Auto-entrepreneurs, vous êtes sur le point de lancer votre activité et les demandes commencent à affluer ? Même si les obligations comptables sont allégées pour les auto-entrepreneurs, n’oubliez pas que vous devez tenir une comptabilité à jour et respecter les règles de facturation des prestations. Ainsi, le devis est un document crucial pour votre micro-entreprise, et il joue également un rôle essentiel dans la relation avec votre client. Découvrez les étapes et les détails pour rédiger le devis parfait pour votre micro-entreprise.
Le devis est-il obligatoire en tant qu’auto-entrepreneur ?
- Il n’est pas obligatoire d’établir un devis pour votre client, mais il est fortement recommandé de lui en fournir un avant toute prestation, surtout si c’est la première fois que vous travaillez avec lui et qu’il n’a aucune connaissance de vos tarifs.
- Cependant, pour toute prestation supérieure à 1 500 €, le devis est obligatoire. Notez que ce montant peut être inférieur pour certaines activités professionnelles.
- Si le client vous demande un devis, vous êtes tenu de lui en fournir. C’est la loi Hamon du 17 mars 2014 qui l’indique : les prestations de services doivent être détaillées par devis “lorsque le prix ne peut être raisonnablement calculé à l’avance du fait de la nature du bien ou du service” (Art. L 112-3 du Code de la Consommation).
Cas spécifiques et obligations de fournir un devis en tant qu’auto-entrepreneur
Le devis est obligatoire pour les auto-entrepreneurs exerçant certaines activités :
- Les prestations liées au déménagement.
- Les prestations funéraires.
- Les prestations dans le secteur des travaux, du dépannage et de la réparation.
- Les services à la personne si le montant de la prestation est égal ou supérieur à 100 €.
Pour certaines activités artisanales dans les travaux, la réparation ou le dépannage, vous devez fournir un devis avant le début des travaux si le montant de la prestation est supérieur à 150 €. Vérifiez les détails relatifs à votre activité avant de vous lancer en tant qu’auto-entrepreneur.
Peu importe le montant, si votre client le demande, vous devez lui fournir un devis.
Le rôle du devis pour les auto-entrepreneurs
Le devis : un document contractuel
Le devis est la porte d’entrée vers vos différentes prestations. Il a pour but de détailler le montant des prestations proposées à votre client potentiel. Celui-ci pourra ainsi comparer vos tarifs à ceux d’autres auto-entrepreneurs ou entreprises pour prendre sa décision.
Le devis fait office de contrat si votre client le signe. Veillez donc à respecter les mentions qui vous engagent :
- Le nom exact de votre prestation et sa durée.
- Ce que vous allez faire pour votre client et à quel prix. N’hésitez pas à détailler !
- Les conditions d’exécution de la prestation.
Dois-je facturer mon devis en tant qu’auto-entrepreneur ?
En principe, le devis est gratuit puisqu’il est prévu par la législation. Cependant, dans certains cas, si fournir un devis demande un déplacement ou une étude approfondie, vous pouvez le facturer, en informant préalablement votre client du prix du devis.
La conservation du devis par l’auto-entrepreneur
En tant qu’auto-entrepreneur, vous devez conserver tous les devis signés pendant au moins 5 ans. Si nécessaire, vous pouvez les conserver plus longtemps. Pensez à éditer votre devis en double exemplaire (un exemplaire pour vous, l’autre pour votre client) et à les joindre à la facture correspondante dans un dossier dédié.
Comment réaliser votre devis en tant qu’auto-entrepreneur ?
Avant la rédaction du devis pour votre client
Avant de rédiger votre devis, détaillez vos prestations et anticipez-les. Vos prestations doivent répondre aux attentes de votre client tout en vous permettant de travailler sereinement. Tenez compte du temps nécessaire pour réaliser la prestation, des ressources requises, ainsi que de vos cotisations sociales et de vos charges.
La forme du devis pour votre micro-entreprise
La présentation de votre devis est assez libre, bien que le devis soit un document distinct de la facture, il lui ressemble dans sa présentation. Soyez précis dans la description de vos prestations afin que votre client comprenne clairement ce pour quoi il va signer. Cela évitera les contestations ultérieures et les malentendus.
Les éléments indispensables à mentionner sur votre devis
Voici les différents éléments à faire figurer sur votre devis :
- Indication qu’il s’agit d’un devis et son numéro.
- Vos coordonnées (nom, prénom, adresse et raison sociale de votre micro-entreprise, numéro de téléphone et email).
- Votre numéro de SIREN.
- Les coordonnées de votre client et sa raison sociale s’il s’agit d’un professionnel.
- La date d’émission du devis.
- La liste détaillée des prestations ou des articles vendus.
- Leur quantité et leur prix unitaire.
- Les frais de déplacement, le cas échéant.
- Les frais de main d’œuvre, le cas échéant.
- Les modalités de paiement.
- La durée de validité du devis.
- La mention “Bon pour accord” et la date de début de la prestation.
Si votre activité est commerciale, il est important de faire figurer vos conditions générales de vente (CGV) dans le devis.
Vos obligations en tant qu’auto-entrepreneur
Une fois le devis établi, il vous engage. Vous serez donc tenu de réaliser les prestations mentionnées. Tant que votre client n’a pas signé le “Bon pour accord”, il n’est pas engagé, et vous non plus.
Il n’est pas possible de modifier le devis à votre guise. Si vous devez ajouter ou modifier des éléments, vous devrez rédiger un avenant au devis.
Une fois le devis signé par votre client, il fait office de contrat entre votre micro-entreprise et l’entreprise de votre client. Votre client ne pourra plus contester les tarifs proposés. Le devis sera utile en cas de litige, par exemple si le client refuse de payer la prestation ou conteste sa réalisation.
N’oubliez pas que le devis ne remplace pas la facture. Une fois le devis accepté, vous pouvez transmettre la facture à votre client, en mentionnant le numéro du devis.
En principe, il n’est pas possible pour votre client d’annuler le devis après l’avoir signé. En cas de litige ou d’annulation de devis par votre client, vous pouvez entamer une procédure. Cependant, il est recommandé de trouver une solution à l’amiable avant d’engager une procédure.
Outils pour créer un devis en tant qu’auto-entrepreneur
Vous pouvez réaliser votre devis à l’aide d’un tableur Excel ou d’un document Word. Pour gagner du temps, vous pouvez utiliser notre logiciel de comptabilité qui propose un module d’édition de devis pour les auto-entrepreneurs. Simple d’utilisation, cet outil vous permet de créer et d’éditer rapidement vos devis tout en les conservant dans votre espace personnel.
Demander un acompte à la signature du devis
Il peut être intéressant de demander un acompte de 30% à 50% du montant total de la prestation. Cela engage votre client à verser une première somme et soulage votre trésorerie. N’oubliez pas de joindre une facture au devis si vous demandez un acompte.
Prestation sur le long terme
Si votre prestation s’étend sur plusieurs mois, vous pouvez mentionner la période globale avant de détailler vos prestations. Si votre prestation nécessite plusieurs paiements, prévoyez un calendrier d’échelonnement dès le devis. Vous devrez envoyer une facture pour chaque paiement reçu.
Retrouvez notre outil d’édition des devis et factures en ligne sur Espace-Auto-entrepreneur.
