Le bulletin de paie est un document essentiel remis par l’employeur à chaque salarié lors du versement de sa rémunération. La loi encadre rigoureusement l’établissement du bulletin de salaire et exige la présence de mentions obligatoires. Dans cet article, nous vous expliquerons les règles à suivre pour rédiger correctement un bulletin de paie.
L’importance de rédiger un bulletin de paie
Lors de chaque paiement de salaire, l’employeur doit fournir une pièce justificative appelée bulletin de paie ou fiche de paie. Un bulletin de paie doit être établi mensuellement ou selon la fréquence de paiement. Il doit être remis à tous les employés affiliés à la sécurité sociale du régime général.
Il est possible de choisir entre un format papier ou électronique pour éditer le bulletin de salaire, comme nous l’expliquerons plus tard.
Les mentions obligatoires sur le bulletin de salaire
La rédaction du bulletin de salaire est réglementée par le code du travail, qui précise plusieurs mentions obligatoires.
Informations sur l’employeur
Les éléments suivants concernant l’employeur doivent obligatoirement figurer sur le bulletin de paie :
- Nom et adresse de l’employeur, ainsi que la désignation de l’établissement auquel le salarié est rattaché ;
- Référence de l’organisme auquel l’employeur verse ses cotisations de sécurité sociale ;
- Numéro d’immatriculation de l’employeur pour les cotisations sociales ;
- Code APE pour les entreprises inscrites au répertoire de l’INSEE.
Informations sur le salarié
Concernant le salarié, les informations suivantes doivent être indiquées sur le bulletin de paie :
- Nom et intitulé de son poste ;
- Position du salarié dans la classification conventionnelle applicable.
Informations sur la législation applicable
Le bulletin de paie doit mentionner l’intitulé de la convention collective applicable. À défaut, il convient de préciser les références du code du travail concernant la durée des congés payés et les délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail.
Informations relatives à la paie du mois
Les informations suivantes doivent figurer sur le bulletin de paie :
- Période et nombre d’heures auxquels se rapporte le salaire ;
- Nature et volume du forfait auquel se rapporte le salaire pour les salariés sous convention de forfait ;
- Indication de la base de calcul du salaire lorsque celle-ci n’est pas la durée du travail ;
- Nature et montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales, tels que les primes et les avantages en nature ;
- Montant de la rémunération brute du salarié ;
- Nature et montant des prélèvements sociaux et fiscaux sur la rémunération brute, tels que la CSG, la CRDS et les cotisations salariales ;
- Montant du net à payer au salarié et date de paiement ;
- Si applicable, les dates de congés payés et le montant de l’indemnité correspondante ;
- Montant de la prise en charge des frais de transport public ou des frais de déplacement personnels.
Il est important de distinguer les heures payées au taux normal et les heures au taux majoré (heures supplémentaires ou pour toute autre cause) et de mentionner le taux horaire appliqué. Pour simplifier, il est possible de regrouper les prélèvements sociaux et fiscaux en 6 catégories : sécurité sociale et CNSA, assurance chômage, retraite complémentaire obligatoire, prévoyance, CSG et CRDS, autres charges patronales.
Autres mentions du bulletin de salaire
Il est obligatoire d’informer le salarié qu’il doit conserver son bulletin de salaire sans limitation de durée.
Les mentions facultatives sur le bulletin de salaire
En plus des mentions obligatoires, l’employeur peut ajouter des mentions facultatives sur le bulletin de salaire, telles que :
- La date d’entrée du salarié dans l’entreprise ;
- La nature du contrat de travail (CDI, CDD, etc.) ;
- Le numéro de sécurité sociale et l’adresse du salarié ;
- Le salaire net imposable ;
- Les salaires nets et bruts cumulés sur l’année ;
- Les congés restants à prendre ;
- Les coordonnées bancaires du salarié ;
- Les modalités de règlement du salaire net (chèque, virement, etc.) ;
- Le montant des cotisations patronales de sécurité sociale, qui figure souvent sur les fiches de paie ;
- Le récapitulatif annuel du montant des cotisations sociales patronales acquittées.
Il convient de faire attention aux mentions liées aux congés restants, car la cour de cassation a jugé que la mention des congés payés sur le bulletin de salaire vaut reconnaissance par l’employeur que ces congés sont dus. De plus, la mention du solde des congés payés acquis sur une période antérieure sur le bulletin de salaire vaut accord de l’employeur pour le report des congés payés.
Ce qu’il ne faut pas mentionner sur le bulletin de salaire
Il est strictement interdit d’indiquer les éléments suivants sur le bulletin de salaire :
- L’exercice des fonctions de représentant du personnel ;
- L’exercice du droit de grève.
La remise du bulletin de salaire au salarié
L’employeur peut remettre le bulletin de paie au salarié par courrier, en main propre ou par courrier électronique si le salarié a donné son accord. La remise du bulletin de paie est une obligation légale. Tout employeur ne respectant pas cette règle s’expose à une amende pénale et peut être condamné à verser des dommages et intérêts.
Utilisez un logiciel fiable pour la gestion de la paie
Pour sécuriser et faciliter la gestion de la paie, il est recommandé d’utiliser un logiciel spécialisé. En effet, une application dédiée vous permettra de générer des bulletins de paie conformes à la législation, avec des mises à jour automatiques pour chaque nouvelle loi.
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