Rédiger une facture d’acompte : présentation
Comment et pourquoi établir une facture d’acompte ?
Vous vous demandez certainement quel est l’intérêt d’établir une facture d’acompte.
Eh bien, c’est très simple. Une facture d’acompte vous permet de mieux gérer votre trésorerie sur trois points essentiels :
- Limiter les impayés. La facture d’acompte engage à la fois le client et vous, vous obligeant ainsi à aller jusqu’au bout de la transaction.
- Réduire les vides dans votre trésorerie. En demandant un acompte, vous pouvez couvrir les coûts que vous allez progressivement engager, tels que les coûts de fabrication ou de fonctionnement.
- Rassurer vos clients. En encaissant l’acompte, vous vous engagez à réaliser entièrement la transaction. Cela est particulièrement rassurant pour les projets de longue durée, tels que les chantiers, où le solde sera payé à la livraison du projet.
Le Code de la consommation ne fixe pas de montant minimum ou maximum pour les acomptes. Le montant de l’acompte peut être un pourcentage du montant total de la prestation ou un montant fixe en euros.
Généralement, un acompte représente entre 10% et 50% du montant total de la vente ou de la prestation.
Vous devez mentionner l’acompte directement sur le devis avant de pouvoir en faire la demande et émettre une facture d’acompte.
Pour établir une facture d’acompte, vous devez y inclure plusieurs mentions obligatoires.
Quelles sont les mentions obligatoires à faire figurer sur une facture d’acompte ?
Les factures d’acompte sont soumises aux mêmes règles que les factures classiques. Vous devez y faire figurer les mêmes mentions obligatoires et les traiter de la même manière, en utilisant une numérotation similaire.
Pour en savoir plus, pensez à consulter notre dossier sur “Quelles mentions obligatoires faire apparaître sur vos factures ?”.
Il convient de noter que l’administration est plus souple quant aux informations figurant sur une facture d’acompte. Certaines mentions peuvent ne pas être présentes sur la facture d’acompte, à condition qu’elles soient mentionnées sur le devis initial accepté et actualisées sur la facture finale. La facture d’acompte doit néanmoins faire référence au devis détaillé.
Le cas d’une facture avec un acompte déjà versé et la facture de solde
Prenons l’exemple des acomptes dans le secteur du bâtiment. Pour entamer les travaux, il vous faudra financer les matières premières, les véhicules ou les ouvriers. Dans ce type de situation, l’acompte est essentiel pour mener à bien le projet. Il est fréquent qu’il y ait plusieurs acomptes et factures d’acomptes associés.
En tant que professionnel, une fois les paiements effectués et la livraison réalisée, vous devez émettre une facture de solde qui servira de facture définitive. La facture de solde doit reprendre tous les éléments du devis initial et énumérer tous les acomptes perçus en indiquant les montants, les numéros et les dates des factures d’acomptes.
Quelle TVA appliquer sur les factures d’acomptes ?
À ce stade, quelques précisions sont nécessaires. La nature de l’opération réalisée conditionne la déduction ou la collecte de la TVA.
Prestation de services
Lorsqu’il s’agit d’un acompte reçu pour une prestation de service, la TVA est déductible pour le client au moment du paiement de l’acompte. Parallèlement, le fournisseur la collecte lorsqu’il encaisse les fonds.
Livraison de biens
Pour une vente de biens, depuis le 1er janvier 2023, la TVA est exigible dès l’encaissement de l’acompte, afin de permettre à l’acheteur de la déduire plus rapidement.
Pour éviter les risques d’erreur liés à l’édition de factures avec des outils tels qu’Excel, vous pouvez également opter pour un logiciel de facturation gratuit, comme celui de Dougs, qui vous aidera à respecter les obligations légales.
Comment enregistrer une facture d’acompte dans votre comptabilité ?
Comment comptabiliser un acompte en tant que fournisseur ?
Une fois que vous avez émis une facture d’acompte et que vous avez reçu le paiement de votre client, vous devez enregistrer la somme dans le compte 4191 “Clients – Avances et acomptes reçus sur commande”.
Lorsque vous émettez la facture définitive, celle-ci est comptabilisée dans le compte 411 “Clients”, en contrepartie des comptes de TVA collectée (si nécessaire) et de chiffres d’affaires correspondants. Vous pouvez alors transférer l’acompte reçu dans le même compte client que celui où figure la facture émise.
Lorsque vous recevez le paiement soldant la dette de votre client, vous l’enregistrez dans ce compte client. Le compte client 411 est soldé, tout comme votre créance.
Seule la facture définitive doit être ajoutée au journal des ventes. Cependant, vous devez indiquer sur celle-ci toutes les factures d’acomptes associées et déduire tous les acomptes déjà payés du montant total de la facture définitive.
Si vous souhaitez éviter tout problème avec l’administration fiscale lors d’un contrôle, n’oubliez pas de consulter notre dossier sur le contrôle fiscal.
