L’importance de rédiger une facture
La facture est un document essentiel qui permet de communiquer le prix d’une vente ou d’une prestation à un client. Elle reflète les relations économiques entre un fournisseur et son client et facilite l’enregistrement comptable de la transaction. De plus, la facture est également un instrument fiscal qui sert de preuve pour la déduction et la collecte de la TVA.
Pour rédiger une facture, il est nécessaire de suivre une réglementation stricte établie par le Code de Commerce et le Code général des Impôts. Les règles de base de la facturation sont les suivantes :
- La facture est obligatoire dès qu’un échange économique a lieu entre le fournisseur et le client, principalement dans le cas des transactions entre professionnels. Pour les clients particuliers, il n’y a pas d’obligation sauf exceptions.
- La facture est obligatoire pour les opérations commerciales d’un montant supérieur ou égal à 25 € TTC. Le non-respect de cette règle peut entraîner une amende de 75 000 €.
- La facture est toujours établie en deux exemplaires, et il est conseillé au client de demander sa copie.
- Depuis le 1er janvier 2018, l’établissement de la facture doit se faire à l’aide d’un logiciel certifié et sécurisé.
Les étapes pour rédiger une facture
La conception d’une facture ne suit pas de modèle prédéfini, mais il est essentiel d’inclure les mentions obligatoires. Voici les trois étapes principales pour rédiger une facture :
Étape 1 : Validation de la commande
Avant de rédiger une facture, il est nécessaire de recevoir une commande. Au cours des discussions avec le client, la commande peut être modifiée plusieurs fois. Une fois que toutes les demandes du client ont été prises en compte, vous pouvez générer la facture.
Étape 2 : Rédaction de la facture
Pour rédiger une facture conforme d’un point de vue fiscal et commercial, il est important d’inclure les mentions obligatoires. Il est recommandé d’utiliser un modèle de facture, que vous pouvez créer vous-même ou générer à l’aide d’un logiciel de facturation. De plus, un logiciel de facturation vous permet d’inclure des options de paiement en ligne, ce qui facilite le règlement des factures.
Étape 3 : Vérification de la facture et envoi
Une fois la facture rédigée, il est important de la relire attentivement pour éviter toute erreur, telle qu’une mauvaise date, un montant incorrect ou une adresse e-mail mal saisie. La facture n’est pas seulement un document administratif et commercial, elle représente aussi votre entreprise. Il est donc essentiel de veiller à ce qu’elle soit correcte et professionnelle.
Les différents modes de facturation
Rédiger une facture ne se limite pas à inscrire des montants sur un papier. Le mode de facturation utilisé par une entreprise peut devenir un élément clé de vente. Il est donc important d’étudier les différentes possibilités pour choisir le mode de facturation qui correspond le mieux à votre activité.
Pour les études ou les audits, la facturation au forfait est couramment utilisée, car les objectifs sont quantifiables, ce qui rassure le client. Dans le cas de petits travaux répétitifs sur une année, la facturation par abonnement est souvent privilégiée. Enfin, dans le domaine de la communication et du marketing, la facturation au résultat est très populaire. Dans ce cas, des indicateurs sont définis dès la signature du contrat afin de faciliter l’évaluation à la fin de la mission.
Les méthodes pour établir une facture
Il existe différentes manières d’établir une facture au sein d’une entreprise :
Méthode 1 : Le facturier papier
Chaque entreprise est libre d’utiliser des facturiers papier comportant les mentions légales. Les informations concernant le client et sa commande sont ensuite complétées manuellement. Cette méthode est peu coûteuse, mais elle est fastidieuse et expose à un risque élevé d’erreurs. Pour les entreprises qui traitent un grand volume de factures, cette méthode n’est pas viable ni recommandée.
Méthode 2 : Le tableur Excel
Comme la méthode précédente, l’utilisation d’un tableur est adaptée à la gestion d’un faible nombre de factures. Cependant, cela représente déjà une certaine automatisation qui facilite le stockage des factures. Néanmoins, cette méthode favorise la création de doublons et ne garantit pas l’intégrité du document. De plus, toute modification apportée à une facture déjà envoyée expose l’entreprise à des sanctions fiscales.
Méthode 3 : Le logiciel de facturation
Cette méthode est la plus adaptée pour la gestion d’un grand volume de factures au sein de l’entreprise. Les logiciels de facturation sont intuitifs et sécurisés, ils aident l’entreprise à automatiser les tâches de gestion et facilitent l’intégration des données dans le système comptable.
La durée légale de conservation d’une facture
Selon le Code du Commerce (article L123-22), les factures doivent être conservées pendant au moins 10 ans par les deux parties concernées. Cette obligation s’applique aussi bien aux factures au format papier qu’aux factures électroniques ou numériques.
