Faire des rapports fait partie intégrante du quotidien d’un chef de projet. Peu importe votre secteur d’activité, vous avez sûrement déjà rédigé un compte-rendu d’activité, que ce soit à la main ou en utilisant un outil de reporting. Toutefois, vous ignorez peut-être qu’il existe différents types de rapports et comment personnaliser ces derniers en fonction de votre public cible.
Qu’est-ce qu’un rapport?
Un rapport est un document permettant de communiquer des données sur un projet ou des aspects spécifiques de son avancement ou de ses performances. Qu’il s’agisse d’aspects économiques, techniques, financiers, de gestion ou de production, un rapport présente des données pertinentes sur le projet. L’un des avantages du rapport est de donner un aperçu global des projets en temps réel.
Selon la taille et la complexité de vos projets, il peut être nécessaire de réaliser un rapport chaque semaine ou chaque mois. Il est ensuite envoyé à toutes les parties prenantes du projet afin de les tenir informées de son avancement.
La plupart des rapports se présentent sous la forme d’une page unique regroupant toutes les informations essentielles. Des annexes et des liens supplémentaires peuvent être ajoutés pour les parties prenantes souhaitant approfondir certaines données.
À qui s’adresse un rapport?
Un rapport s’adresse généralement aux personnes suivantes:
- Les parties prenantes
- Les membres du COPIL
- L’équipe projet
- Le comité de projet
- Les autres utilisateurs impactés par le projet
Il est important de noter que le directeur financier n’aura pas besoin des mêmes informations que le directeur des ressources humaines ou encore le responsable marketing.
En fonction de votre public cible, vous devrez donc adapter la forme de votre rapport. Par exemple, pour un COPIL, il est préférable de privilégier un rapport court à présenter en début de réunion. Le format de tableau de bord est souvent choisi car il est clair et concis, évitant ainsi une surcharge d’informations. Toutefois, pour le comité de projet, un rapport plus détaillé et technique est recommandé pour faciliter les échanges et la prise de décisions.
Que doit-on inclure dans un rapport?
Un rapport de gestion de projet doit contenir les éléments suivants:
1. Les informations générales du projet
- Nom du projet
- Nom et informations concernant le client
- Numéro de projet
- Nom du chef de projet
- Date de début du projet
- Date de fin prévue
- Date de publication du rapport
2. Les indicateurs clés de performance (KPI)
Sélectionnez attentivement vos indicateurs de performance. Il est important d’inclure uniquement les indicateurs pertinents pour votre rapport. Voici quelques exemples de KPI pertinents:
- Progression du calendrier par rapport au plan
- Ressources prévues par rapport aux ressources réelles
- Aperçu des risques
- Coût actuel par rapport au budget
- Portée actuelle par rapport au plan
- Résultats actuels en matière de qualité
3. Informations supplémentaires à inclure
Selon le type de rapport et l’activité de l’entreprise, ces données peuvent également figurer dans votre rapport:
- Gestion des modifications du projet
- Mesures prises
- Décisions requises
- Étapes à venir
- Listes de tâches
Les différents types de rapports de projet
Lorsque l’on parle de rapports, on pense souvent aux rapports financiers. Bien qu’ils soient indispensables pour suivre le chiffre d’affaires et les performances de l’entreprise, les rapports ne sont pas réservés qu’aux directeurs financiers.
D’autres types de rapports peuvent être utilisés, notamment en gestion de projet. Voici une liste des rapports de projet les plus importants que vous pouvez utiliser pour suivre et rendre compte de l’état d’avancement de votre projet.
Rapport d’avancement de projet
Ce rapport permet de tenir les parties prenantes informées de l’état d’avancement du projet et de tout problème émergent concernant les coûts, la portée, les calendriers ou les risques. Vous pouvez facilement comparer ce rapport à la base de référence du projet ou au plan de projet pour évaluer les progrès réalisés. Il comprend généralement les travaux réalisés, un résumé des coûts et du calendrier du projet, ainsi qu’un plan pour la suite, ainsi que les problèmes et les risques éventuels.
Tableau de bord du projet
Le tableau de bord permet de suivre en temps réel le déroulement du projet et propose des solutions pour améliorer les performances. Il offre aux parties prenantes une visualisation des informations telles que la progression et la rentabilité du projet. Il permet également d’identifier si le projet est sur la bonne voie et ce que vous pouvez faire pour rectifier le tir.
Le tableau de bord est un outil de gestion essentiel. Il présente le portefeuille global, l’état de santé du projet (indiqué par des codes couleurs – vert, orange et jaune), la rentabilité du projet en comparant le budget et les coûts, ainsi que l’avancement du projet selon le calendrier.
Rapports de gestion du temps
Ces rapports répertorient le temps réellement consacré par votre équipe à chaque tâche requise par le projet. En suivant le temps consacré de cette manière, vous pouvez évaluer la part du budget allouée à chaque tâche, comparer le temps utilisé aux estimations du calendrier et ajuster les deux si nécessaire.
Rapports sur la disponibilité des ressources et des compétences
Ces rapports sont essentiels pour tout chef de projet. Ils permettent d’attribuer et de déléguer les tâches à chaque membre de l’équipe. Ils indiquent également les moments où chaque membre de l’équipe est occupé.
Si vous souhaitez planifier un nouveau projet ou trouver une personne disponible pour une mission, vous pouvez consulter ce rapport. Il vous permet également d’identifier les membres de l’équipe qui travaillent à plein régime et qui pourraient avoir besoin d’aide.
Rapports d’évaluation des risques
Ces rapports organisent et hiérarchisent les risques prévus et actuels liés à un projet. Ils aident les équipes à se préparer à surmonter les difficultés potentielles en les énumérant et parfois en décrivant les moyens de les éviter. Noter l’importance de chaque risque permet également de hiérarchiser le temps à consacrer à chaque risque afin que le projet respecte les délais.
Comment rédiger un rapport de qualité?
Rédiger un rapport de qualité demande du temps, et il serait dommage que ce dernier ne soit pas lu en raison d’un manque de clarté. Voici quelques conseils pour rédiger un rapport attractif.
1. Soyez concis
Lorsque vous rédigez un rapport de projet, concentrez-vous sur les informations essentielles. Pour faciliter la lecture, envisagez d’utiliser des listes à puces plutôt que de longs paragraphes.
2. Utilisez des éléments visuels
Les éléments visuels peuvent être un excellent moyen de transmettre des informations de manière accessible. Pensez à utiliser des graphiques et des tableaux pour présenter les progrès de votre équipe et d’autres informations clés.
3. Incluez toutes les informations importantes
Lorsque vous rédigez un rapport de gestion de projet, assurez-vous d’inclure toutes les informations dont vos parties prenantes pourraient avoir besoin. Cela peut inclure les dépenses actuelles, le budget prévu, l’état d’avancement du projet, les échéances et les calendriers, une ventilation des tâches et toute autre information demandée par les parties prenantes.
4. Utilisez un langage accessible
Dans certains cas, vos parties prenantes peuvent ne pas être familières avec le jargon technique utilisé par vous et votre équipe. Essayez d’utiliser un langage simple et quotidien, et décomposez les informations en petits segments.
5. Soyez transparent
S’il y a des retards ou des dépassements de budget dans votre projet, il est important d’être transparent dans vos rapports. Cela permet aux parties prenantes d’identifier rapidement des solutions et de recentrer le projet.
6. Proposez des actions à entreprendre
Dans certains cas, votre équipe peut avoir besoin de l’aide des parties prenantes pour réussir. Dans ce cas, veillez à inclure des actions à entreprendre dans votre rapport.
Les avantages d’un rapport de qualité
Les rapports d’activité sont des outils de communication importants pour tenir les parties prenantes informées de l’état d’avancement du projet. Ils aident également les chefs de projet à allouer efficacement les ressources pour atteindre leurs objectifs.
Les rapports de projet permettent non seulement de suivre l’évolution du projet par les chefs de projet et les parties prenantes, mais aussi d’anticiper les risques. Ils permettent de contrôler les coûts, de respecter le budget, de suivre les performances de l’équipe et d’accroître la visibilité du projet pour une meilleure gestion.
Les outils de reporting
En gestion de projet, le reporting est un document essentiel et incontournable, mais sa création peut être chronophage.
Si Microsoft Excel est l’un des outils les plus couramment utilisés pour collecter les données de reporting, ceux qui ont déjà créé des rapports sur Excel savent à quel point cela peut être compliqué et long. La génération manuelle de rapports présente un risque accru d’erreurs de données.
Les outils de reporting vous permettent d’extraire et de présenter dynamiquement des données sous forme de graphiques, de tableaux et d’autres types d’éléments visuels, garantissant ainsi une meilleure lisibilité.
Grâce aux outils de reporting tels que Asana, vous pouvez créer des rapports personnalisés selon vos besoins, qu’il s’agisse de rapports commerciaux, de suivi de projets ou de rapports RH. Ne tardez plus à ajouter cet outil à votre boîte à outils de chef de projet!
Pour en savoir plus sur la création de rapports, consultez notre guide complet.
Image: Business reporting
