Le développement du numérique a complètement révolutionné la prospection et la fidélisation commerciale. L’email est devenu un moyen de choix pour conquérir ou relancer rapidement et à moindre coût un prospect. Mais il ne suffit pas d’envoyer un email à votre cible, il faut également s’assurer qu’il soit ouvert et que son contenu soit convaincant ! Alors comment écrire un mail de relance parfait sans pour autant spammer vos prospects ? Voici quelques conseils pour vous démarquer et conclure davantage d’opportunités !
À quoi sert un mail de relance parfait ?
Si les mails de relance sont largement utilisés aujourd’hui, ils peuvent avoir différentes intentions de la part des entreprises.
Supprimer les barrières rencontrées par les prospects et les clients
Lorsque certains de vos clients ne vous ont pas répondu suite à une première sollicitation, cela peut être dû à plusieurs raisons :
- Le prospect n’a pas encore eu le temps de s’intéresser à votre proposition, il a peut-être oublié ou remis à plus tard. Il se peut également qu’il n’ait pas besoin de votre produit ou service pour le moment.
- Le prospect prend le temps de réfléchir, de comparer avec la concurrence, de considérer d’autres produits de substitution ou de mener des recherches.
- Il attend que votre entreprise le sollicite ou peut-être qu’il hésite à vous donner des informations de peur d’être harcelé ou obligé de procéder à un achat.
- Il n’a pas le budget nécessaire ou trouve votre proposition trop coûteuse.
- Il n’a pas encore abordé le sujet avec les personnes décisionnaires, comme sa famille ou son directeur, et ne sait pas comment procéder.
Quelle que soit la barrière rencontrée par le client, l’un des objectifs d’un mail de relance parfait est de l’encourager à avancer dans son processus d’achat. Cela peut passer par une argumentation ciblée ou en posant des questions afin d’identifier le problème.
Si vous n’obtenez aucune réponse de la part de vos destinataires, pensez donc à les relancer de manière intelligente et personnalisée. Les emails de relance peuvent permettre de convertir le prospect en client ou de le faire avancer dans son processus d’achat.
Connaitre les intentions des clients et des prospects pour gagner en temps et en efficacité
Un mail de relance parfait peut également être utilisé pour connaitre la position du client dans son parcours d’achat.
Différents scénarios sont alors possibles :
- Le prospect est toujours intéressé mais prend du temps pour réfléchir, se renseigner, fait face à des obstacles, etc. Dans ce cas, l’objectif sera d’identifier ces barrières afin de les surmonter.
- Le client n’est plus intéressé. Dans ce cas, la relance est l’occasion d’identifier les raisons de ce désintérêt et d’améliorer éventuellement vos services. De plus, cela vous fera gagner du temps à l’avenir en évitant de relancer ce prospect.
Comment rédiger un mail de relance parfait qui capte l’attention de vos destinataires ?
Malheureusement, il n’y a pas de recette miracle pour y parvenir. Néanmoins, il existe certains exemples de mails qui ont bien fonctionné et auxquels vous pouvez vous inspirer. En général, ces messages misent sur l’approche et le ton utilisé, tout en veillant à ce que le contenu soit pertinent.
- La règle la plus importante est de faire en sorte que votre interlocuteur ait l’impression d’être le seul destinataire du mail de relance.
- Le message doit éveiller la curiosité de vos prospects.
- Rédigez-le dans un ton léger, court et sans images pour augmenter son taux de délivrabilité.
Il est essentiel que le mail de relance soit personnalisé. Pour cela, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion de la relation client (CRM) tel que le “Lead Relationship Management Software” conçu par Datananas. Ce logiciel intelligent et automatisé vous permet d’inclure automatiquement plusieurs paramètres concernant vos prospects (nom, prénom, nom de leur entreprise, etc.).
Voyons maintenant chaque composant d’un mail de relance parfait en détail !
1. La ligne de rappel
Une fois que vous avez sélectionné les destinataires de votre message, la première partie à ne pas négliger est la ligne d’objet. Les emails sans ligne d’objet risquent souvent d’être directement classés en spam par vos destinataires. De plus, c’est la première chose qu’ils verront en ouvrant leur boite de réception. Si votre prospect reçoit beaucoup d’emails, la ligne d’objet peut déterminer s’il ouvrira ou non votre message. Essayez de trouver un objet accrocheur qui attire l’attention de votre destinataire sans donner l’impression d’une arnaque ou d’un message automatisé.
Maintenant que vous avez réussi à capter leur attention, passons à l’étape suivante.
2. La formule de salutation
Ne sautez pas directement dans le vif du sujet, prenez le temps de saluer votre destinataire en utilisant son nom. Si vous le connaissez personnellement, n’hésitez pas à personnaliser votre message en rappelant les échanges précédents ou en mentionnant un détail de votre dernière rencontre. Tout ce qui peut rendre votre message plus “humain” est le bienvenu !
3. Le corps du message pour un mail de relance parfait
Après avoir choisi une ligne d’objet captivante et une formule de salutation, vous pouvez passer à l’étape suivante : la rédaction du corps du message. C’est dans cette partie que vous communiquez réellement votre message principal.
L’accroche
Il est toujours préférable de commencer sur une note positive, par exemple en disant “J’espère que vous allez bien”. Réfléchissez attentivement à ce que vous voulez dire, soyez clair et précis. Indiquez également au destinataire ce que vous attendez de lui. Privilégiez les formulations directes en utilisant des phrases du type “Je vous contacte parce que…” ou “Je vous écris à la suite de…”. Ainsi, votre destinataire sait directement de quoi il sera question dans votre email.
La mise en page
Soyez concis et allez droit au but, la plupart des professionnels scannent rapidement les emails au lieu de les lire en détail. Utilisez des astuces de mise en page pour rendre votre email plus agréable à lire. Aérez le texte pour faciliter la lecture et utilisez des listes à puces pour rendre le contenu plus clair. Mettez en évidence les questions ou les propositions de rendez-vous avec des caractères gras ou une liste à puces.
Le coeur du message
Pour le contenu principal de votre message, restez simple. Utilisez un langage simple et direct, sans jargon ni explications trop longues. Personne n’aime recevoir un email qui demande une concentration pour être lu. Ce genre de courrier est souvent remis à plus tard et finit par se perdre dans la boîte de réception du destinataire. Soyez concis, allez directement au but (sans être impoli ou brusque) et restez simple. Relisez votre email en vous demandant quelle serait votre réaction en le recevant. S’il ne vous donne pas envie de le lire, retravaillez-le !
L’appel à l’action
Comme pour tous les emails, un mail de relance doit comporter un appel à l’action. Il peut s’agir d’une phrase, d’un lien ou d’un bouton qui incite le destinataire à agir. L’action dépend du type de relance. Par exemple, si vous relancez un prospect pour s’inscrire à un webinaire, l’appel à l’action sera probablement un bouton vers un formulaire d’inscription. Si vous souhaitez proposer une réunion, proposez simplement une date et une heure. Il est toujours préférable de proposer une date précise plutôt que de laisser votre destinataire décider. S’il doit décider de sa disponibilité, cela peut faire toute la différence en termes de conversion.
4. La fermeture du mail de relance
La dernière étape de la rédaction d’un mail de relance est de le terminer de manière amicale. Votre dernière phrase devrait refléter le ton général de votre message. Si vous avez utilisé un ton formel tout au long de l’email, terminez également sur une note formelle. De même, si votre email est informel, votre fermeture devrait l’être aussi. Évitez les formules ampoulées et les formulations trop simples. “Bonne journée” ou “Bien à vous” fonctionnent très bien et donnent au mail un ton de conversation. Ils permettent de laisser votre interlocuteur dans l’esprit d’un dialogue plutôt que de le faire sentir oppressé par l’administration.
En résumé, l’écriture d’un mail de relance parfait demande de la réflexion et de la préparation. Il doit être simple, clair et intéressant. Gardez-le court, gardez-le intéressant et focalisez-vous sur l’objectif principal que vous souhaitez transmettre.
Quand envoyer un mail de relance ? Le timing
Les prospects ou clients peuvent rapidement se sentir harcelés ou oppressés par les relances. Ils ont le droit de demander à ne plus recevoir de messages de votre part. Cependant, il est impossible pour les entreprises aujourd’hui de ne pas envoyer ces emails, au risque de perdre des opportunités de vente.
Il est donc primordial de respecter un timing précis. Les envois doivent être suffisamment fréquents pour que l’entreprise ne soit pas oubliée, mais suffisamment espacés pour ne pas être intrusifs.
Voici quelques règles à suivre pour optimiser votre campagne d’emailing :
- Répondez rapidement aux sollicitations, car 90% des prospects e-commerce se désintéressent en une heure seulement (source : The Science of Shopping Cart Abandonment).
- N’espacer pas les emails de relance de plus de 10 jours pour ne pas être oublié.
- Envoyez entre 3 et 5 emails maximum sur une période de 30 à 45 jours.
- Soyez logique et adaptez-vous à votre cible. Par exemple, pour une campagne BtoB, n’envoyez pas d’email le week-end car il sera noyé sous un flux d’autres sollicitations le lundi. Envoyez plutôt un email en semaine, le matin, lorsque les boîtes de réception sont les plus consultées. Pour une campagne BtoC, ajustez votre timing en fonction du comportement et des habitudes de votre cible. Si vos prospects sont des employés, ils ne consulteront probablement pas leurs emails pendant les heures de travail. Si votre cible est principalement des femmes avec des enfants, privilégiez le mercredi par exemple.
En moyenne, les études montrent que les emails envoyés le mardi avant midi sont les plus efficaces.
Simplifiez votre emailing avec le marketing automation
Envoyer le bon message à la bonne personne au bon moment peut rapidement devenir un casse-tête. C’est là que le marketing automation intervient.
Cette interface informatique vous permet d’envoyer une série d’emails automatisés en fonction du parcours d’achat de vos prospects. Voici quelques avantages :
- Le marketing automation vous permet de gagner du temps en automatisant les tâches. Vous n’avez pas besoin de réécrire les emails, les noms ou les adresses pour chaque prospect. Tout est automatisé et le logiciel s’occupe de gérer les différentes données.
- Le marketing automation regroupe toutes les statistiques mises à jour en temps réel dont vous avez besoin en une seule plateforme.
- Aucune demande ne reste sans réponse. Contrairement à un “agent humain” qui peut être occupé, absent ou distrait, la plateforme de marketing automation ne laisse aucun trou dans les requêtes.
- Enfin, le marketing automation vous permet de répondre instantanément aux demandes car 90% des prospects se désintéressent en une heure seulement.
En résumé, le marketing automation vous permet d’automatiser la qualification et le suivi de vos prospects et clients en continu. Vous gagnez ainsi du temps et la plateforme continue à travailler même pendant vos vacances ou vos week-ends.
Comme vous pouvez le constater, il y a plusieurs éléments à prendre en compte lors de la rédaction d’un mail de relance parfait. L’essentiel est de susciter l’enthousiasme de vos destinataires pour lire votre message. Tout doit être bien pensé, que ce soit la ligne d’objet, la formule de salutation ou la fermeture du message. L’astuce consiste à le rendre aussi simple et clair que possible. Gardez-le court, gardez-le intéressant et concentrez-vous sur l’objectif principal que vous souhaitez transmettre.
