Au travail, les réunions sont incontournables. Qui n’a pas une réunion au moins une fois par semaine, voire une fois par jour ? Si souvent elles peuvent être chronophages et contre-productives, les réunions restent un outil de communication et de collaboration indispensable qui permet à la fois d’informer, d’échanger et de décider.
Cependant, pour être efficace, une réunion doit être courte, bien préparée et organisée avec un ordre du jour précis. Le rôle de l’organisateur est d’encourager tous les participants à prendre la parole et de s’assurer de ne pas dépasser le temps imparti. Enfin, dès que la réunion est terminée, un compte rendu détaillé doit être rédigé et transmis à toutes les personnes concernées.
Quel est l’intérêt d’un compte rendu de réunion ?
Vous venez de terminer une réunion efficace où des problèmes ont été résolus et où chacun est ressorti avec une liste de tâches à accomplir pour continuer à faire avancer le projet. C’est parfait.
Maintenant, attelez-vous à la rédaction d’un compte rendu de réunion, un document indispensable qui permet de mettre à l’écrit tout ce qui s’est dit oralement.
Voici les différents objectifs d’un compte rendu de réunion :
- résumer fidèlement les échanges ;
- formaliser les décisions prises et les responsabilités de chacun ;
- fixer des objectifs précis ;
- conserver une trace des discussions ;
- informer les participants ainsi que les absents ;
- préparer les prochaines réunions sur le même sujet.
Le compte rendu de réunion est uniquement informatif. Il doit retracer fidèlement le déroulement de la réunion et les différentes décisions qui ont été prises sans ajout, ni omission. Attention, il ne s’agit pas d’une retranscription des dialogues, mais d’une synthèse des idées et des décisions prises. Il sera conservé dans les archives.
Il doit être objectif et impersonnel, rédiger dans un ton neutre et ne contenir ni avis, ni commentaires. Enfin, il doit être clair, précis, concis et structuré, et les éléments essentiels doivent être visibles en un coup d’œil.
Les différentes étapes pour rédiger un compte rendu de réunion
Vous voulez rédiger un bon compte rendu de réunion ? Suivez ces 7 étapes.
1. Prenez la réunion en notes
Evidemment, pour rédiger un compte rendu précis et fidèle, il est indispensable de prendre des notes pendant la réunion. Pour vous simplifier la tâche et être certain de ne rien manquer, vous pouvez enregistrer la réunion avec votre téléphone (il existe des applis pour cela) ou un dictaphone.
Cela ne vous dispense pas de prendre des notes en même temps. Pour plus de rapidité, prenez directement vos notes sur votre ordinateur.
2. Le plus tôt, le mieux
Idéalement, vous devez rédiger le compte rendu immédiatement après la fin de la réunion, pendant que vous vous souvenez encore de tout ce qui s’est dit. Si vous avez un doute, n’hésitez pas à demander de l’aide à l’un des participants.
3. Créez un modèle standard
Pour plus d’efficacité, vous pouvez aussi créer une trame de compte rendu que vous utiliserez à chaque réunion. Ainsi, la prise de notes en sera facilitée, vous gagnerez du temps dans la rédaction et les participants seront habitués au format du compte rendu, surtout s’il s’agit d’une réunion régulière.
Pré-remplissez votre trame en avance avec les informations que vous connaissez déjà comme la date et le lieu de la réunion, l’ordre du jour, les participants, etc. Pendant, la réunion, saisissez directement vos notes dans votre trame.
4. Les mentions obligatoires
Dans votre compte rendu de réunion, certaines informations essentielles doivent apparaître comme :
- le nom de l’entreprise ;
- la date et le lieu de la réunion ;
- la liste des participants et leur fonction respective, ainsi que les absents et les excusés ;
- l’ordre du jour ;
- les différents sujets abordés ;
- les décisions prises, les responsabilités de chacun et les informations clés discutées pendant la réunion (comme les tâches en cours et celles terminées) ;
- l’identité du ou des rédacteurs ;
- la date de la prochaine réunion.
5. Structurez votre compte rendu
Un bon compte rendu doit être facile à lire. Les lecteurs doivent trouver facilement les informations dont ils ont besoin.
Idéalement, il doit se diviser en trois parties :
- une introduction : indiquez l’objet et les grandes lignes de la réunion ;
- le développement : reprenez un par un les différents points à l’ordre du jour. N’hésitez pas à utiliser des sections, des paragraphes, des puces, etc.
- une conclusion : précisez les décisions qui ont été prises, les nouvelles actions à réaliser, leur(s) responsable(s) et leur échéance ainsi que la date de la prochaine réunion.
6. Relisez-vous
Votre compte rendu est terminé ? Ne négligez pas la phase de relecture, essentielle pour ne rien oublier et s’assurer que votre compte rendu est cohérent. N’hésitez pas à faire relire votre document à un ou plusieurs participants avant de l’envoyer afin d’éviter des incompréhensions ou des omissions.
Assurez-vous également qu’il est écrit dans un français correct, sans fautes d’orthographe.
7. Envoyez le compte rendu rapidement
Il est préférable de diffuser votre compte rendu à l’ensemble des personnes concernées le plus rapidement possible, soit 2 ou 3 jours maximum après la réunion. Il est évident que les participants doivent le recevoir avant la prochaine réunion.
Envoyez-le à toutes les personnes conviées à la réunion, y compris les absents et les excusés afin qu’ils soient informés de ce qu’ils ont manqué et des éventuelles tâches qui leur ont été assignées.
Enfin, le compte rendu doit être disponible et consultable facilement et à tout moment. Pour cela, partagez-le sur votre plateforme collaborative. Sur votre logiciel de gestion de projet (Wimi si tout va bien ;)), tous vos documents et comptes rendus de réunion sont centralisés et accessibles à toutes les personnes concernées.
Vous avez désormais toutes les clés en main pour rédiger des comptes rendus de réunion fidèles. A vous de jouer!
