La plupart des entreprises ont déjà connu l’échec d’un projet. Vous vous êtes déjà demandé pourquoi ? Parmi les différentes raisons, une mauvaise communication et le manque de responsabilité sont les principaux responsables.
Selon le Project Management Institute (PMI), une mauvaise communication affecte négativement la réussite du projet dans plus de 50% des cas. Cela est également à l’origine de 33% des échecs de projets.
Le manque de communication peut faire dérailler votre projet et le faire échouer. La bonne nouvelle est que la rédaction de rapports de suivi de projet peut aider à résoudre ces problèmes.
Les rapports de suivi de projet permettent de tenir les parties prenantes informées de la santé globale du projet. Ils aident également à identifier et à atténuer les problèmes, ainsi qu’à maintenir le projet sur la bonne voie.
Heureusement, rédiger un rapport de suivi de projet n’est pas une tâche difficile à résoudre.
Qu’est-ce qu’un rapport de suivi de projet ?
Que vous meniez un projet à court ou à long terme, vous souhaiterez évaluer ses performances et ses progrès. L’un des meilleurs moyens d’y parvenir est de créer un rapport de suivi de projet.
Les rapports de suivi de projet sont des mises à jour claires et opportunes sur l’état de n’importe quel projet. Ils fournissent des informations complètes sur les éléments cruciaux du projet tels que :
- Budget, coûts et autres ressources financières
- Objectifs et délais
- Tâches en suspens et terminées
Essentiellement, votre rapport de suivi de projet doit répondre aux questions suivantes :
- Qu’avez-vous réalisé ?
- Quelles sont les tâches restantes à accomplir et qui en est responsable ?
- Quelles tâches sont en bonne voie et d’autres qui ne sont pas nécessaires ?
- Quels sont les risques majeurs que vous devez gérer ?
- Quelles contraintes ou obstacles entravent la réussite du projet ?
- Atteignez-vous les objectifs souhaités ?
- Le projet avance-t-il dans la bonne direction ou risque-t-il d’échouer ?
Les rapports de suivi maintiennent les équipes, les investisseurs, la direction et les autres parties prenantes sur la même longueur d’onde. La fréquence à laquelle vous créez des rapports dépend de vous et des parties prenantes impliquées.
Les avantages d’un rapport de suivi de projet
Un rapport de suivi de projet est un outil précieux pour gérer les projets avec succès. Que vous le regardiez du point de vue de l’employé ou de la direction, le rapport fournit des éclaircissements sur tout type et toute taille de projet.
Examinons de plus près certains avantages de la rédaction d’un rapport de suivi de projet.
Surveillez l’état et la qualité du projet
Une fois que vous avez lancé votre projet, les rapports de suivi vous aident à maintenir le projet aligné sur le plan. Ils fournissent toutes les informations vitales sur le projet et ses performances.
En tant que chef de projet, vous ne voulez pas franchir une étape importante du projet pour découvrir que vous étiez en train de commettre une erreur. Cela pourrait coûter beaucoup de temps, d’argent et de ressources à votre organisation. Il est donc nécessaire de disposer de rapports détaillés sur l’état de progression des projets, montrant ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.
Étant donné que les rapports de suivi de projet contiennent un mélange de mesures et de graphiques, ils donnent aux parties prenantes une vue complète du projet.
Si le projet n’est pas sur la bonne voie, vous pourrez :
- Prendre des décisions commerciales précieuses
- Résoudre de manière proactive les problèmes en attente
- Optimiser votre projet pour atteindre vos objectifs
Rationalisez la communication entre les principales parties prenantes
La communication est vitale dans la gestion de projet, depuis la phase de définition des objectifs jusqu’à la phase d’achèvement. Elle stimule le travail d’équipe et prépare la réussite de votre projet.
En revanche, une mauvaise communication pourrait mettre vos ressources en danger et compromettre les résultats de votre projet.
Selon le Project Management Institute (PMI), deux projets sur cinq ne parviennent pas à atteindre leurs objectifs. Et 50% de ces projets qui échouent sont dus à une communication inefficace.
La rédaction de rapports de suivi de projet pourrait combler les lacunes de communication entre les principales parties prenantes. De plus, elle connecte chaque membre de l’équipe de projet aux stratégies, objectifs et actions. Grâce aux rapports de projet, les parties prenantes peuvent ajuster ou s’en tenir au plan du projet en conséquence.
Automatisez les processus de reporting
En tant que chef d’équipe de projet, vous avez probablement beaucoup de travail à accomplir. Vous avez à coordonner les activités du projet, à gérer le personnel et les autres ressources, et à tenir des réunions d’équipe.
Mais ce n’est pas tout. Vous devez également fournir régulièrement à votre équipe des rapports de progression sur divers aspects des projets.
La création de rapports de suivi de projet vous évite bien des tracas. Vous n’avez pas besoin de passer des heures à expliquer des données provenant de différentes sources, ou à avoir du mal à montrer comment les différentes activités s’alignent sur les objectifs globaux du projet.
Les outils de reporting de projet tels que Visme rassemblent les informations dont vous avez besoin en un seul endroit. Cela signifie que vous pouvez facilement automatiser le processus de reporting du projet, économisant ainsi du temps et des efforts.
Décrivez les actions clés et les prochaines étapes
Les rapports de suivi de projet garantissent que les parties prenantes gardent une trace de tout ce qu’elles doivent faire. Ils mettent également en évidence les responsables des tâches et fournissent des informations vitales pour la prise de décision.
Les rapports de suivi de projet amplifient également les objectifs du projet, les actions à entreprendre et les prochaines étapes. Ils enregistrent les événements, actions et décisions passés afin que chacun sache à quoi s’attendre.
Les données du rapport de suivi de projet sur les tâches en attente et terminées peuvent éclairer les actions futures.
Par exemple, si les rapports montrent que le nombre limité de membres de l’équipe ralentit le projet, vous pouvez embaucher davantage de personnes pour la phase suivante. Et si votre stratégie de communication bloque le projet ? Dans ce cas, vous pouvez modifier le mode et le style de communication.
Identifiez de manière proactive les difficultés du projet
Faire face aux risques ou aux difficultés peut être un cauchemar pour les chefs de projet. La situation empire lorsqu’ils apparaissent à l’approche de la date limite et que vous disposez de peu de temps pour les résoudre.
Voici le truc. Les difficultés peuvent entraîner des retards de livraison, une perte de revenus et l’échec du projet. Et les identifier est la première étape pour remettre votre projet sur les rails.
Avec les rapports de suivi de projet, vous pouvez :
- Repérer les problèmes dès le début
- Identifier ce qui les cause
- Prendre des mesures proactives pour les supprimer
Cette approche proactive est essentielle à la gestion efficace des projets. Elle vous aide à résoudre les problèmes avant qu’ils n’aient un impact sur les livrables et le calendrier de votre projet.
Par exemple, lorsque les problèmes surviennent, vous devrez peut-être prendre des mesures telles que :
- Améliorer la communication avec l’équipe projet
- Examiner les livrables et le calendrier du projet
- Cartographier, analyser et ajuster les processus de projet
- Évaluer et ajuster le flux du projet
- Augmenter l’efficacité opérationnelle
- Réviser le budget et consacrer davantage de ressources au projet
Restez au courant des activités, des livrables et des délais de votre projet grâce à des rapports organisés.
Utiliser des modèles de rapports de suivi de projet peut vous aider à créer des rapports efficaces qui présentent les informations essentielles de manière claire et concise. En suivant ces conseils, vous pourrez rédiger des rapports de suivi de projet qui maintiennent votre projet sur la bonne voie et communiquent efficacement avec les parties prenantes.
