
Le nouveau bulletin de paie réduit de moitié le nombre de lignes. Il regroupe les informations de manière plus lisible et pédagogique. L’objectif principal est de visualiser clairement le montant des cotisations versées pour chaque branche (maladie, santé, retraite, chômage), à la fois par le salarié et par l’employeur.
Les mentions supprimées du bulletin de paie en 2023
- L’organisme destinataire des cotisations sociales patronales
- Le récapitulatif annuel accompagnant le bulletin présentant des regroupements de cotisations
Les clauses facultatives dans le contrat de travail
Différentes clauses facultatives peuvent être incluses dans le contrat de travail, qu’elles soient applicables pendant l’exécution du contrat ou à partir de la rupture du contrat, comme c’est le cas de la clause de non-concurrence, par exemple.
La clause de non-concurrence
La clause de non-concurrence interdit au salarié, après la rupture du contrat de travail, d’exercer une activité dans le même secteur d’activité pendant une période déterminée et sur une zone géographique précise. Ces paramètres sont évalués au cas par cas ; ils doivent être raisonnables compte tenu de l’activité et de la clientèle de l’employeur.
L’objectif de cette clause, pour l’employeur, est de protéger son entreprise de la concurrence suite au départ d’un salarié (utilisation du savoir-faire, récupération de la clientèle…). En contrepartie de l’obligation de non-concurrence, l’employeur doit verser au salarié une indemnité spécifique appelée indemnité de non-concurrence.
Si l’employeur souhaite supprimer cette clause facultative (et éviter le versement de l’indemnité de non-concurrence), il doit le faire avant la rupture du contrat de travail.
La clause d’exclusivité
La clause d’exclusivité est facultative dans un contrat de travail. Elle interdit au salarié d’exercer simultanément une fonction dans une autre entreprise. Deux types de clauses d’exclusivité existent, avec différents niveaux de restriction :
- Le premier type interdit toute activité accessoire, qu’elle soit personnelle ou pour le compte d’une autre entreprise.
- Le second type interdit l’exercice d’une fonction dans une entreprise concurrente, susceptible de nuire à l’entreprise employeuse.
Le non-respect de cette clause permet à l’employeur de licencier le salarié pour faute grave. Dans certains cas (création d’entreprise, par exemple), il est possible de supprimer cette clause d’exclusivité du contrat de travail.
La clause de mobilité géographique
La clause de mobilité géographique donne à l’employeur le pouvoir de modifier le lieu de travail du salarié en fonction des besoins de l’entreprise, sans avoir à modifier le contrat de travail. Cette clause doit également définir un périmètre de mutation qui varie en fonction du niveau hiérarchique. Plus le poste est élevé, plus le périmètre peut être étendu. Si le salarié refuse la modification du lieu de travail sans justification valable, et sous réserve de la bonne foi de l’employeur, celui-ci peut être licencié pour faute grave.
La clause de dédit-formation
La clause de dédit-formation est une clause originale dans un contrat de travail. Elle établit un système de donnant-donnant. D’un côté, l’employeur offre une formation professionnelle au salarié afin qu’il puisse s’adapter au poste pour lequel il a été embauché.
En contrepartie, le salarié ne peut pas démissionner pendant une certaine période, sous peine de devoir verser à son employeur des dommages et intérêts. Cette clause a été créée pour éviter qu’un employeur embauche un salarié, lui dispense une formation, puis voit ce salarié quitter l’entreprise dès la fin de la formation.
La clause de responsabilité financière
Peu couramment utilisée, la clause de responsabilité financière dans un contrat de travail impose au salarié la responsabilité des éventuelles pertes financières de l’entreprise résultant de son travail. Le salarié doit alors réparer le préjudice subi par l’employeur. Cette clause n’est valable qu’en cas de faute grave commise par le salarié.
La clause de garantie d’emploi
Avec la clause de garantie d’emploi, l’employeur s’engage à fournir au salarié un travail et une rémunération pendant une période minimale. Il s’engage à ne pas rompre le contrat de travail, sous peine de devoir payer au salarié l’intégralité des salaires restants jusqu’à la fin de la période, ainsi que les indemnités de préavis et de licenciement.
