Auto-entrepreneurs, vous êtes sur le point de lancer votre activité et les demandes se multiplient ? Même si les obligations comptables sont allégées pour les auto-entrepreneurs, n’oubliez pas que vous devez tenir une comptabilité à jour et respecter les règles de facturation des prestations. Ainsi, le devis revêt une importance primordiale pour votre micro-entreprise et dans votre relation avec le client. Découvrez les étapes et les détails pour rédiger le devis parfait pour votre micro-entreprise.
Le devis est-il obligatoire en tant qu’auto-entrepreneur ?
Bien qu’il ne soit pas obligatoire d’établir un devis pour votre client, il est tout de même conseillé de lui en fournir un préalablement à toute prestation, surtout si c’est la première fois que vous travaillez avec lui et qu’il n’a aucune connaissance de vos tarifs. Toutefois, pour toute prestation d’un montant supérieur à 1 500 €, le devis reste une exigence légale. Il convient néanmoins de noter que ce seuil peut être différent dans certaines professions. De plus, si le client vous demande un devis, vous êtes dans l’obligation de lui en fournir un. C’est le cas selon la loi Hamon du 17 mars 2014, qui stipule que les prestations de services doivent être détaillées par devis lorsque le prix ne peut être raisonnablement calculé à l’avance en raison de la nature du bien ou du service (Art. L 112-3 du Code de la Consommation).
Cas spécifiques et obligations de fournir un devis en tant qu’auto-entrepreneur
Soyez vigilant, car le devis est obligatoire pour les auto-entrepreneurs exerçant certaines activités, notamment dans le domaine du déménagement, des prestations funéraires, des travaux, du dépannage et de la réparation, ainsi que pour les services à la personne lorsque le montant de la prestation atteint ou dépasse 100 €.
Le rôle du devis pour les auto-entrepreneurs
Le devis : un document contractuel
Le devis est le moyen de présenter en détail les prestations que vous proposez à votre client potentiel. Il lui permet ainsi de comparer les montants proposés avec ceux d’autres auto-entrepreneurs ou entreprises pour prendre une décision. En outre, le devis constitue un document contractuel qui fait office de contrat une fois signé par votre client.
Veillez donc à respecter les mentions qui vous engagent, notamment le nom exact de la prestation et sa durée, les détails des prestations et leur prix, ainsi que les conditions d’exécution.
Dois-je facturer mon devis en tant qu’auto-entrepreneur ?
En règle générale, le devis est gratuit, car il est prévu par la législation. Toutefois, selon les activités, si la réalisation d’un devis demande un déplacement ou une étude approfondie, vous pouvez facturer ce service. Il est néanmoins important de prévenir votre client du coût du devis à l’avance.
La conservation du devis par l’auto-entrepreneur
En tant qu’auto-entrepreneur, vous êtes tenu de conserver tous les devis signés pendant au moins 5 ans. Vous pouvez également les conserver plus longtemps si vous le jugez nécessaire. Pensez à éditer le devis en double exemplaire, en conservant un exemplaire pour vous et en remettant l’autre à votre client. Il est recommandé de créer un dossier dans lequel vous joignez le devis à la facture correspondante.
Auto-entrepreneurs : comment rédiger votre devis ?
Avant la rédaction du devis pour votre client
Il est essentiel de détailler vos prestations et de les anticiper. Vos prestations doivent répondre aux attentes de votre client tout en vous permettant de travailler sereinement. Tenez compte du temps nécessaire à la réalisation de la prestation, des ressources requises et de vos charges, y compris les cotisations sociales.
La forme du devis pour votre micro-entreprise
La présentation du devis est assez libre, bien qu’il soit différent d’une facture. N’hésitez pas à être précis dans la description de vos prestations afin que votre client comprenne clairement ce qu’il va signer et éviter ainsi tout litige ou malentendu.
Les éléments indispensables à mentionner sur votre devis
Assurez-vous de mentionner les éléments suivants sur votre devis :
- Indiquez qu’il s’agit d’un devis et précisez son numéro
- Vos coordonnées complètes (nom, prénom, adresse et raison sociale de votre micro-entreprise, numéro de téléphone et adresse e-mail)
- Votre numéro de SIREN
- Les coordonnées de votre client et sa raison sociale, s’il s’agit d’un professionnel
- La date d’émission du devis
- La description détaillée de chaque prestation ou article vendu
- La quantité et le prix unitaire de chaque prestation ou article
- Les frais de déplacement, le cas échéant
- Les frais de main d’œuvre, le cas échéant
- Les modalités de paiement
- La durée de validité du devis
- La mention “Bon pour accord” et la date de début de prestation
Si votre activité est commerciale, il est important d’inclure vos conditions générales de vente (CGV) dans le devis.
Vos obligations en tant qu’auto-entrepreneur
Une fois le devis établi, ce document vous engage, et vous serez donc tenu de réaliser les prestations mentionnées. Toutefois, tant que votre client n’a pas signé le “Bon pour accord”, ni vous ni lui n’êtes engagés.
Si vous devez ajouter ou modifier des éléments dans le devis après sa signature, vous devrez rédiger un avenant.
La signature du devis par votre client
Une fois signé par votre client, le devis fait office de contrat entre votre micro-entreprise et l’entreprise du client. Il garantit que les tarifs proposés ne pourront pas être contestés. Le devis peut également être utilisé en cas de litige, par exemple si le client refuse de payer la prestation ou conteste son contenu.
Après le devis, la facture
N’oubliez pas que le devis ne remplace pas la facture. Une fois le devis accepté, vous pouvez transmettre la facture à votre client en indiquant le numéro de devis correspondant. Vous pouvez consulter notre guide sur la rédaction d’une facture en micro-entreprise pour en savoir plus.
Annuler un devis, est-ce possible ?
En principe, il n’est pas possible pour votre client d’annuler le devis après l’avoir signé. En cas de litige ou d’annulation de devis par votre client, vous pouvez entamer une procédure. Cependant, il est recommandé de trouver une solution à l’amiable avant d’engager des démarches légales.
Quels outils utiliser pour créer un devis en tant qu’auto-entrepreneur ?
Vous pouvez établir votre devis en utilisant un tableur Excel ou un document Word. Cependant, pour gagner du temps, notre logiciel de comptabilité propose un module d’édition de devis spécialement conçu pour les auto-entrepreneurs. Simple d’utilisation, cet outil vous permet de créer et d’éditer rapidement vos devis, tout en les conservant dans votre espace personnel.
Demander un acompte à la signature du devis
Il peut être judicieux de demander un acompte de 30 % à 50 % du montant total de la prestation. Cela engagera votre client à verser une première somme et soulagera votre trésorerie. Si vous demandez un acompte, n’oubliez pas de joindre une facture au devis.
Comment mentionner une prestation sur le long terme dans le devis ?
Si votre prestation s’étend sur plusieurs mois, vous pouvez indiquer la période globale avant de détailler vos prestations. En cas de paiements échelonnés, prévoyez un calendrier dès l’établissement du devis et envoyez une facture pour chaque paiement reçu.
Vous pouvez utiliser l’outil d’édition des devis et factures en ligne disponible sur Espace-Auto-entrepreneur pour simplifier votre travail.
Rédiger un devis clair et complet est essentiel pour établir une relation de confiance avec vos clients et garantir la bonne réalisation des prestations. Prenez le temps nécessaire pour créer des devis professionnels qui répondent aux besoins de vos clients et respectent les exigences légales.
