Imaginez, vous assistez à une réunion importante et vous souhaitez vous assurer de tout retenir. Mais comment vous rappeler de chaque détail crucial ? C’est là qu’intervient le procès-verbal de réunion ! Dans cet article, je vais vous expliquer ce qu’est un procès-verbal, comment le rédiger correctement et vous donner un exemple parfait pour vous guider. Prêt.e à devenir un.e expert.e en rédaction de PV ? Alors, commençons !
Qu’est-ce qu’un procès-verbal de réunion ?
Le procès-verbal de réunion est un document officiel qui rapporte les échanges verbaux lors d’une réunion. Contrairement à un simple compte-rendu, le PV est une obligation légale et acte les décisions prises lors de la réunion. Que ce soit pour des statuts, des observations suite à une inspection ou encore une infraction au Code du travail, le PV a une valeur informative devant les juridictions pénales et probante devant les juridictions civiles.
Comment faire un procès-verbal de réunion ?
Un bon procès-verbal de réunion doit contenir les éléments suivants :
- La date, l’heure de début et de fin de la réunion
- Les noms et fonctions des personnes présentes et absentes
- L’ordre du jour de manière précise
- L’approbation du PV de la séance précédente
- Les échanges et débats avec les propositions et les réponses apportées
- Les résultats des votes pour chaque résolution et les décisions adoptées
- La date de la prochaine réunion
- Une feuille de présence pour compléter le PV
Qui rédige un procès-verbal de réunion ?
Le rédacteur d’un procès-verbal de réunion dépend du type de réunion. Pour un Comité Social et Économique (CSE), c’est le secrétaire du CSE qui doit rédiger le PV. Quant à une assemblée générale de copropriété, c’est le syndic de copropriété qui en est responsable. Quelle que soit la personne en charge, il est important de ne pas céder aux pressions et de rédiger un PV de qualité reflétant fidèlement les discussions et décisions.
Comment rédiger un bon procès-verbal de réunion ?
Voici les étapes essentielles pour rédiger un PV de réunion parfait :
- Préparer l’ordre du jour avec précision et brièveté
- Choisir un style de rédaction direct ou indirect
- Définir une longueur maximale pour le PV
- Prendre des notes détaillées pendant la réunion, en notant les noms des intervenants et les résultats des votes
- Relire et éditer le PV pour une présentation soignée
- Utiliser des phrases courtes et simples pour plus de clarté
- Utiliser des logiciels dédiés ou des modèles en ligne pour faciliter la rédaction
Quelle est la différence entre un compte-rendu et un procès-verbal de réunion ?
Un compte-rendu est une simple reformulation des propos tenus lors d’une réunion. Il ne possède pas de valeur officielle et n’est pas soumis à des règles strictes. En revanche, le procès-verbal est un document signé qui doit être une retranscription exacte des échanges verbaux lors de la réunion. Il acte les décisions prises et doit être approuvé par les participants. Son style doit être informel et proche du langage utilisé lors de la réunion.
Exemple de procès-verbal de réunion
Maintenant que vous connaissez les éléments essentiels d’un PV de réunion, vous pouvez utiliser les nombreux modèles en ligne disponibles. Vous pouvez également consulter l’exemple de procès-verbal de réunion proposé par le Figaro pour vous guider dans la rédaction de votre propre PV.
Et voilà ! Vous êtes maintenant prêt.e à rédiger un procès-verbal de réunion comme un.e pro. N’oubliez pas de suivre attentivement les étapes et les conseils donnés pour obtenir un PV complet et précis. Bonne rédaction !
