La rédaction d’un procès-verbal d’assemblée générale est une étape essentielle pour les associations loi 1901. Bien que facultatif, les statuts prévoient généralement la rédaction de ce document à la fin de la réunion. Il est donc crucial de ne pas négliger sa rédaction, tant sur le fond que sur la forme. Découvrez dans cet article tout ce qu’il faut savoir pour rédiger un PV d’association impeccable.
Contenu d’un procès-verbal d’assemblée générale
La rédaction d’un procès-verbal d’assemblée générale n’est pas une obligation légale en soi. Cependant, les statuts de l’association peuvent l’exiger. Dans ce cas, il est important de se référer à ces documents pour connaître les règles et les modalités de rédaction du PV. Le compte-rendu doit être complet, daté, signé, classé et archivé. Il est recommandé de le formuler sans blanc, ni rature, ni surcharge sur des feuillets numérotés. De plus, il doit être clair et compréhensible.
La forme du procès-verbal d’assemblée générale
Selon les statuts, le président de séance ou le secrétaire est généralement responsable de la rédaction du procès-verbal d’assemblée générale. Qu’il soit en version papier ou électronique, ce document doit être dûment complété, daté, signé, classé et archivé. Il est également recommandé de le rendre facilement accessible aux membres de l’association. Il peut être conservé dans les locaux de l’association ou publié sur son site internet. L’archivage dématérialisé est pratique et avantageux.
Contenu du procès-verbal
Le procès-verbal d’assemblée générale ne doit pas retranscrire toute la réunion. Il doit simplement mentionner les points essentiels, en tenant compte des éventuelles clauses statutaires. Voici les informations qui doivent figurer dans le PV :
- L’identité de l’association
- La date, le lieu et la nature de la réunion
- Le nom du rédacteur du PV
- La liste des membres présents et représentés
- L’identité du mandataire des membres absents, mais représentés
- L’ordre du jour
- Les documents exposés lors de l’AG
- Un résumé des sujets abordés et des incidents survenus lors de la séance
- Les résolutions votées
- Le résultat détaillé du scrutin
- L’heure de clôture de la réunion
- Les noms, qualités et paraphes des signataires (le président de l’association et au moins un autre administrateur)
Le procès-verbal peut également inclure une annexe contenant des extraits ou des copies des documents ou rapports soumis à l’AG, ainsi que des discussions secondaires entre les membres.
L’importance du procès-verbal d’assemblée générale
Le PV d’AG est un document essentiel pour une association. Il permet de se conformer aux obligations statutaires ou réglementaires, mais il a également d’autres avantages.
Une mine d’informations
Grâce aux informations qu’il contient, le procès-verbal d’assemblée générale est une référence pour les membres de l’association, ses dirigeants et les tiers concernés. Il rassure les partenaires et donateurs de l’association et permet aux membres absents de suivre la gestion de la structure.
Une preuve légale
Le procès-verbal d’assemblée générale a une valeur juridique. Il peut servir de preuve en cas de conflit entre les membres et les organes de direction de l’association. Il peut également être opposé à toute contestation par un tiers.
En conclusion, la rédaction d’un procès-verbal d’assemblée générale est d’une grande importance. Veillez donc à le rédiger soigneusement.
Pour en savoir plus :
- Les rapports obligatoires en AG
- Le fonctionnement de l’assemblée générale constitutive
- La convocation à une assemblée générale
