La rédaction d’un contrat de location de voiture est essentielle pour établir une relation saine et transparente avec vos clients. Pour respecter les normes et lois en vigueur, il est important de bien formaliser par écrit tous les détails de la location. Dans cet article, nous vous expliquons comment procéder à l’établissement d’un contrat de location de véhicule de manière simple et efficace, et nous vous recommandons d’opter pour un logiciel spécialisé dans la location de voiture.
Les réglementations à respecter dans un contrat de location de véhicule
Pour rédiger un contrat de location de voiture conforme, vous devez prendre en compte plusieurs réglementations. Voici les trois informations principales que votre contrat de location de véhicule doit contenir :
Informations sur les prix et conditions de la prestation de location de véhicule
Votre contrat de location de voiture doit stipuler les conditions de délivrance de la prestation, telles que les conditions d’ancienneté du permis de conduire. Il est également important de mentionner les modalités de calcul du prix de la prestation, comme les prix unitaires TTC des éléments de la prestation (kilomètres, temps) et les éventuels coûts supplémentaires applicables. Les modalités de facturation du carburant, forfaitaires ou unitaires, doivent également être précisées dans le contrat.
N’oubliez pas de mentionner le montant TTC du dépôt de garantie et les avances sur la location exigées. De plus, toutes les conditions et informations tarifaires, y compris les frais et conditions d’annulation ou de restitution de la voiture au-delà du délai de retour ou du forfait kilométrique prévus, doivent être spécifiées. Le cas échéant, indiquez également les frais que le consommateur doit assurer directement pour le compte du professionnel.
Informations sur les assurances de la location de voiture
Votre contrat de location doit contenir les informations relatives à l’assurance responsabilité civile incluse dans la location de voiture. Cela comprend les garanties, les exclusions et les franchises des autres assurances incluses dans le contrat. N’oubliez pas de préciser les options d’assurances proposées ainsi que leur prix TTC.
Informations sur les autres prestations annexes de la location de véhicule
Votre contrat de location doit prendre en compte la liste des autres prestations annexes commercialisées, ainsi que leur prix TTC ou le mode de calcul de ce prix lorsqu’il ne peut être déterminé à l’avance. Les obligations et garanties légales doivent également figurer dans le contrat, notamment les engagements du loueur en matière d’entretien, de réparation, d’assistance et de remplacement du véhicule en cas d’incident ou d’accident, ainsi que les éventuelles limitations de sa responsabilité contractuelle.
Comment choisir un logiciel de contrat de location de véhicule ?
Le choix d’un logiciel spécialisé dans la gestion des contrats de location de véhicules est essentiel pour vous faciliter la tâche au quotidien. Mais comment faire le bon choix ?
Nous vous recommandons la solution de gestion “myrentcar”, développée par hitechsoftware, qui respecte toutes les réglementations en vigueur et offre les sept fonctionnalités indispensables à tout logiciel de contrat de location de véhicule. Ces fonctionnalités essentielles sont :
Edition des contrats de location de voiture
Ce module vous permet de paramétrer tous vos documents commerciaux tels que les devis, réservations, contrats et factures à l’image et à la charte graphique de votre entreprise, en personnalisant notamment le logo, la couleur et la mise en page.
Gestion des contrats de location de voiture courte durée
Avec le logiciel myrentcar, vous pouvez créer facilement des contrats de location de voiture courte durée à partir d’un planning en ligne intuitif. Les contrats s’éditent et s’envoient automatiquement en fonction des paramètres associés, pour vous faire gagner du temps et de l’efficacité.
Gestion des contrats de location de véhicule longue durée
La solution myrentcar vous permet également de gérer facilement les contrats de location de véhicule longue durée. Vous pouvez notamment saisir la durée et les kilomètres inclus, facturer les kilomètres intermédiaires en cours de contrat, mutualiser les kilomètres, gérer les remplacements de véhicules, générer des fichiers de prélèvements, comptabiliser les facturations générales, et gérer les budgets prévisionnels et réalisés.
Echéancier des loyers longue durée sur le contrat de location de voiture
Pour les contrats de location de voiture longue durée, vous pouvez établir un échéancier détaillant les coûts prévus sur la durée du contrat, y compris les évolutions de loyers planifiées et les suspensions. L’édition de cet échéancier est paramétrable grâce à l’outil de gestion des états.
Cotation des contrats de location de véhicule
Le module de cotation des contrats de location de véhicule vous permet d’envoyer rapidement au client un budget mensuel prenant en compte tous les éléments essentiels, tels que la valeur d’achat du véhicule, la durée du contrat, le kilométrage inclus, les services liés (assurance, maintenance, pneus, remplacement) et la valeur résiduelle. Cela vous permet d’assurer la rentabilité de vos prestations.
Suivi des contrats de location de voiture
Avec l’écran interactif de suivi des contrats de location de voiture de myrentcar, vous avez une vision claire de toutes les activités liées aux contrats : réservations, états des lieux, contrats renouvelés, mouvements et messages. Cela facilite la gestion de votre parc automobile en mettant rapidement en évidence les contrats au départ, au retour, en cours et dépassés.
Signature numérique des contrats de location de voiture
Le logiciel myrentcar propose également la signature numérique des contrats de location de voiture. Une fois le contrat créé, il est automatiquement envoyé par e-mail au client, qui peut le valider instantanément depuis son smartphone. Cette fonctionnalité vous permet de gagner du temps et d’améliorer la fiabilité de vos échanges.
Comment essayer le logiciel de contrat de location de voiture ?
Le logiciel de contrat de location de voiture myrentcar est une solution en mode SaaS accessible depuis n’importe quel navigateur internet. Compatible avec l’application d’état des lieux de véhicule rentpad, ce logiciel a été spécialement conçu pour accompagner les loueurs et gestionnaires de parc automobile dans leur activité. Il convient à la gestion de sociétés de location de voiture, de moto, de camion ou encore de vélo.
Si vous souhaitez essayer le logiciel de contrat de location de voiture myrentcar, rien de plus simple ! Remplissez simplement le formulaire ci-dessous pour obtenir une démonstration de notre solution.
N.B. : Cet article a été rédigé dans un but informatif et ne remplace en aucun cas les conseils d’un professionnel du droit.
