En entreprise, rédiger une procédure de travail est essentiel pour décrire la mise en œuvre d’une action ou d’un processus, comme dans une démarche qualité.
Dans cet article, découvrez comment rédiger une procédure de travail efficace et les meilleurs outils à utiliser pour y parvenir.
Tour d’horizon de la procédure de travail
Qu’est-ce qu’une procédure de travail ?
Une procédure de travail a pour objectif de guider une ou plusieurs personnes dans l’exécution d’une action, en décrivant une marche à suivre précise. Elle peut prendre la forme d’un document et explique comment réaliser une activité ou un processus.
Pourquoi rédiger une procédure de travail ?
Rédiger une procédure de travail permet d’organiser une tâche spécifique en définissant des objectifs, des méthodes et des échéances. Cela simplifie l’action à effectuer, évite les erreurs répétées, augmente la productivité, standardise les actions pour des résultats plus réguliers, renforce la collaboration entre les services et facilite l’accompagnement en cas de départ au sein de l’équipe.
Quelles sont les qualités d’une bonne procédure de travail ?
Une bonne procédure de travail doit être précise sans être trop rigide, aller à l’essentiel, être facilement compréhensible, contenir toutes les informations nécessaires à la réalisation du processus et inclure des éléments visuels adéquats.
Exemple de procédure de travail : quel contenu ?
Une procédure de travail doit répondre aux questions clés : qui fait quoi et quand. Elle doit définir les responsabilités, les étapes à suivre, les moyens nécessaires et les délais à respecter. Vous pouvez également inclure des informations sur le comment et le pourquoi de la procédure.
Comment rédiger une procédure de travail ?
La rédaction d’une procédure de travail demande de l’attention, car elle sera lue par plusieurs collaborateurs. Il est important de s’assurer que le contenu est compréhensible et respecte les normes et critères établis. Vous pouvez choisir parmi différents formats tels que le texte, le tableau, l’organigramme ou la vidéo.
N’oubliez pas d’inclure des éléments visuels tels que des captures d’écran, des schémas ou des infographies pour faciliter la compréhension.
Voici 10 conseils clés pour rédiger une procédure de travail efficace :
- Déterminer les objectifs de la procédure de travail.
- Renseignez-vous auprès des services responsables.
- Anticipez les éventuelles contraintes.
- Rassemblez et structurez les informations essentielles.
- Testez différents formats et exemples de procédures.
- Faites participer différents acteurs.
- Demandez un avis externe avant de partager la procédure.
- Évaluez la procédure après la première utilisation et effectuez les ajustements nécessaires.
- Tenez compte de votre équipe et de l’entreprise pour déterminer ce qui fonctionne le mieux.
- Vérifiez que la procédure explique clairement la marche à suivre, contient toutes les informations essentielles et présente une mise en page soignée.
N’hésitez pas à ajouter des annexes pour donner toutes les clés nécessaires à la mise en œuvre de la procédure.
4 logiciels pour réussir sa procédure de travail
Pour rédiger votre procédure de travail, vous pouvez utiliser différents outils. Voici une sélection de quatre logiciels polyvalents et faciles à utiliser :
- GitMind : un outil de carte mentale et de brainstorming pour réfléchir et formaliser votre procédure de travail.
- Snagit : un outil de capture d’écran idéal pour créer des instructions visuelles étape par étape.
- Canva : une plateforme de conception graphique qui permet de créer des procédures de travail originales et claires.
- Prezi Design : un outil de présentation pour créer des organigrammes et des visuels originaux pour vos procédures de travail.
Choisissez l’outil qui convient le mieux à vos besoins et à ceux de votre équipe.
La rédaction d’une procédure de travail demande du soin et de l’attention. Suivez notre guide, utilisez les bons outils et créez des procédures claires et compréhensibles pour assurer le bon déroulement des actions au sein de votre entreprise.
