Faire des rapports est une tâche courante pour un Chef de projet. Peu importe votre domaine d’activité, vous avez probablement déjà rédigé un rapport d’activité, que ce soit manuellement ou en utilisant un outil de reporting. Toutefois, vous ne savez peut-être pas qu’il existe plusieurs types de rapports, ni comment personnaliser ces rapports en fonction de leur public cible.
Dans cet article, nous allons vous expliquer comment rédiger un rapport efficace. Nous vous proposerons également quelques exemples de rapports que vous pourrez personnaliser selon vos besoins.
Qu’est-ce qu’un rapport ?
Un rapport est un document qui permet de communiquer des données sur un projet ou sur des aspects spécifiques de son avancement ou de ses performances. Quel que soit le type de rapport, il contient des données sur le projet, qu’elles soient liées aux aspects économiques, techniques, financiers, de gestion ou de production. L’un des avantages des rapports est de fournir une vue d’ensemble des projets en temps réel.
Selon la taille et la complexité de vos projets, un rapport peut être préparé chaque semaine ou chaque mois. Il est ensuite envoyé à toutes les parties prenantes du projet afin de les tenir informées de l’état d’avancement.
La plupart des rapports sont généralement présentés sous la forme d’une page unique où toutes les informations importantes sont condensées. Des annexes et des liens peuvent être ajoutés pour les parties prenantes souhaitant approfondir certaines données.
À qui s’adresse un rapport ?
Les rapports s’adressent généralement aux publics suivants :
- Les parties prenantes
- Les membres du COPIL
- L’équipe projet
- Le comité de projet
- Les autres utilisateurs impactés par le projet
Il est important de noter que le directeur financier n’aura pas besoin des mêmes données que le directeur des ressources humaines ou le responsable marketing.
Par conséquent, le format du rapport doit être adapté en fonction de la cible. Par exemple, pour un COPIL, il est préférable de privilégier un rapport court qui sera présenté en début de réunion. Le format tableau de bord est souvent choisi car il est clair et concis. Trop de données peuvent être contre-productives lors de ce type de réunion.
En revanche, pour le comité de projet, un rapport plus détaillé et technique est préférable. Il est nécessaire de disposer de toutes les informations nécessaires pour alimenter les échanges et faciliter la prise de décision.
Que trouve-t-on dans un rapport ?
En gestion de projet, un rapport doit contenir les éléments clés suivants :
1. Informations générales du projet
- Nom du projet
- Nom et informations sur le client
- Numéro de projet
- Nom du Chef de projet
- Date de début du projet
- Date de fin prévue
- Date de publication du rapport
2. Indicateurs clés de performance (KPI)
Il est important de sélectionner les indicateurs de performance pertinents pour votre rapport. Voici quelques exemples de KPI pertinents :
- Progression du calendrier par rapport au plan : Le projet est-il en avance ou en retard sur le calendrier ?
- Ressources prévues par rapport aux ressources réelles : Y a-t-il des ressources manquantes ou suraffectées ?
- Aperçu des risques : Y a-t-il des risques élevés qui doivent être gérés ?
- Coût actuel par rapport au budget : Le projet est-il inférieur ou supérieur au budget ?
- Portée actuelle par rapport au plan : La portée du projet a-t-elle changé depuis le début du projet ? Si oui, comment ?
- Résultats actuels en matière de qualité : Des tests de qualité ont-ils été effectués ? Y a-t-il eu des problèmes ?
3. Informations supplémentaires à inclure
Selon le type de rapport et l’activité de l’entreprise, il peut être nécessaire d’inclure d’autres données, telles que :
- Gestion des modifications du projet : Mise à jour des demandes de changement en attente et approuvées pour le projet.
- Mesures prises : Résumé des principales actions et décisions prises depuis le dernier rapport, y compris les jalons atteints.
- Décisions requises : Partage d’une décision cruciale à prendre, en précisant qui doit prendre la décision et quand.
- Étapes à venir : Prochains livrables et jalons prévus.
- Listes de tâches : Liste des tâches à accomplir pour mener à bien le projet, avec des dates de début et de fin.
Les différents types de rapports de projet
Lorsque l’on parle de rapports, on pense souvent aux rapports financiers. Bien que ceux-ci soient essentiels pour suivre le chiffre d’affaires et les performances de l’entreprise, les rapports ne sont pas réservés qu’aux directeurs financiers.
D’autres types de rapports peuvent être utilisés, notamment en gestion de projet. Voici les rapports de projet les plus importants pour suivre et rendre compte de l’état d’avancement :
Rapport d’avancement de projet
Le rapport d’avancement de projet permet de tenir les parties prenantes informées de l’état d’avancement du projet et de tout problème émergent concernant les coûts, la portée, les calendriers ou les risques. Ce rapport permet de comparer facilement l’état d’avancement du projet par rapport à la base de référence ou au plan initial. Il comprend généralement les travaux réalisés, un résumé des coûts et du calendrier du projet, un plan pour la suite, ainsi que les problèmes et les risques éventuels.
Tableau de bord du projet
Le tableau de bord permet de savoir comment se déroule le projet en temps réel et ce que l’équipe peut faire pour améliorer les performances. Il permet aux parties prenantes de visualiser des informations telles que la progression et la rentabilité du projet. Il permet également de repérer rapidement si le projet dévie de sa trajectoire et ce qu’il est possible de faire pour y remédier. Le tableau de bord présente le portefeuille global, la santé du projet (indiquée par un code couleur), la rentabilité du projet en comparant le budget et les coûts, ainsi que l’avancement du projet selon le calendrier.
Rapports de gestion du temps
Les rapports de gestion du temps répertorient le temps réel consacré par votre équipe à chaque tâche requise par le projet. En suivant le temps de cette manière, vous pouvez évaluer la part de votre budget utilisée par chaque tâche, comparer le temps utilisé aux estimations du calendrier et ajuster l’un ou l’autre si nécessaire.
Rapports sur la disponibilité des ressources et des compétences
Les rapports sur la disponibilité des ressources sont essentiels pour le Chef de projet. Ils permettent d’attribuer et de déléguer des tâches aux membres de l’équipe en fonction de leur disponibilité. Ce rapport indique qui est occupé et quand. Si vous avez besoin d’établir un planning pour un nouveau projet ou si vous recherchez une personne disponible pour une mission, consultez ce rapport. Il permet également de repérer les membres de l’équipe surchargés qui pourraient avoir besoin d’aide.
Rapports d’évaluation des risques
Les rapports d’évaluation des risques organisent et hiérarchisent les risques prévus et réels d’un projet. Ils aident les équipes à se préparer à surmonter les difficultés potentielles en les identifiant et parfois en détaillant les moyens de les éviter. La prise en compte de l’importance de chaque risque permet également de déterminer le temps à consacrer à chaque risque afin de respecter les délais du projet.
Comment rédiger un bon rapport ?
Rédiger un rapport prend du temps, il serait donc dommage qu’il ne soit pas lu en raison d’un manque de lisibilité. Voici 6 conseils pour rédiger un rapport attractif :
1. Soyez concis
Lors de la rédaction d’un rapport de projet, concentrez-vous sur les informations essentielles. Vous pouvez rendre le rapport plus accessible en utilisant des listes à puces plutôt que de longs paragraphes.
2. Utilisez des éléments visuels
Les éléments visuels, tels que des graphiques et des tableaux, peuvent être un excellent moyen de présenter des informations de manière accessible. Ils facilitent la compréhension des progrès de votre équipe et d’autres informations clés.
3. Incluez les informations clés
Lorsque vous rédigez un rapport de gestion de projet, assurez-vous d’inclure toutes les informations dont vos parties prenantes pourraient avoir besoin. Cela peut inclure les dépenses actuelles, le budget prévu, l’état d’avancement du projet, les délais, une répartition des tâches et toute autre information demandée par les parties prenantes.
4. Utilisez un langage accessible
Certaines parties prenantes peuvent ne pas être familières avec le jargon technique employé par vous et votre équipe. Essayez donc d’utiliser un langage accessible et quotidien, et décomposez les informations en petits segments.
5. Soyez transparent
Si votre projet est en retard ou dépasse le budget, il est important d’être transparent dans votre rapport. Cela permet aux parties prenantes d’identifier rapidement des solutions et de remettre le projet dans les temps.
6. Proposez des actions à entreprendre
Il peut arriver que votre équipe ait besoin d’une action de la part d’une ou plusieurs parties prenantes pour réussir. Dans ce cas, veillez à inclure des axes de développement ou des actions à mettre en œuvre.
Les avantages d’un rapport
Les rapports d’activité sont des outils de communication importants pour tenir les parties prenantes informées de l’état d’avancement du projet. Mais ils sont également utiles aux Chefs de projet, car ils les aident à allouer efficacement les ressources pour atteindre leurs objectifs.
Les rapports de projet permettent non seulement aux Chefs de projet et aux parties prenantes de suivre l’évolution du projet, mais ils permettent également d’anticiper les risques et, par conséquent, de développer une stratégie pour les éviter. Ils permettent de maîtriser les coûts, de respecter le budget, de suivre les performances de l’équipe et d’accroître la visibilité du projet pour une meilleure gestion.
Les outils de reporting
En gestion de projet, le reporting est un document essentiel mais très chronophage à mettre en place.
Microsoft Excel est l’un des outils les plus couramment utilisés pour la collecte de données dans les rapports. Cependant, ceux qui ont déjà créé des rapports sur Excel savent à quel point cela peut être complexe et long. La création manuelle de rapports est propice aux erreurs et il est difficile de détecter les problèmes en cas de données erronées.
Les outils de reporting permettent d’extraire et de présenter dynamiquement des données sous forme de graphiques, de tableaux et d’autres types de visualisations, offrant ainsi une meilleure lisibilité.
Grâce aux outils de reporting tels que Asana, vous pouvez créer des rapports personnalisés selon vos besoins : rapports commerciaux, de suivi de projet, de gestion des ressources humaines, etc. N’attendez plus pour intégrer cet outil à votre boîte à outils de Chef de projet !
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