Faire des rapports fait partie intégrante de la vie d’un chef de projet. Peu importe votre domaine d’activité, vous avez certainement déjà rédigé un rapport d’activité, que ce soit manuellement ou à l’aide d’un outil de reporting. Cependant, il est essentiel de savoir qu’il existe différents types de rapports, ainsi que des méthodes pour les personnaliser en fonction de votre public cible.
Qu’est-ce qu’un rapport?
Un rapport est un document permettant de communiquer des données sur l’état d’avancement ou les performances d’un projet. Qu’il s’agisse d’aspects économiques, techniques, financiers, de gestion ou de production, un rapport est destiné à fournir une vue d’ensemble en temps réel du projet. Selon la taille et la complexité de vos projets, il peut être nécessaire de réaliser des rapports hebdomadaires ou mensuels, envoyés à toutes les parties prenantes du projet.
La plupart des rapports se présentent sous la forme d’une page unique, condensant toutes les informations importantes. Des annexes ou des liens supplémentaires peuvent être ajoutés pour les personnes souhaitant approfondir certaines données.
À qui s’adresse un rapport?
Les rapports sont généralement destinés aux publics suivants:
- Les parties prenantes
- Les membres du comité de pilotage (COPIL)
- L’équipe projet
- Le comité de projet
- Les autres utilisateurs impactés par le projet
Il est important de noter que chaque public a des besoins différents en termes de données. Par conséquent, il est essentiel d’adapter la forme et le contenu du rapport en fonction de l’audience visée. Par exemple, pour un COPIL, il est préférable de privilégier un rapport court et clair, présenté en début de réunion. Un tableau de bord est souvent utilisé dans ce cas, car il offre une vue concise des informations. En revanche, pour le comité de projet, un rapport plus détaillé et technique est préférable, afin de faciliter les échanges et la prise de décision.
Que doit contenir un rapport?
Un rapport de gestion de projet doit inclure les éléments suivants:
1. Informations générales du projet
- Nom du projet
- Nom et informations sur le client
- Numéro de projet
- Nom du chef de projet
- Date de début du projet
- Date de fin prévue
- Date de publication du rapport
2. Indicateurs clés de performance (KPI)
Il est important de sélectionner avec soin les indicateurs de performance à inclure dans le rapport. Ne vous encombrez pas de trop d’informations, mais intégrez uniquement les KPI pertinents pour votre projet. Voici quelques exemples de KPI importants à inclure:
- Progression du calendrier par rapport au plan
- Ressources prévues par rapport aux ressources réelles
- Aperçu des risques
- Coût actuel par rapport au budget
- Portée actuelle par rapport au plan
- Résultats actuels en matière de qualité
3. Informations supplémentaires
Selon le type de rapport et l’activité de l’entreprise, d’autres données peuvent être incluses, telles que:
- Gestion des modifications du projet
- Mesures prises depuis le dernier rapport
- Décisions requises
- Étapes à venir
- Listes de tâches
Les différents types de rapports de projet
Lorsque l’on parle de rapports, on pense souvent au rapport financier. Cependant, il existe d’autres types de rapports utilisés en gestion de projet. Voici une liste des rapports les plus importants pour suivre l’avancement d’un projet:
Rapport d’avancement de projet
Ce rapport permet de tenir les parties prenantes informées de l’état d’avancement du projet, ainsi que des problèmes émergents liés aux coûts, à la portée, aux calendriers ou aux risques. Il inclut généralement les travaux réalisés, un résumé des coûts et du calendrier, un plan pour la suite, ainsi que les problèmes et les risques potentiels.
Tableau de bord du projet
Le tableau de bord permet de suivre l’évolution du projet en temps réel et d’identifier les actions à entreprendre pour améliorer les performances. Il offre une vue claire de la progression et de la rentabilité du projet, ainsi que de son alignement sur le calendrier prévu.
Rapports de gestion du temps
Ces rapports permettent de répertorier le temps réellement consacré par votre équipe à chaque tâche du projet. En suivant le temps de cette manière, vous pouvez évaluer l’utilisation du budget pour chaque tâche, comparer le temps utilisé aux estimations du calendrier et apporter les ajustements nécessaires.
Rapports sur la disponibilité des ressources et des compétences
Ces rapports sont essentiels pour les chefs de projet, car ils permettent d’attribuer les tâches aux membres de l’équipe au bon moment. Ils indiquent quel membre de l’équipe est occupé à quel moment. Ces rapports sont utiles pour planifier de nouveaux projets ou rechercher des personnes disponibles pour de nouvelles missions. Ils permettent également d’identifier les membres de l’équipe surchargés qui pourraient avoir besoin d’aide.
Rapports d’évaluation des risques
Ces rapports organisent et hiérarchisent les risques prévus et actuels d’un projet. Ils aident les équipes à se préparer à surmonter les difficultés potentielles en les identifiant et en définissant les moyens de les éviter. Noter l’importance de chaque risque permet également de hiérarchiser les actions à entreprendre afin de respecter le calendrier du projet.
Comment rédiger un bon rapport?
Rédiger un rapport efficace demande du temps, et il serait dommage qu’il ne soit pas lu en raison d’un manque de clarté. Voici quelques conseils pour rédiger un rapport attractif:
1. Soyez concis
Concentrez-vous sur les informations essentielles dans votre rapport. Utilisez des listes à puces pour rendre le rapport plus accessible.
2. Utilisez des éléments visuels
Les graphiques et les tableaux sont un excellent moyen de présenter des informations de manière accessible. Utilisez-les pour illustrer les progrès de votre équipe et les autres informations clés.
3. Incluez les informations clés
Veillez à inclure toutes les informations nécessaires à vos parties prenantes, telles que les dépenses actuelles, le budget prévu, l’état d’avancement du projet, les échéances et les calendriers, et toute autre information demandée.
4. Utilisez un ton accessible
Adaptez votre langage en fonction du niveau de connaissance de vos parties prenantes. Utilisez un langage accessible et décomposez les informations en segments compréhensibles.
5. Soyez transparent
Si votre projet prend du retard ou dépasse le budget, soyez transparent dans votre rapport. Cela permet aux parties prenantes d’identifier rapidement des solutions et de remettre le projet sur les rails.
6. Proposez des actions à entreprendre
Si votre équipe a besoin d’une action spécifique de la part des parties prenantes, veillez à inclure des actions à entreprendre dans votre rapport.
Les avantages d’un rapport
Les rapports d’activité sont des outils de communication essentiels pour tenir les parties prenantes informées de l’état d’avancement du projet. Ils aident également les chefs de projet à allouer efficacement les ressources pour atteindre leurs objectifs. Les rapports de projet permettent de prévoir et d’éviter les risques, de contrôler les coûts, de suivre les performances de l’équipe et de mieux gérer le projet dans son ensemble.
Les outils de reporting
Microsoft Excel est souvent utilisé pour la création de rapports, mais cela peut être complexe et chronophage. Les outils de reporting vous permettent d’extraire et de présenter dynamiquement des données sous forme de graphiques, de tableaux et d’autres types de visualisations, offrant ainsi une meilleure lisibilité. Asana est l’un de ces outils, offrant la possibilité de créer des rapports personnalisés pour différents besoins de gestion de projet.
En conclusion, rédiger un bon rapport nécessite une attention particulière aux besoins de votre public cible et une présentation claire et concise des informations. Utilisez des éléments visuels pour faciliter la compréhension et n’oubliez pas d’être transparent sur l’état d’avancement du projet. Des outils de reporting peuvent également vous aider à gagner du temps et à rendre vos rapports plus efficaces.
