Si vous êtes entrepreneur, il est essentiel de savoir comment établir des factures pour vos clients. Ce document comptable vous permet de demander le paiement d’une prestation de service une fois celle-ci réalisée.
Les différents types de facture
Si vous souhaitez demander le paiement d’une prestation à un client, vous devez rédiger une facture classique. Cependant, il existe d’autres types de factures, tels que la facture proforma ou la facture d’avoir. Voici les différents types de factures que vous devez connaître dans le cadre de votre activité professionnelle.
1. La Facture classique
Une facture est un document comptable, juridique et commercial qui détaille la nature, le prix et la quantité des achats et ventes de marchandises ou de prestations de services.
Vous devez obligatoirement créer et émettre des factures lorsque vous réalisez des ventes de marchandises ou des prestations de services. Si vous ne transmettez pas de facture à votre client après la réalisation d’une prestation de services, celui-ci est en droit de vous en réclamer une.
Pour être conforme, une facture doit respecter les mentions obligatoires et indiquer le détail des ventes réalisées avec le prix, la quantité et les conditions.
2. La facture proforma
La facture proforma présente les caractéristiques d’une facture classique, mais il s’agit d’un devis provisoire. La facture proforma n’a pas la valeur d’un document comptable légal, elle existe seulement “pour la forme”.
Vous pouvez créer une facture proforma à titre informatif pour vos clients afin d’évaluer le montant du paiement qu’ils devront effectuer s’ils finalisent l’achat. La facture proforma évite tout malentendu entre le vendeur et l’acheteur sur la description des produits ou prestations, les termes de paiement ou les modalités de livraison.
3. La facture d’avoir
Dans le cas où votre client a effectué le règlement d’une facture qui nécessite finalement des modifications, vous pouvez faire une facture d’avoir. La facture classique est un document comptable et juridique qui ne peut pas être modifié ou supprimé lorsque le règlement est effectué. La facture d’avoir a été créée pour corriger ou annuler une facture classique. Une facture d’avoir doit indiquer les mentions obligatoires d’une facture classique et mentionner la facture qu’elle annule ou modifie. Vous devez remplacer la mention “à payer” par la mention “net à créditer”.
4. La facture d’acompte
Selon le type de prestations que vous proposez en tant qu’entrepreneur, vos clients peuvent verser un acompte avant la finalisation de la vente ou de la prestation.
Dans ce cas, il est obligatoire de réaliser une facture d’acompte pour attester du premier versement effectué par le client. La facture d’acompte doit mentionner la date du versement, le montant réglé et le numéro de la facture. Contrairement à la facture classique, le détail des ventes avec le prix et la quantité n’est pas mentionné sur la facture d’acompte.
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5. La facture de situation
La facture de situation ou d’avancement permet d’étaler le règlement d’une prestation de services dans le temps. La facture de situation se calcule en fonction du pourcentage de travaux réalisés par rapport au projet final.
Ce type de facture est particulièrement utilisé dans le secteur du bâtiment pour permettre au commanditaire d’échelonner les paiements. Contrairement à la facture d’acompte, la facture de situation est émise durant la prestation et non avant.
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Comment créer une facture ?
Maintenant que vous connaissez les différents types de factures qui existent en France, voici comment établir des factures conformes pour vos clients.
- La facture doit être éditée en langue française.
- Elle doit présenter le montant à régler en euros.
- Vous devez établir vos factures en deux exemplaires, un pour votre client et un pour votre comptabilité.
- Le format d’une facture peut être en version papier ou en version dématérialisée avec une signature électronique.
Dans le cas où votre client n’est pas francophone, vous pouvez éditer un autre exemplaire en version traduite en complément de la facture originale sur demande du client.
Vous pouvez utiliser un logiciel en ligne de facturation comme Facture.net pour réaliser des factures professionnelles facilement et gratuitement. Ce logiciel de facturation conforme à la loi Anti-Fraude TVA sera également très utile pour optimiser votre gestion commerciale et faciliter votre comptabilité.
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Quelles sont les mentions obligatoires pour établir une facture ?
La facture représente un élément de preuve d’une transaction commerciale et a donc une valeur juridique importante. La facture sert également de justificatif comptable.
Voici les mentions obligatoires qui doivent figurer sur vos factures :
- La mention “facture”
- Le numéro et la date d’émission de la facture
- La raison sociale de la société ou le nom et l’adresse du vendeur
- Le numéro individuel d’identification à la TVA, le numéro de SIREN et la forme juridique de la société
- L’adresse du siège social de l’entreprise et l’adresse de facturation si celle-ci est différente
- Le nom et les coordonnées du client
- Le détail de chaque prestation ou produit avec la quantité et le prix unitaire
- Le prix de la main d’œuvre en cas de prestation de service
- Le montant total à payer (HT)
- Le taux de TVA applicable et le montant total TTC
- Les conditions de paiement avec le délai et le montant d’un éventuel acompte
- Les pénalités qui seront appliquées en cas de retard de paiement.
Selon certains cas, vous devrez indiquer des mentions obligatoires complémentaires sur vos factures, telles que le capital social de votre entreprise, le numéro RCS et le nom de la ville où se trouve le greffe d’immatriculation si vous tenez un commerce, votre numéro au répertoire des métiers si vous êtes artisan, ainsi que votre assurance de responsabilité civile ou l’assurance décennale si vous en possédez une.
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